二、会议主持：把握方向

1.主持人是会议的灵魂人物

会议主持人是一种临时性的职务，又称会议主持人、执行主持人或会议召集人等。该职务的临时性在于这种职务只存在于会议期间或主持会议的时候，会议结束这种职务就自然消失了。

会议主持人是会议的一个核心的角色，起着特殊作用，直接影响到会议的成败。

作为会议主持人，在主持会议的时候，要想更好地完成会议的组织工作，必须明确自己的角色和权力。

会议主持人的职责，就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员，完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。一个重视议事效率的主持人，对于应付会中的临时状况，应有两手绝活。从扮演与会者互动的桥梁，控制讨论方向不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖主持人的经验与智慧。主持人主持时要打开“第三只耳朵”以发挥功能，下面是会议主持人的工作内容：

（1）营造和谐气氛

当严肃与紧张气氛弥漫在会议中时，与会者就很难畅所欲言。要鼓励与会者发言，主持人除了应尽可能减少发言以避免暗示何为其偏好的意见外，更重要的是要营造和谐气氛。当与会者的发言带有批评意味时，主持人要避免露出不悦或接话反击，否则就很难让会议有和谐气氛。

（2）按议程进行

这是为了让与会者对要讨论的事项有心理准备，也方便在讨论每告一段落时，检查有无该议而未议的问题。另一方面，也让与会者对会议议程有清楚的概念，可避免讨论失控。倘若议程表示来不及在会前发给与会者，也应该在会场利用视听设备公开展示。

（3）总结会议内容

会议进行时，主持人有必要在讨论每告一个段落时，将结果做一次总结。负责总结的人当然不一定是主持人，可以由会中自愿担任此工作的人来做。此人要有系统地陈述讨论过的内容及达成的协议。如有疑义立即修正。总结完毕后，主持人再宣布开始下一阶段的讨论。总结的目的也是使会议能按照既定的方向进行，避免忽略任何有建设性的意见。

（4）引导发言者解释其发言中令人困惑的内容

有些发言者可能不善言辞，或喜欢用专有名词，发言内容常常让人一头雾水，不解其意。这种情况下，其发言常常被歪曲。因此，主持人发现有令人困惑的发言，而又没有人提出质疑时，就应立即有礼貌地对该人作出反应：“等等，杨代表，我不大懂您讲的‘决议拟态’是什么意思。可以给我们举一个具体的例子吗？”

（5）协调与会者发言权，尊重少数人的意见

有时少数人的意见在日后才被证明是对的。主持人要使与会者了解到，即使不同意他人的看法，也要尊重他人发言的权利。主持人的工作就是要在当少数人的意见被压制时，尽可能让他们多发言，毕竟少数人所提出的反向思考，有时对提高决议质量有很大帮助。

（6）减少与议题无关的争辩和讨论

无关的争辩指的是，发言者情绪化地让他人承认其想法是错误的，这样就会产生不必要的争端。当这种情况发生时，主持人要立即打断他的发言，说明其争辩的内容与讨论无关，但是若其争论内容没有离题，则可鼓励继续辩论下去，因为这样反而对于判明议题的优劣有正面帮助。

鉴于会议主持人的特殊性，主持人在会议前应积极充分准备，确保会议的成功举行。

2.会议主持者的职责

会议主持者是作为会议主体的代表对会议活动的整个过程担任主要指导责任，进行全面组织和对会议进程实施有效控制的人，又称会议主度或执行主席、会议召集人等。会议主持者的职责，就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员、完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。一般而言，在会议活动中，会议主持人的职责主要有以下各项：

（1）明确会议的性质

不同性质的会议，有不同的主持方法。一般有四类。

①学习领会类

主要是学习党和政府的重要文件、领导人讲话、领袖著作等。主持这类会议，事先要吃透两头：一是学习材料，二是群众思想。这样，主持人讲话才能抓住关键，一石击起千层浪，几句话便引来与会者的千言万语。

②布置工作类

不论是传达上级的部署，还是本部门布置工作，主持人都要在会前反复思考其意义、要求、做法，了解部属在执行中会有哪些困难，把与会者可能产生的疑问或者自己也想不明白的内容，作为问题在会上提出。这样，主持会议时，既能分析、说明，又能提问、议论，使领导的意旨变为群众的自觉行动。

③研讨问题类

这是集思广益的一种会议。主持者要设计好一连串有启发性的问题，引发与会者的思想火花。再以睿智的语言，使之相互撞击，产生新的火花，新观点、新方案自会逐渐形成。

④情况调查类

调查要有所获，就应让与会者知无不言，言无不尽。事先应准备一份周密的调查纲目，做到有纲有目，还有一串吸引人的问题，说起来有味，听起来入耳。

（2）明确会议的目的

会议目的不明确，主持人在会上只能盲目发问，或者放任自流。明确会议目的，要做到以下三点：

①清楚

主持人在会前应把会议目的反复琢磨，做到：心中想得清楚，本子上写得清楚，嘴里说得清楚。

②扼要

不要企求一次会议解决所有问题，要突出重点：学文件，着重领会某一、二条；议工作，重点解决某一、两件；做调查，主要弄清某一、二项……其余留待下次会议再说。

③适宜

预定目的要适合时宜，符合部属要求，切中群众思想的“热点”。会上讨论的和群众心里想的相一致，主持时自会一点就着，何愁启而不发？

（3）确保会议按照议事程序正常进行

会议主持人在会议召开过程中，要全面掌握会议的进程，合理控制会议的节奏，算计好各项议事所需的大体时间。在会议的进行中，要积极引导会议围绕议题展开讨论，提醒离题的发言，巧妙地中止毫无意义的争辩，回答与会者提出的与会议有关的问题，必要时还可适当扩展或缩小原定的议题，对各项制度和规定的执行情况，还要进行督促，必要的话，对干扰、破坏会议进行的言论行为，要进行批评、警告，以维护会议的纪律。

（4）做好针对与会者的工作

会议主持者如同导演，与会者如同演员，演员的行动要听从导演的指挥，为了使演员能与导演协调配合，开一场圆满成功的会议，会议主持者必须处理好与会者的关系。会议主持者的插话、引导做到有礼有节，不把自己的意志强加于人，也不过早地表明自己的观点，以免先声夺人，给与会者造成“定调子”的感觉。会议主持者对要讨论的问题要有所准备，以便能够更好地诱发与会者发表意见，多倾听与会者的看法，充分发挥与会者的聪明才干，从而更为全面、客观地看待问题。其次，要适时地终止辩论。有时辩论已经达成了某种妥协，但主席却没有发现，结果是“夜长梦多”，节外生枝。及时终止辩论的情况有多种方式，如基本一致就及时终止；求同存异而及时终止等。最后，简明扼要地归纳。每一项议题经过讨论后，主持者应当简明扼要地将决议的结果报告给与会者，同时留下记录。

（5）对会议作出总结，宣布会议的结束

在完成会议的各项任务和程序后，主持人就要对会议的全过程作简要的回顾，对会议的执行情况和会议所取得的成果进行全面、客观地总结，对不能确定的或未解决的问题，则要作出解释说明。总结要力求全面、扼要、准确。

3.会议主持人的素质与修养

会议是现代领导者开展工作和互通信息的手段之一。会议能否成功，与会议主持人的素质和修养关系甚大。

（1）切忌一言堂

主持人在主持产生思想观念的会议的时候，他的领导艺术表现在于：切忌一言堂，要发扬民主，提倡百家争鸣，能将其中的精华吸收到自己的总结中来。千万不要在与会者发表了10条意见之后，领导者发表排斥这10条意见的第11条意见，这样下去，久而久之，参加会议的人就少了，会议的气氛也必然窒息。这对领导者来说，是种很大的危险。

（2）注意发挥各人的个性

领导者最容易犯的毛病，就是在会议上强求通过自己的意见，他总是不切实际地希望下属与自己有着同样的个性、看法和想法。这在客观上是根本办不到的。领导者不仅应当承认还必须尊重他人的个性，并善于设法利用他人的个性去争取工作的成功。

（3）加强引导，批评要有建设性

既然会议是一个群体进行讨论，总难免会发生某些冲突，有时甚至进行人身攻击。在这种情况下，会议主持人往往不得不对某个人、或某些人进行批评。但是批评时应当竭力避免同他们发生冲突，如果会议主持者与他们发生直接冲突，会议就陷入僵局。在批评之前，主持人最好先对他们作一番鼓励和夸奖，使他成为你的朋友，然后再良言苦口，善进忠言，并且应当在批评中带有建设性，使被批评者真正明白其道理。

（4）声音要洪亮，举止要适当

会议主持者洪亮的声音，会立即反映出他的朝气、信心和魄力，有一种无形的感染力。他应当注意举止要适当，比如，不必过分地指手画脚，不应咬着烟斗讲话；动作也要注意，如不时地推推眼镜，把眼镜拿下来擦一擦，玩一玩手上的铅笔，搔搔头，抖抖腿，等等。这些事情虽然很小，但却会分散与会者的精力，影响领导者的威信。

（5）会议的时间不可太长

据生理学家的研究，参加开会和讨论时，人的脑力最佳状态只能保持40～45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是1小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语和轻微的骚动。在这种情况下，主持人如果坚持继续开会，多数发言者就只能重复别人的发言，而表现不出创新。生理学家们给这种状态专门取个名称，叫做“反面活动阶段”。在这个阶段，主持人对与会者变得很难驾驭，这一阶段通过的决议，容易带上“激进”的色彩。如果会议开得再长，许多与会者一心想快点散会，将会对通过的决议采取无所谓的态度。因此，最紧凑最有效的会议，一般不应超过1小时。多数与会者需要30～40分钟才能恢复良好的自我感觉，这样才能保持良好的会议效果。

（6）要避免炫耀自己的业绩

会议主持人在会上吹嘘自己的业绩，以此想抬高自己的威望，其结果必然适得其反。一般情况下，与会者对他所欣赏的人的心理状态是，希望从他的谈吐中，得到如何把工作搞好的信息。

4.主持会议的基本原则

（1）主持会议的总体原则

要开好会议，充分发挥会议的功能以达到预期目的，应注意把握以下几项基本原则：

①要有充分的准备

开会是要研究工作、部署任务、交流经验、以利再战的，有着十分明确的目的性。因此，召开会议之前，领导者应做好充分准备，决不能随意动议，仓促召开会议（紧急会议虽然急促，但它也有必要的准备工作），去打无把握之仗。只有做好充分准备，才能开成有成效的会议。毛泽东同志说过：“开会要事先通知，像出安民告示一样，让大家知道要讨论什么问题，解决什么问题，并且早做准备。有些地方开干部会，事前不准备好报告和决议草案，等开会的人到了才临时凑合，好像‘兵马已到，粮草未备’，这是不好的。如果没有准备，就不要急于开会。”

②要解决实际问题

会议是协调人际关系、完成工作任务的一种活动方式。从这个意义上说，会议都有特定的议题，具有针对性。不解决问题的会议是没有召开价值的。有些会议所要解决的问题，必须是方方面面共同努力才能完成的，会议各方提出的要求可以通过商讨作适当的调整，最终形成使各方基本都能接受的最佳方案。因此，召开任何一个会议，都要自始至终遵循会议既定的议题和日程进行。主持者开始就是讲明会议共有哪些议题，与会者要承担哪些任务，使与会者克服“与己无关”、“听会”的思想，围绕议题认真发表意见，协调关系，避免离题万里的讨论和互相推诿扯皮的不良会风。“议这个问题，你就对这个问题发表意见，赞成或反对，讲理由，扼要一点；没有话就把嘴巴一闭。不开空话连篇的会，不发离题万里的议论。”说短话，简明扼要，不重复别人讲过的观点，是解决实际问题的工作态度的体现。与会者围绕议题，达成协议，实现共同的目标，主持者应及时按照多数人的意见做出明确的决定，这就是议而有决，形成决议，保证贯彻实施。

③要提高会议效率

要发挥会议的积极作用，就必须提高会议效率。开任何一次会议都是有代价的，不仅是会议经费的代价，更重要的是人员和时间的代价，必须贯彻精打细算、勤俭节约的精神。我们平常开会只将经费计入成本，很少考虑到人员和时间的因素。从经济学的角度说，一切节约归根到底都是时间的节约。参加会议的人员要占用一定的时间，理应将时间和人员计入成本，切实体现经济原则。国外一些企业早已把人员和时间计入成本。例如：日本一些企业，计算会议成本公式是这样的：会议成本=附加价值×2×开会人数×开会时间。其中附加价值按平均工资的3倍计算，乘2是因为参加会议的人要停止日常工作，其损失应加倍计算。如某工厂有2000名职工，平均月工资60元，开大会两小时。那么，会议成本=3×2×0.25×2000×2=6000（元）。通过算这样一笔账，可以引起领导者对运用会议时间的高度重视，尽量减少不必要的会议，精减会议人员，充分合理地运用会议时间，节约会议投入，提高会议效率，从而促进工作效率的提高。开好会议，提高效率，现在比较公认的是要求做到“会议八戒”：

每会必须有一个明确目的，不开无目标的会议。

每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议。

会前必须作充分的准备，不开无准备的会议。

只召开非开不可的会议，不开可开可不开的会议。

会议参加者必须与会议直接有关，不要让无关的人员参加会议。

开会时，必须围绕会议中心议题发言，不要作离题的议论。

表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经讲过的论点。

会而有议，议而有决，不开议而不决的会议。

《人民日报》曾提出开会要实行“五提倡”：“提倡争论，提倡各抒己见，提倡全体发言，提倡不超过一小时，提倡站着开。”如果所有部门都能做到这五点，那将大大提高工作效率。

④充分发扬民主

主持会议者应当和与会者建立平等的关系，应充分发扬民主，提倡百家争鸣，使领导者能够兼听而明，切忌“一言堂”，切忌先表态。使与会人员能各抒己见，畅所欲言，都能施展才能，提出高见。因此，会议主持者应注意会议的开放性，不能随便地肯定或否定什么，不能搞一人说了算。主持者应在集思广益的基础上，将其中的精华部分吸收到自己的总结中来，使与会者大多数人都感觉到自己的正确意见受到了重视。

⑤要有一个好的会风

党有党风，文有文风，会有会风。会风关系着党风，体现出我们能否发扬党的优良传统作风，因此一定要引起高度重视，不能把它看成一件小事。

好的会风除上面所说的几条外，还应做到人员精干、议程紧凑、讲求实效、纪律严明。要限定出席会议的人员，除了应参加会议的法定人员及有关必须到会的专家和部门代表外，与议题无关者，原则上不允许参加。从管理学的角度说，增加一个与工作无关的人，就增添一分出故障的因素。开会也是如此，多一个与会议无关的人，也多一分会议的负担。在召开大会时，不论有关无关，主席台上领导坐满几排，这种“陪绑”、“照顾面子”式的开会，使有些领导者整日陷入“会海”之中不得解脱，实在是一种浪费。制止“会海”应先从这里突破，使领导从与己无关的会议中摆脱出来。

会议报告者要事先做好准备，有时大会报告者一开始就说：“我没有什么准备……”接着信口开河、漫无边际地作报告，使与会者不得要领，实在不足取。重要的会议应把议题告知到会人员，并提供与议题有关的必要资料。正点开会，反对迟到、早退。首先，在主席台上就座者，应提前坐到台上，到点主持者即宣布开会。其次，对姗姗来迟者要给予批评，责其改正，以使其养成雷厉风行的作风。开会不准时，是松懒散的典型表现，责任主要在于会议主持者。至于中途无故早退，那是无组织无纪律的自由主义，理应受到批评。会议要争取开得短些，紧凑集中些，以解决些实际问题为目的。那种说套话、空话、废话，不解决实际问题的大尾巴会议，人们早已经厌恶了，不知白白浪费了多少人的宝贵时间。明明一小时可以开完的会，不拖它三四个小时不肯罢休。叶剑英元帅曾有首《调笑令·会场素描》的词，给予辛辣讽刺：

头重头重，四个小时听众。

腰斜眼倦肠饥，

左手频看时计。

时计，时计，有点猿心马意。

开会要历行节约，廉洁奉公，反对讲排场，摆门面。有的地方和部门开会，利用开会之机，滥发实物、补贴，大吃大喝，游山玩水，这些行为败坏了会风，也败坏了党风，早已引起广大群众不满，必须坚决反对。

（2）主持各种会议的原则

①主持执行性协调会的原则

政策性研究会和执行性协调会，是性质不同的两种会议，有着不同的主持会议的原则。对执行性协调会议，又称之为解决问题的会议，主持会议者应当遵循的原则是：

严格控制会议的进行。因为会议有着必须达到的明确目的，所以，会议主持者就只能允许围绕与目的直接有关的事来讨论，防止会议“走题”。

保持言简意明的会风。要使与会者在发言中言简意明。主持者首先要做出表率，否则，在客观上就不能造成会议的紧迫感，不能使与会者的精神处于紧张状态，会议效果就必然会出现两种情况：一是会议松松垮垮、拖拖拉拉；一是会议的议题不集中，精力分散。

主持者应只考虑可执行的实际解决方案。既然这个会是为了急需解决某一问题而召开的，那么，在众多的发言中，对于那些实际上不能执行，或者暂时不能执行的方案，不管他多么有创见，均应放弃。

②主持政策性研究会的原则

这种会议又被称为产生思想观念的会议。应注意下述原则：

主持者和与会者要建立平等的关系。由于这种会议上没有上、下级之间的命令服从关系，与会者应当不分级别，一律平等。主持者不应限制讨论的问题范围，而应使与会者充分地表达他们的思想。当与会者的发言与客观规律和与现实不符时，主持者应当耐心地引导他们，使他们的观念慢慢地形成。还应当对与会者的发言进行巧妙的综合，用发言者的一个建议去强化另一个建议，使方案逐步趋于成熟、系统化。

在对某个问题进行可行性研究时，论证一定要充分，这就可能导致某些与会者之间产生分歧。这时，会议主持者要善于发现新问题，补充新资料，使新观点脱颖而出，并运用心理学的办法，让他们公开论战、对质、论证，以便当场定夺。例如，国际电话电报公司一名参谋人员在一个会议上打断了一名产品部经理的汇报，他质问为什么这个子公司不购买其他国际电话电报公司的零件，反而向别的企业去购买，尽管这些话十分生硬，但都集中在争论问题的实质上，具有专业技术人员的风度，而不是进行人身攻击。主持者稳坐在他的蓝色转椅上听双方的对话，突然他找到了头绪，就打断了对话，并指派一个人去研究这个问题，然后让汇报继续下去。这种会议正像一名高级管理人员所说的：“就像一场网球比赛，你可以和对手打一场竞争激烈的球赛，但比赛之后，你们的交情仍然存在。”

注意会议的开放性。会议的结果也应是开放的。因为这种会议没有紧迫的问题急需解决，与会者的注意范围自然会比较广泛，这对主持者往往是有益的。主持者切忌简单地肯定一些，否定一些，从而封闭了会议的大门。他应当使大门开放，尽量让大家施展自己的设想力。如果与会者的发言非常有创造性，但一时构想不成熟，则应鼓励他在会后继续完善自己的想像，提出书面建议。

应注意取长补短、团结协作。产生观念的会议，虽然不一定在会议上当场拍板，立即决断问题，但这依然有明确的目的。主持者在会议开始时，应反复强调会议欲达到目的有赖于与会者的意志，使他们有一个共同的愿望和基础，可以避免一些不必要的互相讥讽和恶语伤人、明争暗斗，这样做，也就有了一个共同的衡量准则，对于“会议开得如何？”，“是否成功？”，与会者将会有一个共同的标准来判断。

会议即将结束时，主持会议者还应充分地归纳大家的见解，强调会议的成功乃是大家共同努力的结果。这可以增强与会者的团结气氛，一旦以后决定或采纳其中的某些意见时，也有助于推动执行。

5.主持会议的操作过程

会议的操作过程不尽相同，除有的会议有法定程序外，一般没有固定的程序，应根据会议的类型和内容而采取不同的程序。但会议程序也有其相同的地方，领导者主持会议的操作步骤一般分为：

（1）确定会议内容

这是会议操作的第一步，没有明确的会议内容，会议将无从开始。确定会议内容必须做到如下几点：

①确认问题

领导者根据上级的工作部署和自己的工作目标，确认一个时期的工作重点，确定所要解决的主要矛盾，确定通过什么样的会议贯彻落实。这是领导者的主要职责。因此，领导者必须站得高，看得远，纵观全局，抓住主要矛盾，提出和研究解决问题的办法，这就要求领导者自觉执行党在一定历史时期的路线、方针、政策，一切从本地区、本单位的工作实际出发，实事求是。

②调查研究，收集信息

确认问题之后，就应对这个问题的现状有所认识，更应对这个问题的发展有所预见。这就需要有个调查研究、收集信息的过程。包括征求下属的意见、请教专家学者、走访群众、倾听各方面的呼声等，以达到对问题的全面了解。毛泽东同志说过：“你对于那个问题不能解决么？那么，你就去调查那个问题的现状和它的历史吧！你完完全全调查明白了，你对那个问题就有解决的办法了。”

③拟定会议方案

调查研究之后，就能够得出这个会议值不值得开，应着重解决哪些问题，解决到什么程度的结论。根据确认的问题，确定会议名称、内容、拟定会议方案，提交领导班子讨论、研究、决定。必要时还要报请上级批准。

（2）做好会前准备

这是会议的具体准备阶段。准备工作是大量的、琐碎的，只有全面、周详地做好会前的各项准备工作，才能使会议有条不紊地进行。准备工作不要求一切都由领导者去做，领导者的任务是布置和检查，保证准备工作落到实处。

会议的准备工作大体有四个方面，领导者必须做到心中有数：

①思想方面的准备

要明确为什么而开会？会议的中心议题是什么？会议的指导思想是什么？会议要达到什么目的？上级对涉及议题的指示精神、方针政策是什么？基层和群众中有什么困难、问题、要求和希望？领导者应带着这些问题，一边学习、领会上级精神，一边深入实际调查研究。只有把上情、下情都弄明白、吃透了，才能使会议方向正确，针对性强，真正解决问题。

②材料方面的准备

会议需要学习哪些上级文件、政策？需要印发哪些讲话、经验的文字内容？这些都要提前准备出来，该收集的收集，该定稿的定稿，该印制的印制，务必细致周密，不发生差错。

③物资、生活方面的准备

多少人与会？吃住在何处？至于会场、用车、保健、会余休息等，都需要预先计划，妥为安排。这项准备工作更具体、更细致，因此更要细心周到。

④宣传方面的准备

如果有的会议内容需要及时向社会、向群众传播，应及早安排有关宣传事宜。邀请新闻单位派记者到会采访，并提供材料及其它方便；向上级和有关部门报送会议安排、内容、成果，以便上级掌握情况，并请有关部门支持、配合。

待上述准备工作基本就绪后，可发出会议通知，将会议的内容、要求、范围、会期、报到时间和地点、联系电话等有关事项，提前通知给参加会议的单位或个人。会议通知可用文件或者电报发出，也可用电话通知或派专人亲自通知。

此外，在会议举行之前，还要完成会场布置。包括主席台、会标、标语、话筒、座席名签，以及大小会场等都要进行妥善安排。为了节约经费，一般应尽量利用机关现有，的会议室。召开广播电话会议，要注意事先与各有关部门（电力、邮电、分会场）联系，并在会前搞好试播，防止发生故障。

（3）会议的进行

会议的进行从领导者步入会场、就座、宣布开会，直至会议结束，这是领导者会议操作的关键阶段。“养兵千日，用在一时。”会议前认认真真做了那么多准备工作，就是为了在这半天、一天、数天的会期之内开好会议，以达到预期的目的。

如果会期较短，议题专一，不需要在会上讨论，那么按照既定程序进行即可，一般有开幕、致辞、主题报告、有关报告（发言）、闭幕这几个主要环节。

如果召开大中型会议，议题较多，内容复杂，会期较长，那么领导者应从以下环节进行操作：

①入场

有些领导，特别是新任领导或上级领导，是在干部群众面前的首次亮相，留给人们的印象相当深刻。因此，入场时更应注意准时、正点、庄重、稳健。每逢大型会议，会议主持者应把在主席台就座者提前召集到休息室或指定地点，以便到开会时能整齐有序地步入主席台就座，切忌晚点或东一个西一个不断往上走，开始就给与会者留下一个不紧张的气氛，形成心理上的懈怠情绪。

②宣布开会

主持者宣布开会，要有开场白（开幕词）。首先应介绍一下与会人员的情况，如有哪位上级领导到会，哪些领导成员与会，哪些方面的代表正式参加会议等等。然后，再着重介绍一下会议的宗旨、议题、要求、会序。开场白（开幕词）应开宗明义，不能拖泥带水，既要把开会目的讲明，又要把重点点出，使与会者有思想准备，为领会会议精神打下良好的基础。李瑞环同志1981年3月调任天津主管城市建设的副市长，他上任的“第一把火”就是拆除临建棚，解决群众的“住房难”。经过调查，得知各部门、各系统年内都安排了不少住房改造或新建项目，只不过大都是“自扫门前雪——各顾各”，这样下去，老百姓还得住临建棚。李瑞环决定开个会解决这一问题。宣布开会时，他说：我把各路“诸侯”请来，是以几十万无房群众的名义，向大家借房子。动员大家把准备建房的资金，正在建设的工程，接近尾工的房子统统交回市里，由市里统一安排，统一施工，统筹分配，并言明借房和今后还房的优惠比例。这个开宗明义的开场白，避免了会议中的推诿扯皮，为达成协议、组织实施创造了良好的前提。到1981年12月，天津建成256万平方米的住宅，创历史最高记录，让天津人头痛的5万多间临建棚，被全部拆除。可见，开场白很重要，它可以让与会者看到领导决策的思路、决策的目的、实施的决心和要求，激发起与会者落实任务的责任感。

③讨论、研究议题

这是会议的实质性阶段。因为工作的研究部署、一系列问题的协商解决，都将在这个阶段中完成。因此领导者应严密控制会议的进行，注意会议进行中出现的新情况、新问题、新看法、新经验，始终保持良好的会风和会场气氛。

主持执行性协调会，主要是布置任务、协调矛盾、组织实施。会议的进行，要严格按照议程，围绕议题落实。届时开展讨论，是要领任务、定任务、找措施、想办法，而不能漫无边际东拉西扯，或者找理由、摆困难、推任务、动摇军心。部署工作，就要鼓励与会者像大庆人那样，发扬“有条件上，没有条件创造条件也要上”的精神。例如，李瑞环同志主持引滦入津工程期间，在一次党委会上，讨论提前于1983年10月1日通水的问题，李瑞环向参加引滦工程建设的某部刘师长说：现在关键看你们铁道兵了。刘师长说：我们力争吧！李瑞环说：“不行。力争啊，争取啊，这些都不行！要确保！要立下军令状，开完会我们就登报，公布到世界上去。吹出去了，再搞不好，可就丢人啦”。刘师长确实感到困难重重。但在李瑞环的一再“激将”下，只好说：“我们保证！”李瑞环说：“好！”手往桌子上一按：“全体通过！摆在我们面前两个前途，一个是进医院，一个是进法院，我们还是争取进医院吧。现在我们就来个关上后门，倒排工期，背水一战！……”“背水一战”的结果，终于在10月1日胜利通水。

布置任务、组织实施要落到实处，有具体的衡量指标，不能含混不清。国外有所谓“落实5W+1H”即What（怎么回事）、why（为什么干这件事）、Where（哪个单位执行，在什么地方执行）、Who（谁执行）When（什么时间执行、什么时间完成）、How（如何执行，准备采用哪些有效措施），可供我们参考和借鉴。

主持政策性研究会和学术研讨会，主要是讨论目标规划、方案论证以及学术交流等。主持这样的会议，领导者首先要放下架子，以平等的态度出现，会上发扬民主，提倡百家争鸣，引导与会者围绕问题展开讨论。领导者应尽量发挥与会者的智慧，集思广益，在众多的议论中，择其精华，善于从各种不同意见中，吸取有价值有见地又可行的东西。会议不怕议论纷纷，就怕沉默无声。无论是目标规划，还是方案论证，如果众口一辞，往往不正常。没有选择就没有决策。“如果你感到似乎只有一条路可走，那很可能这条路就是不该走的。”这句话是有道理的。美国通用汽车公司总经理斯隆在一次主持高层经理人员讨论决策时说：“诸位先生，在我看来，对于这项决策，我们大家都有了完全一致的看法了。”与会者频频点头。这时他说：“现在我宣布休会，这个问题延期到我们能听到不同的意见时，再开会决策，这样，我们也许能得到对这项决策的真正了解。”这说明，有些方案如果没有反对意见，那很可能经受不住实践的检验。主持这样的会议，领导者不必事事都急于统一认识，更不必急于做出结论，有的问题形成了共识，可以初步做出结论；有的问题尚存分歧，可以放一放，以后再议。

④会议总结

会议在即将结束之前，应予以总结。就是把会议讨论了什么问题、取得了哪些共同看法、交流了哪些经验，进行概括性的归纳，向与会人员报告。同时，对下一步工作的安排、任务的落实，进行重点部署。会议总结应本着实事求是的态度，一分为二，既充分肯定成绩，又指出不足之处，尤其对今后的努力方向和奋斗目标予以强调，更为必要。

⑤闭幕

有的会议在总结报告之后，另由主持人简短致辞，宣布散会。如有一些其它事宜，需要向会议参加者说明，亦可在散会时指出。

会议闭幕，标志会议进程的结束。但对于领导者来说，并不意味着万事大吉，自己就可以高枕无忧了。还有一些事情需要过问，甚至亲自动手去做，如：对会务的小结、财务结算、会议代表提出的问题怎样处理、向上级写出报告、下步如何检查落实，等等。只有把这些善后事宜妥善处理完毕，才真正算得上这次会议操作胜利完成。

6.会议主持者应扮演的角色

在努力提高经济效益的今天，每个组织都要仔细地盘算本组织的工作成本。同样道理，开会也是要计算成本的。有的组织每开一次会，就计算一次成本。所谓会议成本是一次会议所需费用的总和。计算会议成本有利于控制会议数量，提高会议效率，节省时间与资金。目前国外流行一种计算会议成本的公式为：会议成本=2A×B×T。其中A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍：B为与会人数；T为会议时间（以小时计）。A为与会者平均工资的3倍是由于劳动生产率高于工资；乘以2是由于开会要使日常性工作中断，而造成损失。

假设每小时平均工资为0.5元，开会人数为30人，那么每小时会议成本为90元，一天会议的成本为720元。这是会议的直接成本。如果会议无效，会而不议，议而不决，互相扯皮，互相拆台，其间接损失更高。因为大型会议往往会导致工厂停工减料，其损失是很大的。

日本有个太阳工业公司，这个公司每次开经营会议时，总是把一个醒目的会议成本分析账贴在黑板上，还有会议程序表，每一程序也都有明确规定的内容与时间。

在深圳，更注重时间就是金钱、效益就是生命。“深圳速度”促使深圳人开会必须计算会议成本。深圳市共青团第一次代表大会只用三个小时，就圆满胜利闭幕。为了缩短会议时间，团市委在会前做了大量工作。他们把工作报告拿下去广泛征求意见，反复修改，向基层的293名代表分送了大会提案表，征询建议表等。发给大会代表的文字材料在会上不宣读，连开幕词、闭幕词也都省掉不读。会议的议程安排是：市委领导讲话，选举第一届团委会，利用验票的时间作工作报告，宣布选举结果，通过工作报告和决议。由于会议开得十分紧凑，而且内容实际，代表们始终精神饱满。

应该注意到，一个会议开得成功与否，除去客观条件外，还有一个十分重要的因素，这就是受与会者的心理和生理状态的影响，或简称为主观的精神状态的制约。

一个比较好的会议，与会者往往表现出精神集中，富于旺盛的创造力，严肃而不沉闷，活泼而不紊乱，争论激烈而不伤感情，紧扣主题而又畅所欲言。

为了要做到这点，就要有意识地采取以下措施：

会议的主题明确，内容新颖，使与会者感到新鲜，与自己有关。

会场的布置要根据会议内容进行，不要张冠李戴，也不要一种形式。

坚持做到参加会议的人员要与会议有关。

会议的气氛要有高潮，有色彩感，有人情味。

主持会议者的仪表、语气、表达方式和作风都应吸引听众。有的领导者的报告，虽然时间长，但会场始终热烈、活跃、愉快、集中，其原因就在于主持者分析了与会者的生理与心理特征。

为了使与会者集中注意力，这就要求减少会议次数，减少讨论题目，选择有效开会时间。这样做能迫使与会者在有限的时间内集中注意力去有效地解决问题，同时，又能促使与会者为了及时结束会议而发挥更大的主观能动性。

会议讨论的逻辑过程一般可以分为四个阶段：第一为导入阶段：第二为讨论阶段；第三为总结阶段；第四为结论阶段。

导人阶段是会议讨论的关键，它要求会议的主持人做到以下三点：

言简意赅，使与会者明确讨论的问题。

要有吸引力，把大家的注意力集中到所要讨论的问题上来。

对所提出的议题不要带有个人的倾向性意见，尤其是那些必须征求大家意见和发扬民主的会议，最好事先不要发表结论性的意见。

在讨论阶段，对于需要集思广益，发挥每个参加者的智慧与才能方能确定的议题，应广开言路，耐心让人发表意见，包括相反的、重复的意见。

作为会议的主持人，讲话不要占用很多时间，否则将挫伤和影响大家的积极性。

必须养成准时开会、少开会和开短会的习惯。因为会议的效率会直接或间接地影响工作目标的实现。有一位厂长对会议作了这样的规定：开会不得超过2小时；迟到5分钟罚款1元，本人有事可以请假，并请人代理出席，但迟到罚款要罚本人的钱；开会发言不得超过15分钟，发言只谈问题和意见，不讲成绩；开会不得抽烟；星期天一律不开会。半个月开一次党政会议，每星期开一次厂务会议。有人统计，在公司里半数要定期开的会议都完全可以取消，绝不会造成任何损失。安排一项会议有时是一种无意识的反映，只是为了解决一些稍为复杂而在电话里无法解决的问题，这要占用很多时间。

在上述情况下，可以进行“走廊会议”，也就是说，找3～4个人来，做一次短时间的聚会，彼此交换意见，迅速得出结论，这样做反而更好，更为有效。

7.主持会议要领与注意事项

（1）主持要领

主持会议的要领不外乎两条：一是处理好议题；二是应付好与会者。

会议的议题是会议的核心，会议主持者必须在开会之始就把议题说明白：哪一项议题必须在会上由与会者做出决定；哪一项只需要与会者表明意见即可；哪一项需要当事人在会上做报告，然后让与会者回去进一步思考；哪一项有待于客观环境的配合才能解决；哪一项与会者必须赞同；哪一项需要建立一个专门小组去作进一步研究对策等等。

另一条要领是应付好与会者。会议主持者一定要让与会者充分了解如下问题：议题的内容和为什么要请他来参加讨论，讨论的理由，事情的现状，现有的解决方法以及对此方案的正反两方面的意见。

（2）会议主持者应注意的事项

为了使会议开得成功、有效，会议主持者还应注意以下一些问题：

①注意会议议题的先后次序

由于与会者在会议的前半部时间里一般富有活力和创造性，因此，需要与会者开动脑筋、集中献智的议题，应放在会议的前半部分，以便使达成的决议质量高。

②对分歧议题的处理方法

会议的议题，有的可能完全一致，有的可能发生分歧。开会时，可以先分歧，后一致，也可以先一致，后分歧，这要视具体情况而定，但会议主持者一定要有思想准备。先讨论分歧的问题，精力集中，可能有助于问题的解决，但如果分歧越来越大，无法收拾，又影响到一致的问题没有机会讨论了。后讨论有分歧的问题，对散会的气氛要有些影响。不管哪一种，主持者最好开始就限定每个议题的讨论时间。

③避免琐事占据了会议的时间

会议上常有一些人对细小的事，一定要纠缠个水落石出；对影响重大深远的事却没有给予关心和注意。会议主持者头脑一定要十分清醒，抓住全局性的和影响长远的议题，切不要让琐事干扰。

会议主持者的素质与修养

会议是现代领导者开展工作和互通信息的手段之一。会议能否成功，与会议主持者的素质和修养关系甚大。

（1）切忌一言堂

领导者在主持产生思想观念的会议的时候，他的领导艺术表现在于：切忌一言堂，要发扬民主，提倡百家争鸣，能将其中的精华吸收到自己的总结中来。千万不要在与会者发表了10条意见之后，企业领导发表排斥这10条意见的第11条意见，这样下去，久而久之，参加会议的人就少了，会议的气氛也必然窒息。这对领导者来说，是种很大的危险。

（2）注意发挥各人的个性

企业领导最容易犯的毛病，就是在会议上强求通过自己的意见，他总是不切实际地希望下属与自己有着同样的个性、看法和想法。这在客观上是根本办不到的。企业领导不仅应当承认还必须尊重他人的个性，并善于设法利用他人的个性去争取工作的成功。

（3）加强引导，批评要有建设性

既然会议是一个群体进行讨论，总难免会发生某些冲突，有时甚至进行人身攻击。在这种情况下，会议主持人往往不得不对某个人、或某些人进行批评。但是批评时应当竭力避免同他们发生冲突，如果会议主持者与他们发生直接冲突，会议就陷入僵局。在批评之前，主持者最好先对他们作一番鼓励和夸奖，使他成为你的朋友，然后再良言苦口，善进忠言，并且应当在批评中带有建设性，使被批评者真正明白其道理。

（4）声音要洪亮，举止要适当

会议主持者洪亮的声音，会立即反映出他的朝气、信心和魄力，有一种无形的感染力。还应当注意举止要适当，比如，不必过分地指手画脚，不应咬着烟斗讲话；动作也要注意，如不时地推推眼镜，把眼镜拿下来擦一擦，玩一玩手上的铅笔，搔搔头，抖抖腿，等等。这些事情虽然很小，但却会分散与会者的精力，影响领导者的威信。

（5）会议的时间不可太长

据生理学家的研究，参加开会和讨论时，人的脑力最佳状态只能保持40～45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是1小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语和轻微的骚动。在这种情况下，主持者如果坚持继续开会，多数发言者就只能重复别人的发言，而显现不出创见。生理学家们给这种状态专门取个名称，叫做“反面活动阶段”。在这个阶段，主持者对与会者变得很难驾驭，这一阶段通过的决议，容易带上“激进”的色彩。如果会议开得再长，许多与会者一心想快点散会，将会对通过的决议采取无所谓的态度。因此，最紧凑最有效的会议，一般不应超过1小时。多数与会者需要30～40分钟才能恢复良好的自我感觉，这样才能保持良好的会议效果。

（6）要避免炫耀自己的业绩

会议主持者在会上吹嘘自己的业绩，以此想抬高自己的威望，其结果必然适得其反。一般情况下，与会者对他所欣赏的人的心理状态是，希望从他的谈吐中，得到如何把工作搞好的信息。

8.主持会议的语言特点

主持会议的语言表达活动，其特点主要表现在以下几个方面：

（1）突出中心、紧扣议题

无论开什么样的会议，都必须事先拟定好一项或几项议题，这是会议的核心和灵魂。从这种意义上说，会议主持者的首要责任，就是组织引导与会者，围绕议题、完成议题。主持者讲话的内容和思路都必须突出强调中心议题，为中心议题服务。

（2）准确、鲜明

会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境中，除传达文件外，通常不宜用书面文稿照本宣科。因此，如果说得没有分寸、不合身份，或政策精神把握不准，就会使人产生歧义和误解，影响会议效果。所以，语言必须要准确、鲜明。具体一点说，就是遣词用句要字斟句酌，确切地表情达意，如实地、恰如其分地反映客观事物的实际面貌。“鲜明”是在“准确”的前提下而言的，只有准确才能谈得上鲜明，而鲜明则能够把要说的意思更突出、更清晰地表达出来，增强其准确性，使与会人员更好地把握会议精神。

（3）精炼、概括

精炼就是简洁、洗炼，要言不烦，言简意赅；概括是在接触外界事物后，把综合感觉到的材料加以归纳整理、改造，找出规律性、本质性的东西，使之上升到理性和理论的高度。精炼和概括都是对事物的认识达到精辟透彻程度的反映。如果对客观事物复杂的内部联系和本质缺乏深刻的了解，头脑里只有一堆芜杂纷乱的印象，那是无法表达得精炼、概括的。

（4）严谨、灵活

严谨，是指会议主持者讲话力求周全而没有漏洞；灵活，是指临场随机应变，临时调整、变动会前准备的讲话提纲，以适应变化了的情况。

为了达到会议预期目的和不讲错话，会议主持人往往在会前经过反复思考，拟出讲话提纲和腹稿，从讲话的顺序、结构到重点内容，都成竹在胸。但是，即使准备得再充分，临场听众的反映在会前也是无法完全估计到的，所以，会前拟好的提纲要留有余地，带有某种程度的“弹性”为好。这样，在主持会议过程中，既不轻易离开提纲随意发挥，又不把提纲当框框束缚自己，可以根据会议的实际情况和与会人员的意见及时加以适当发挥。

（5）通俗、易懂

参加会议的人员，不可能都是一个知识层次、都有相同的理解水平。会议主持人不能不看对象，不管效果，在讲话中大谈某些艰深难懂的东西。即使是政策性、专业性、学术性较强的会议，主持人也要用朴实无华、浅显易懂的语言来表达深刻的内容，把深奥的道理浅显化，使更多的与会人员不感到枯燥艰涩。这就要求领导者具有较高的政策、业务或者学术水平，同时又具有深入浅出的语言表达能力。通俗易懂的语言不但让人容易听懂，还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉，能缩短主持者同与会者的距离。当然，通俗不是浅薄庸俗，这是毫无疑问的。

（6）幽默、生动

幽默是机智思维的结果。幽默的语言闪烁着智慧和文明的火花。一定程度的幽默感是哲理和情趣的统一，它反映了会议主持者自信、乐观、豁达、充实的精神面貌和风度。生动主要是讲话感情色彩强烈、丰富，使与会人员对主持人表达的各种思想观点和思想感情，产生共鸣。幽默和生动密不可分。在讲话中，适当插入幽默的语言材料，能增强讲话的生动性和趣味性，产生感染力，还能使与会人员在紧张的听讲中获得愉快的放松，同时又深受包含在幽默之中的道理的启迪，促使大家在轻松愉快的氛围中，接受主持者的思想观点和施政主张。

大学者钱钟书先生是个很幽默的人。他80岁高龄时，中国社会科学院要给他祝寿，他坚决不让，说：“增一岁当然可以贺之，减一岁则应吊之。这一贺一吊，不是互相抵消了吗？不必花些不明不白的钱，找些不三不四的人，说些不痛不痒的话。”一些电视台要宣传他，并说要给酬金。钱老淡泊名利，说：“我都姓了一辈子钱，难道还迷信钱吗？”不但语言幽默，而且寓意深刻，足见钱老品格之高洁。如果领导者在主持会议中，适当运用一些格调高雅的幽默语言，一定会有助于把会议开得生动活泼的。

（7）音调正确、表情举止适当

会议主持人应发音标准（使用普通话），吐字清晰，声音洪亮、自然，语调变化得体。如果发错了音、读白了字或是南腔北调，都会直接影响表达的效果。此外，还应讲究表情、举止、坐姿、衣着、发型等，做到文明庄重，落落大方。

9.主持人提高会议成功率的途径

（1）作好会议安排

一次未能取得满意结果的会议，其中有一半原因是由于没有作好会议的安排。这些会议的安排是指一些显而易见的事。例如：为会议提供恰当的物质条件，如舒适的会议室、恰当的通风、照明、视听设备以及住宿条件等。此外，在作会议安排时，要有经过很好准备的议事日程，要仔细选择参加会议的人员，要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便他们尽可能有准备地进行讨论，而不至于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间等等。事实证明，领导者如果轻视这些显而易见的事，就可能会导致会议失败。

（2）掌握好会议的进程

主持人要自始至终掌握好会议的进程，为此要力争做到以下几点：①使每一个参加会议的人感到自在；

②在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题；

③阐明会议的目的；

④规定会议的“范围”，即会议讨论问题的界限。会议主持人在会议进程中要善于使讨论归于正题而不受个人意见的争论，不受两人之间的对话或开小会的干扰。

会议主持人要能区别会议中哪些发言对问题的解决确有作用，哪些发言是空洞废话。

会议主持人要善于巧妙地尽可能使参加会议的人，从一大堆资料和随便讨论中引导到意见一致和有共同的认识。

会议主持人要善于把大家的意见简要地归纳一下，以便参加会议的人都能够接受。这样，在会议结束时，所有参加会议的人都能感到在尽可能短的时间内已达到了会议的预定目标，感到这次会议开得非常有效。

（3）获得与会者的积极参与

会议主持人要在会议进程中创造一种有利于讨论的气氛并“使球继续滚动”，他要鼓励与会者遵守纪律，尊重不同看法和分歧意见，尽管意见不同，但并不伤感情，使与会者认识到在适当时候可以互相学习。

（4）认真贯彻执行

会议主持人在会议的最后阶段要做好以下几件事：

①在会议结束时进行总结；

②重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意进行这些行动；

③会议要有一个书面文件作为结束，这可以是简报或其它形式；

④要确定下一次会议的大致日程；

⑤要使会议的决议不是停留在纸面上，而是要采取适当的措施贯彻执行。

（5）提高会议成功率的其它措施

会议有效性也称为会议的成功率。我们还可以采取以下措施提高会议的成功率：

人在一天中活动能力有两次高峰期，一次是在上午9时至11时，一次在下午4时至6时。会议若在下午高峰期举行，比较能迫使与会者为了结束会议而发挥更大的主观能动性。

会议的频率要适当控制。不要为了单纯地降低会议的频率，而将许多内容都放在一个马拉松式的长会上讨论；也不要将可以适当集中的会议放在分散的时间里召开，以免过多地提高会议的频率。

（6）高效率会议的组织模式

成功会议一般都遵循以下的组织模式：

认清形势→提出问题→点出难题→寻求可能的解决办法→寻求最好的解决办法→规划统一行动→评价绩效→跟踪检查

成功会议组织模式的程序图

成功会议组织模式的顺序可作如下的说明：

①讲清形势。

主持人必须说明当前的形势怎样？有些什么重要事件？然后，要把全部事件按重要性的大小顺序排列下来，以此确定会议中要解决问题的先后次序。

②提出问题。

会议主持人要提出当前形势中有没有不能令人满意的事物？是否有可改进之事？同样，按重要性的大小、轻重缓急顺序排列并提交会议讨论。

③点出难题。

会议主持人要点出当前形势的基本因素是什么？最主要的难题是什么？会议中应该对这些难题加以重点的讨论。

④寻求可能的解决办法。

会议主持人要善于提出有哪些可能的解决办法？有哪些解决问题的不同途径？要提出几种可能的解决办法。

⑤寻求最好的解决办法。

会议主持人要善于提出最好解决办法是什么？有哪些解决办法结合起来是最好的？集体一致同意的是什么办法？

⑥规划统一行动。

会议主持人要落实最好的解决办法如何付诸实现？什么时候，谁做什么，可能出现什么结果，这些具体都要统一规划，并要有预见性。

⑦评价绩效。

会议主持人要及时检查结果，并向会议参加者及时做出报告。

⑧跟踪检查。

会议主持人要明确，由谁来负责跟踪检查和报告跟踪检查的结果？决议执行程度如何？下一步应该如何规划？

如果会议主持人掌握了上述模式并循序进行，那么，一次解决问题的会议肯定会有秩序而高效率地进行。反之如果会议领导者不遵循有组织的模式，那么就会导致效率低下。

在西方国家，为了培养管理者掌握开会的基本技巧，通常要在小组中由合格的会议领导方法培训教师进行八至十次领导与训练，每次两个小时。这种培训会议领导方法所花的时间是一种非常有价值的投资，在此后的工作中都会带来很大的好处，大大提高会议的效率。

我国的许多会议效率甚低，为了提高领导会议的技能与技巧，制定适合我国特色的会议组织模式，然后对领导者进行培训，实乃管理现代化的重要方面。

10.成功推进会议，尽显主持人魅力

会议任务和目标的明确为主持人提供了控制会议的基础，并作为对其他与会者的指导。明确的目标来自于认真细致的准备和清晰的会议日程，这将为团队工作奠定良好的基础。理想的团队成员应当能够认清会议目标，以便明确自己的责任和真正地参与。会议组织者和领导应该相信，当与会者了解一项工作后，多数人会做得更好，并成为有效的参加者来协助决策。如果会议小组的作用仅仅是咨询性的，最好告诸各位成员，以免引起不满。具体地讲，就会议主持人推进会议的技能和技巧，会议的进程表现为会议控制、会议引导、促进讨论、应付“隐秘议程”和作做决定等几个方面。

（1）会议控制

会议控制的方式和组织取决于会议的目的。会议控制应当着眼于建立行为标准，以这些标准衡量会议结果，并在必要时进行调整。

（2）过程引导

无论会议主持人以怎样的风格给自己定位，他们必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题和问题讨论。例如，有些成员习惯于在真正搞清楚问题之前武断地做结论，作为会议主持人，就应该对这样的行为加以引导，以保证他们在充分分析问题背景的前提下做出合理的决策建议。为能够保证会议的发起和进行的良好秩序，需要明确四个基本步骤：①识别主题/问题——应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调；

②交换和开发建议——在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据；

③评价不同方案——列出可选方案，预测每个方案的可能结果（时间、成本、资源、政治因素）；

④选择行动计划——为达到预期结果，决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”，并确保每个人都明确自己的责任。主持人应确保与会者不偏离这个程序，有时可能需要提出新的建议、澄清上述内容、作小结或提请对可能结果的注意。

（3）促进讨论

在会议讨论过程中，会议主持人要及时根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者。提出问题的方式、可以参考第四讲中的“提问类型和技巧”。提问方式不但有助于激励与会成员，也是控制会议的有效手段。比如，在适当的时候打断那些滔滔不绝的人，为其他没有更多机会发言或不愿意发言的人提供机会。

（4）应付“隐秘议程”

主持人还应努力保持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人冲突。必须妥善处理群体成员中的隐秘议程、竞争和偏激的发言，否则，人际关系和情绪问题将会转移群体的注意力，而影响会议任务的完成。为了促使与会者关注事实和提议，要求他们列举概括性论断的实例是一个有效的方法。但是，你可能需要协助做这项“维持群体”的工作。从现有研究结果看，由群体自己产生的领导者更善于维持群体成员间的关系，并对成员进行有效的激励。

（5）做出决定

当会议要做出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论（如相互协商）；或采取恰如其分的方法引出解决问题的最佳方案。

11.掌握管理技巧，成功驾驭会议

会议主持人的发言对会议气氛、会议进程有着举足轻重的作用。主持人要能够很好地控制会议。在说明议题和作会议结论时，声音要洪亮，语言节奏要适当放慢，要有适当的停顿，以表现出主持人的信心，形成一种无形的感染力，以助与会者听懂和理解议题与结论。

控制会议的行为要讲究技巧，以下介绍几种主要的方法：

（1）控制会议进程的技巧

会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几个方法。

①会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

②主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。

③主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建议性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

④在组织讨论时，应规定讨论与不讨论界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性。

⑤应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。

⑥当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。

⑦多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

⑧会议较长时，应安排暂短的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。

⑨应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

除非必要，一般不宜随意变更议程。

主持人应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作（动眼睛、玩文具、搔头抖腿等），忌语无伦次缺乏自信。

当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。

注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。

（2）引导会议讨论的技巧

主持人在引导会议讨论时应有较高的认识水平，良好的思维能力。在会议上，要善于提问，积极引导，能够从不同角度、不同层面上发现问题、提出问题，进行辨证式思维、逆向式思维、发散性思维，对问题的看法不仅从质上去认识，而且还能从量上进行分析、界定。引导会议讨论的方法较多是采用发问方式，另外，如有必要可以进行分组讨论，每组指定1名小组长，到时集中小组的意见，由代表们代表小组进行发言。

美国管理学家卡尔森认为，主持会议讨论的技巧有：

①为议事活动选择好恰当的题目，使与会者对要讨论的题目发生兴趣；有在众人面前表现自己的意见和观点的欲望。

②布置好开会的场所，使每一个前来参加会议的人感到自在，不至因环境和座位不舒服而分散精力或产生焦躁情绪。

③作为会议主持人的职责是推动会议的讨论，但要避免亲自解答与会者的问题，以便所有参加讨论的人都能积极思考并参与。

④使大家的注意力集中在有价值的议题上，并引导会议在尽可能短的时间内达到最终的一致意见，但又不使参加会议的人感到会议主持人是在强迫他们。

⑤掌握和安排好时间，限定每次发言的时间，掌握好会议讨论的范围，随时警惕有人随意说出的一、两句话将议题拉出会议讨论的范围之外。

⑥为会议做出全面的总结、记录或报告，并贯彻执行，保证会议所确定的事项得以实现。

（3）控制会议节奏的技巧

在会议召开的过程中，会议的节奏是一个不可忽视的问题。节奏控制不好，会影响会议目的实现。节奏过慢，势必会延长会议时间，耗费更多的人力、财力；节奏过快，有可能会造成认识肤浅、理解不透、决策草率，没有真正达到会议的目的。因此，会议主持人一定要重视控制好会议的节奏。具体说来，首先主持人在会前有一个会议计划表，对会议中议题的难易、议程的前后安排、可能出现的问题及对策……都应做好较充分的估计。在时间的估计上最好要有一定的弹性。其次，在会议进行中要时刻留心会议的进程。一旦发现节奏过慢时，则应想法采取措施调动与会人员的注意力、积极性、主动提问，多加引导启迪；如节奏过快，则可多提几个细节性的问题，在广度、深度上下功夫。时间充裕的话，可以对每个阶段的工作进行简单的小结，并适当地强调要点、难点。

（4）减少会议中说空话、套话的技巧

要召开会议时，有时会出现发言人说空话、套话的现象。其发言的内容空洞乏力，陈词滥调，对会议不起什么积极作用。在碰到这种情况时，不妨采取以下的几点措施：

①清楚明了地向与会者告知会议的目的、议题、要求、讨论方式、注意事项等。

②主持人自己首先不要带头讲空话、套话，说话要简明扼要，不能东拉西扯，给与会者树立坏榜样。

③一旦出现有人说空话、套话、主持人就要及时巧妙地加以制止，以免再出现类似的情况。当然，这与主持人长期形成的会风、工作作风有着很大的关系。因此，领导者在平时就要养成严谨务实的会风和工作作风。

（5）灵活驾驭的方法技巧

主持一个会议，重要的是引导与会者充分发表意见，积极参加讨论。怎样使与会者愿意说话，并且说得透彻，畅达？怎样提高会议效果？这就需要灵活地驾驭。

①指名法。

主持人讲完开场白，让大家发言。开始时容易出现冷场。主持人可适当指名：“老张，您对这个问题很有研究，今天一定有好主意，先讲讲吧！”“老王，您大概早就考虑好发言内容了，大家就等着听您的高见哩！怎么样？您带个头吧！”万事开头难。有人带了头，下面就会有人跟着讲。

②激将法。

好马也要扬鞭，强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人，促使他及时发言。如说：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口’了！”旁边很可能有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不一吐宏论吗？

③点拨法。

当人们对某个问题还似明非明时，常常难于发表看法。主持人应抓住关键，适当点拨，与会者便会顿开茅塞，话如泉涌了。如说：“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”

④复述法。

某人的发言十分精辟，主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论，可复述他发言的要点。如：“老郑认为，我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”老郑听了非常高兴，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。

（6）打破冷场的技巧

冷场与沉默在会议中出现，往往不是个别现象，究其原因，也是十分复杂多变的。但冷场和沉默的出现总会不利于会议的正常进行。为此，会议主持人应当面对现实，分析原因，讲究方法，有的放矢，对症下药，因势利导地克服和消除会议中的冷场和沉默。

①有的放矢，克服冷场。

所谓冷场，是指全体与会者的不语，而不是少数人的沉默。冷场对会议进程的影响是不言而喻的。不管是由于何种原因导致的冷场，主持人都应有耐心、细心，不要简单、粗鲁，更不要以点名的方式来简单行事，否则其结果可能会适得其反、事与愿违。

②对症下药，消除沉默。

所谓沉默是指少数人的不语，而不是全体的冷场。但它与冷场一样，对会议是有害而无益的。造成沉默的原因是多方面的，其表现形式主要有以下几种：

a.敌对的沉默：在会议期间，会议主持人应格外尊重这类人，应以格外自然亲切的语气请他们拿出高见。

b.持少数意见的沉默：针对这种情况，会议主持人应当保持清醒的头脑，不要急于表态赞同多数人的意见，而应真诚热情地鼓励有异议的同志讲出自己的观点。

c.自由主义的沉默：针对这种情况，会议主持人应当动之以情，晓之以理，让他们认识“无关”与“有关”的关系，促进其开动脑筋，发表意见。

d.顾虑害羞的沉默：针对这种情况，会议主持人应当及时发现并把握其心理，抓住有利时机鼓励其发言。

e.心有余悸的沉默：这属于正常现象，主持人可以不必在意。当然，为了区分不同情况的沉默，主持人应对每一个与会者的习惯心中有数。心有余悸的沉默，通常发生在会议缺乏民主气氛的情况下。

（7）防止会议讨论离题

离题，不可直扭、强扭。那样，既会不同程度地伤害直接被据的发言人的积极性，又往往容易使会议由热烈讨论急速转变为冷场。扭转离题现象，要讲究技巧。比如，可以接着讨论中的一句贴着议题边缘的话，顺势向着议题讨论的方向引申一下，使讨论回到议题上来；也可以以时间不多了为由，直接提出新的问题，以扭转离题。

在离题现象上，还时常碰到琐事占据会议大量时间的情况。这种琐碎事情，可以认为是议题范畴以内的，但它是与会人员敏感的细小事情。对这种事情与会人员往往兴趣大，有些人一定要纠缠个水落石出，而把有重大影响的、紧迫的议题却推到次要位置去了。对此，会议主持人要清醒，不能因为还没有从根本上离题而不去处理。在具体处理这种偏离议题中心的情况下，会议主持人可以自己发言去直接引导，也可以对小事直接表述，快刀斩乱麻地解决问题，以摆脱此类琐事的干扰。

（8）处理分歧争议

当会议中出现分歧，发生争执时，会议主持人引导好了，则有利于集思广益，反复比较，多方论证，从而提高决策的正确程度；若处理失当，就会影响会议的正常秩序，使会议不能达到预期的目的。为此，会议主持人应当正确对待，妥善处理，化不利因素为有利因素。正确对待和处理好不同意见，就是要求主持人在主持会议过程中，要有思想准备，能够广纳会议中的不同意见，妥善处理好会议中的不同意见。

（9）对干扰会议现象的处理

会议活动中难免有干扰会议正常进行的现象，需要及时制止。这种制止不是平时的个别相互交换意见，可以充分地说明情况、原意、该怎么对待、怎么做等等，而是在极短的时间里，仅几句话就要起作用。这种制止，是为了让会议更好地进行，让当事人更积极更活跃地参加会议讨论。这种制止不仅影响当事人一人，而且影响着眼前的全体与会者；既要考虑当事人的反应，更要注意对其他人的情绪造成的影响及后果。所以，会议主持人对会议进程中的不良现象进行制止是一种技巧。

会议主持人对会议不良现象的制止应尽量避免同与会者发生正面冲突，因为一旦出现这种情况，会议就再没有办法协调了；应尽量使受批评者感到不是批评，而是鼓励；应使与会者体会到主持人是从主题出发，真正维护会议目的。所以，会议主持人对某种不良现象的制止应尽可能是因势利导的、间接的。比如，当制止某些人观点偏颇，把会议导向歧途时，可不评论其观点，不讲其观点的危害，而只是强调正确的观点；当要制止某人小声说话时，先注意其小声说什么，将说话中与议题有关的内容点出来，鼓励其在会上发言。

12.会议主持人的说话艺术

在会议上，会议主持人无疑是会议进程的动力和向导。会议主持人的讲话直接影响会议的进展，调节会场气氛。因此，成功的讲演技巧在主持会议过程中作用很大。把握说话艺术，体现会议主持人的魅力，应熟练掌握以下说话技巧：

（1）宣传准时开会

不要为某个人或某几个人未到而延误开会时间，因为假如那样，下回其余的人便都会迟到。准时开会是会议主持人的责任和魄力之所在，如果你还没有做过改进会风的事，那么准时开会就是一大改革，准时开会是准时闭会的必备条件。

（2）直截了当地宣布会议的目的

通常，会议文件或通知在会前已经到了与会者手中。即使这样，会议主持人仍有必要再强调一下会议目的。口头说明有助于为与会者明确地限定讨论的问题，而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态，集中大家的注意力。

（3）要讲准确、积极、有信心的话

会议主持人的开场白要表明会议定能成功；指出议题的重要性；指出达成的决议将对人们产生的影响；充分估量会议价值，给与会者设一个目标。不要讲吞吞吐吐、圆滑消极、被动式模棱两可的话。

（4）潜心用词，妙趣横生

直接而有活力的开场白能影响会议的气氛和节奏，能给会议主持人的思想穿上明快、动人的时装。

（5）要简洁

开场白要限制在一分钟左右。会议主持人的任务不是表现自己，而是讲清问题、强调问题的迫切性，督促与会者开动脑筋。讲长话会磨钝“会锋”，分散注意力，引偏目标。

（6）杜绝“小会”

会上的私下议论，只会引起纷争和相互不信任。主持人一定要杜绝“小会”，保证与会者一次只听一个人讲话。若是个别人私下说个没完，会议主持人就把全体与会者的注意力转向他们。可以这样说：“老周和老王好像谈出些‘眉目’了，你们向大伙说说好吗？”众目睽睽之下，小会自会收场。

（7）承认分歧

认为众多的建议会互相自然吻合，那真是太天真了。不同的建议之间必然含有分歧点。分歧的讨论或争论是产生成熟见解的基础。会议上的争论，是有控制的争论，这是好事。主持人不要隐藏或无视分歧，要承认它，把它亮到桌面上去，这样才有可能理智地对待它。对那些闪烁其词的人你这样问：“对这一问题，你的态度是什么？”再问：“你的根据是什么？”再进一步问：“你说该怎么办？”

（8）不强调分歧强调合作

与会者大都有自己的态度和观点，这很自然。他们甚至知道有人持反对态度，这也没有什么关系。会议主持人要领导与会者共同合作，要讲明解决问题需要与会者共同的智慧和决策，会场不是发泄个人恩怨的地方，也不是进行生死搏斗的战场，谁也不应当一意孤行。应当把个人当作决策机构中的普通一员，会议主持人应利用各种机会指出集体智慧大于个人智慧，方案的产生离不开合作。

（9）防止偏航

由提出问题到解决问题，需要一步步地引导。很多毫无结果的会议就是由于缺少这种引导造成的，主持人应对此负责。

（10）澄清混乱模糊的信息

要保证发言人的话能够被听众充分理解。人们通常会误解：认为讲话人向听众传递的信息，既直接又充分不会产生误会。这种想法不对。怎样澄清会被误解的问题呢？以下五种方法供借鉴：①在易误解的问题上，向发言人提问：“我提个问题，这项产品的市场销售潜力怎样？老刘，谈谈你的估计。”

②为了充分了解某一建议，你得就一些细节提问：“没有提到广告费用，这会影响计划吗？”

③澄清词的内容，证听众理解无误：“请打断一下，你说这个想法很重要，你的意思是说整个方案缺它不可吗？”

④请别人代为解释：“老赵，就这一问题你是否给补充一下？”

⑤概括或重复发言人的话，使内容明确：“你是说我们不应在国家级杂志上登广告吗？”

（11）幽默能解除内心紧张

坚持自己的观点是人们的习惯。当你为自己的想法争辩的时候，很难做到有错则改，承认对方是正确的。在会上，让一个人体面迅速地转变立场是困难的。有时，即使想转变，也怕难为情。会议主持人应对此保持敏感，给对方一个既可转变立场又不见得难堪的机会，用幽默解除紧张气氛，幽默可以使那些顾面子的人找到台阶下。

（12）经常进行简短概括

简短概括如同在比赛场上翻动计分牌，能让与会者或受到会议的节奏。同时也有助于澄清分歧点，引起与会者注意。会议主持人的简短概括应限制在半分钟内。及时地概括、评论是占一些时间，但不会影响会议进程，相反，通过简短概括，会议主持人为与会者树立了一个珍惜时间的榜样。会议主持人在直接推动讨论向制定正确的解决方案挺进。

（13）恪守时间

很多会议往往无端地浪费时间。会议主持人若扭转这一趋势，则会受到广泛的支持，会议主持人恪守时间，与会者就愿意会前认真准备，会上积极主动，单刀直入地表达看法。避免因迂回而浪费时间。会议主持人要保持按时散会，保证先宣布的时限不予变动，一有拖时间的危险，你就发出警告。

13.主持会议的语言风格

（1）尚明晰，忌含混模糊

领导者在会议一开始，就应明确中心议题，这样，才能迅速集中与会者的注意力，使其围绕中心议题积极思维。而为了使讨论富有成效，不至于东拉西扯，领导者在明确中心议题时，还应明确与此相关的各种条件，而不可含混模糊，否则，与会者容易离题。如果发生了漫无边际乱讨论的情况，可以采取各种方法扭转，一般来讲，用明晰的语言重申主题尤为可取。

（2）尚清新，忌陈词滥调

现代社会中人们的观念不断更新，时间概念不断强化，对“会海”越来越反感。一个领导者如不能把握这一心理状况，势必给会议带来负效应。由于各种原因，领导者思想上的积淀使其在会议中表现出一种左顾右盼而生怕不周全的态度，因而常常“穿靴戴帽”、“会议八股”味浓厚。这种不厌其烦的表述常使与会者精神不振。

清新，一是开门见山，二是与会无关的话坚决不说，三是语言生动。否则，一来浪费自己和大家的时间，二来使会议主题被冲淡。

（3）尚简明，忌拖泥带水

领导者要学会用简明的语言表达深刻的思想，而不要以啰嗦的语言说明肤浅的道理。语言拖泥带水必然使与会者疲惫松散。会议是因事而开，因此应把握好时间，不宜开得过长。据生理学家研究，当人参加会议或讨论时，脑力的最佳状态只能保持四十到四十五分钟，超过一小时，与会者的注意力就会分散，会场纪律也会难以维持。所以，事明即当散，衡量会议的质量不在时间而在内容。当然，会议也不能因时限而疏漏内容，否则，虽“简明”却不解决问题。

（4）尚引导，忌切言断流

做出一个科学的决策，需要多种方案；确立一个正确的观念，需要各种思想的交锋。与会者之间的分歧，与会者与领导者之间的分歧，是好事而不是坏事，好就好在能从各个方面提醒领导者防疏补漏。因此切不可不容反面意见，而应将不同的思想朝有利于解决会议中的问题方面引导；特别是产生观念的会议，领导者的语言更应特别注意，要在引导上下功夫，引导势必使言路大开。语言是一个“外壳”，领导者要具备引导的能力，其根本还在于领导者应具备较好的素质。

（5）尚启迪，忌一锤定音

领导者切忌将会议搞成一言堂，而应充分发扬民主，提倡各抒己见。在会议中，领导者要学会把握设问句的句式，给与会者以启发，而不要用肯定句式贯穿始终，这在讨论会上尤为重要。领导者的水平在于通过思考之后，将各种意见综合起来进行比较，择其优者而从之。即或对那些不妥的意见，在语言中也不应流露出否定之意，而应肯定其在讨论中的作用，这对以后开讨论会无疑具有重要的作用。领导者一锤定音不仅使会议开不好，而且会破坏民主气氛。

（6）尚感染，忌冷若冰霜

领导者要善于制造某种气氛以适应各种不同类型的会议。在讨论会上切忌语言刻板，而应含蓄、诙谐；在发散型会议上，则要富有鼓动性，具有号召力，切忌照本宣科，态度冷漠。应该通过热烈的语言和生动的表情表现出朝气、信心和魄力，以此感染与会者，达到鼓舞人心的目的。要使语言富有感染力，领导者应掌握一定的讲演技巧，使自己能用感情和理智驾驭会议。

14.主持会议的语言要求

在具体主持会议时，不可能也没有必要对每一个会议中主持者该做什么、该说什么都提供一个现成的答案。这些只能靠领导者灵活把握和运用。但是，这不等于说没有规律可循。有一些基本要求是领导者主持会议时所必需遵守的。

（1）议题突出，宗旨明确

会议主持人是会议的“舵手”，要随时把握、驾驭好会议之舟，启发引导大家，始终遵循会议既定的议题、日程，进行充分的研讨，才能如期达到预想的目的。这就要求主持人必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题，怎么个开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等。其中，哪一项应由与会者在会上作出决定；哪一项只需听一听与会者的意见，以便进一步补充；哪一项只是告知性地打打招呼，介绍一下情况，暂不讨论；哪一项与会者必须和上级保持一致，只研究怎么协调行动等等。而要与会人员听得明白，那么，主持会议的企业领导就必须讲得清楚，把会议的目的、要求、内容等一一交待给大家，层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云、无所适从。

（2）言之有度，掌握准时机分寸

开会时往往有这种情况：有时大家意见比较集中，而会议主持人却不能及时总结，提请大家转入另一项议题，便出现了冷场，拖延了时间；在征求大家意见时，有的人一声不吭，有的人翻来覆去，谈不到点子上，越扯越远；也有时人们争论不休，互不服气……

会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办？这就要求会议主持人能够细致了解会议进程，掌握与会人员的心理，恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时，立即终止；意见大同小异时，允许求同存异，及时终止；很难一致时，下次再议；对于离题太远的发言，会议主持者可寻找时机予以引导、提醒，拉回正题。为了不分散大家的精力，不浪费大家的时间，不冲击会议的中心议题，企业领导必须十分注意掌握讲话的时机和“火候”。

领导者还要注意掌握说话的分量和分寸。这也是“度”的一种要求。

语言的份量是由词意和态度两个主要因素构成的。词意是指语言的本意，态度是指表达时所持的表情和情绪。比如，主持会议的企业领导，要批评下级人员的工作差错或较大的失误，这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错，而批评的分量过重，未免有小题大作之嫌，本人不服气，大家也不满意。如果是较大失误，而批评分量过轻，既达不到教育本人的目的，又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感，不能使人闻者足戒。当然，不做具体分析，以理服人，而是无限上纲，乱批一通，也不会有好效果。因此，根据问题的性质、程度，在讲话的时候，就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意词意上的细微差别，尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别，这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是，既要弄清问题，又要教育职工。指出问题的严重性，进行严肃的批评，不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻，态度粗暴，甚至出口伤人，以挖苦、讽刺、嘲笑他人为乐事，必定造成对方的反感和抵触，不利于问题的解决，也不利于团结。

（3）实事求是，

文有文风，会有会风。领导者主持会议要讲话，要做报告，要引导会议，既有个文风问题，也有个会风问题。

从文风上讲，某些领导者不敢或不愿坚持实事求是的思想路线，迫于某种压力或抱着某种私心杂念，不能坚持真理，修正错误，沾染上了说假话、套话、大话、空话的习惯，报喜不报忧，报功不报过，指远不指近，责人不责己，加之官腔、官气、官僚主义，使人对他们的报告、讲话、发言不愿听也听不进。

从会风上讲，不少地方开会成灾，人们早已对“文山会海”现象表示不满。当然，必须的会议还是要开的，问题是会议太多、太滥、太长，内容泛泛，目的不明，议而不决，决而不行，效果欠佳。

（4）因会制宜，善于调动群众情绪

领导主持会议，当然希望吸引听众，调动听众的积极性，使他们更多地接受会议精神。因此，针对不同的会议，把职工的情绪鼓动起来，刺激职工的兴奋点和吸引其注意力，就是领导者主持会议过程中充分发挥语言艺术的一个重要课题。

前边讲过，会议有不同的类型，有不同的要求，作为领导就要因会制宜，区别对待，在语言的运用上赋予不同的感情色彩。譬如在庄严的会议上，语言则应注意严肃性、规范性；在欢庆会上，语言则应热烈喜庆；在工作部署会上，语言应清晰、准确、明快；在动员、誓师会上，语言就必须富有鼓动性，以提高人们的决心与信心、干劲和勇气。不同的语言，应和不同的会议、不同的气氛相协调、相配合、相一致。

在会议上，调动职工情绪，要靠真情实感来产生共鸣。不能大喊大叫，捶胸顿足；不能巧言令色，甜言蜜语；也不能低眉顺眼，博取同情。要真实的语言，真实的感情，还要靠对群众的信任、理解和尊重。职工是真正的英雄。只要把政策交给职工，把前途和困难向职工讲明，虚心向职工学习、请教、职工是会支持我们、帮助我们的。

（5）声音响亮有力，语调富有变化

领导者主持会议，要让每一位与会者听到他的声音，这是最为基本的要求。规模大一点的会议，则可借助麦克风、喇叭等工具。领导者作为“领头羊”，说话应该有力度，声音洪亮、吐词清楚，节奏适当，声音中表现出自信、向上的力量，而不能有气无力，或者平铺直叙，缺乏活力。领导者通过语调的变化，表达出各种思想观点和思想情感，同与会者产生思想情感上的共鸣，使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议，要求语调平缓、凝重；欢快、轻松的会议，要求语调轻快、流畅。

（6）有头有尾，善于总结

会议既然有开头，也就应该有结尾。会议在行将结束之前，一般说来，领导者应作简明扼要的总结、归纳，将有关信息、讨论情况、所达成的共识，进行概括性的说明。同时，对会后的具体要求、需要落实的工作，加以部署强调。总结应力求客观、符合实际，切不可言过其实，自欺欺人，以致形成不解决实际问题的会风。对会议的总结，在看到成绩的同时，也要及时、适度地指出存在的问题及今后需要努力的方面。会议的总结，往往能起到提醒、强化信息的积极作用。

15.精彩开场，精要总结

（1）开场白一定要精彩

会议的开场白要陈述的内容，包括会议的主题、目的、意义、议程和开法，其语言要简明扼要、条理清晰，语调与表情都要与会议气氛一致。

一个好的开场，有利于吸引与会者的注意力，增强他们对该会议的兴趣。所以，一般的主持人都非常注意开场。好的开场有三条：一是直人点题，提纲挈领、要言不烦地把会议的内容主题讲明白；二是借题发挥，调动全场情绪，使与会者亢奋起来，造成适宜会议开展的气氛；三是出口成章，富于启示性和诱导性，引导全场迅速进入境界。要尽力避免那种陈旧死板、千篇一律的格式。如：“现在开会了，请×××同志作报告，大家欢迎……”、“××晚会现在开始，第一个节目……”等等。而是要根据会议的实际，或说内容，或讲形式，或道特点，或提要求，或谈历史上的今天，或讲别处的此时此刻，总之因境制宜，灵活设计。另外还要尽量来点幽默话语，让听众发出会心的微笑。

（2）会议结束时精要总结会议的内容

会议的总结方式相当重要，既要符合会议的气氛，又要符合参加者的心理。主持人精要的总结，可以再次鼓动在会者的情绪，提高会议讨论的质量。主要方法有以下三种：

（3）归纳法

把会议的主要成果提纲挈领地概括出来，加深与会者的印象。如说：“今天我们学习了党的十四大文件，主要收获是统一了对建立社会主义市场经济体制的认识，弄清了以下两个问题：一是……，二是……。现在，方向已经明确，路子已经找到，让我们今后在各自的岗位上大显身手吧！”

（4）启下法

用在本次会议中提出而还未得到解决的问题作启发，为下次会议作铺垫。如说：“今天大家提了不少问题，其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止？’提得很及时很深刻，只是限于时间，今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料，深入思考，以便下次再议。”

（5）鼓动法

用鼓舞人心的话语作总结，以强化会议精神。如在一次救灾总结讨论会上，主持人最后说：“世上总是好人多，天灾无情人有情。这次抢险救灾中，真正体现了一方有难，八方支援；一家受灾，千家关怀。这次讨论交流，大家叙述了许多感人的事迹，使我们体会到了许多崇高思想。愿这种精神进一步发扬，愿我们的社会变得更加美好！同志们，希望大家都能有所思、有所悟。散会！”

16.巧于连接，应变有术

主持一个会议，一般都要在中间搭桥接榫，过渡照应，把整个会议连缀成一个有机的整体。这个连接过程也是主持人发挥其机智和口才的过程，它将显示主持人的组织能力和概括能力。例如，有人主持“我是一名共产主义战士”的演说，其中第一位讲了《人与共产党人》，第二位讲《要有艰苦奋斗的创业精神》。他在这两篇演说之间说：“共产党人是人，但又不等于一般的人，共产党人要无私无畏，要经得起风吹浪打，这就离不开艰苦奋斗。下面请听××同志演说。”短短几句话，使两篇演说连接无痕，毫无造作之感。主持人所用连接语不外乎承上启下：肯定前面的，画龙点睛；呼出后面的，渲染蓄势。两者都很重要，应更重视后者。但在会议主持中，用还是不用，话长还是话短，应看具体情况。若需用连接语，即可顺带，也可反推；可以借言，也可直说；可以设疑，也可问答，总之，不要弄成“主持八股”，应以别开生面、恰到好处为原则。

（2）应变有术

①消除难堪的技巧

主持会议中的难堪，一般来自两个方面：一是与会者发难造成的难堪；二是出场者或主持人的失误引起的难堪。出现第一种情况，要分析对方意图，如果是善意的，当以赤诚相见，好言相劝，精诚所至，金石为开，因势利导，引入正题。如果是恶意的，则应针锋相对，或顺贬——接过对方的话，顺理成章地加以贬斥；或回敬——即“以其人之道，还治其人之身”；或釜底抽薪——抓住对方的弱点，揭露其想要达到的目的。总之，要有理有节，争取多数，使制造难堪者因难堪而退避。出现第二种情况，可以说明解释，含蓄自责；或巧寻借口，金蝉脱壳；或将错就错，化逆为顺。总之要巧妙化解，迅速纠正。

②打破会议沉默的技巧

领导者在主持会议的过程中，经常会遇到无人发言或某一部分人毫无反应的现象。这种沉默的现象不利于会议的充分展开，不利于实现预期的目的。造成会议沉默的原因多种多样。原因不同，对策也就不同。不面是一些针对不同的沉默原因而采取的相应措施：

A.胆小害羞型。

这类人往往年轻、社会见识少，参加的会议也不多，多半不习惯或害怕在人数众多的场合发表自己的见解、观点。会议主持人要主动鼓励他们发言，可以进行主动的提问，并告诉他们说错也没有关系。而当他们在发言时，主持人应表现出对其发言的兴趣，同时也要对他们发言中合理性的方面加以肯定。

B.人单势薄型。

这类人往往与大多数人有着不同的看法，害怕说出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默。这类人的思路往往与众不同，主持人要善于主动接近，鼓励他们畅所欲言，敢于发表自己不同的看法，力求创造出宽松、自由讨论的会场气氛。

C.清高闭守型。

这类与会者往往自有一套自己的见解，他们阅历较深，处事比较严谨，一方面想表现自己，另一方面又摆出一副清高不凡的架子，而且其中有些人抱有言多必失的顾虑。主持人对待这类人，要善于点拨，多给他们一些体现和尊重。

D.事不关己型。

这类与会者不往往对会议缺乏热情、兴趣，不愿过多投入，认为议题与己无关或认为不重要，讨论、决议是领导者自己的事情。对于这类人，主持人应积极创造民主、活泼的会议气氛，去感染带动这些同志参与，或主动与他们接近，征询他们对问题的看法，久而久之，也就能改变他们这种不配合的态度。

E.敌对情绪型。

这类与会者要么反对议题，要么对主持人有意见。主持人应不计较个人恩怨，对他们友好团结，可向他们采取主动发问的方式，并对他们的发言持重视的态度。

F.议题不明型。

有时候与会者对议题不明白、不理解而表现出沉默。主持人应再作陈述、改变阐述的角度，也可以采取打比方、举例的方式，让与会者明白、理解。

G.羞于开头型。

有时候，与会者不善于第一个发言而出现冷场。这时主持人可用幽默风趣的话语打开与会者的话题，也可让性格外向、胆子较大的同志先开口发言，进而带动大家发言的积极性。对于比较庄重严肃的会议，在需要讨论时，主持人也可适当调节与会者的紧张情绪。如果是对一些不良行为、不正确的言论进行议论，涉及到某些人的具体利益，主持人应带头发言，做出明确的表态，为他人发言作好铺垫。

③纠正离题的技巧

在会议活动中，常会出现一些发言者不着边际、没完没了的发言。对于这种情况，主持人出于对发言者的尊重，一般不应当面直说，而应寻找机会作出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话，因势利导，并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题，主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉地中止，并有意识地重新强调会议的议题。

有些会议，需要与会者事先经过一定的准备，查阅一定的材料，列出发言的大致纲要来。

美国一家公司的经理曾采取这样的对策来防止出现偏题发言。这位经理创造了一种他自己称为“打腹稿”的会议主持技巧：在会议提出一个重大问题或主要问题之后，随即他便要求与会者进行沉默思考，会议室处于安静之中，然后到一定时间大家才开始发言。

④制止无谓争辩的技巧

在对某个问题进行讨论时，由于与会者的学识、素养、社会经验不同，看问题的角度也就不周，因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是会议深入讨论的表现，是开始会议的好现象。但在观点已经趋向集中、明确时，主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题，主持人就应该伺机加以阻止，或说时间有限，暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接地制止。在遇到较为激烈的争辩时，主持人要随时注意有的争辩者会感情用事，进行影射、讥讽、旧事重提，在这些领导者应及时正面加以提醒、规劝，以免矛盾激化，引起争吵、冲突。如果已经发生争吵，主持者应从会议的组织性、纪律性出发，直接加以制止；对恶语伤人者，必要时进行严肃的批评，以平衡与会者的公正心理。

另外，对会议中出现的与会者注意力不集中、“会中有会”、迟到早退的现象，主持人也不能睁只眼、闭只眼，而应有针对性地与其打招呼、进行适当的暗示，语气应平和而有分量。在会议的开始，主持人不妨给与会者提出一定的要求，布置一定的任务，给他们施加一定的工作压力，免得他们产生无事可做、与己无关的心理。

17.驾驭控制好会议的进程

（1）控制会议进程的技巧

会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几个方法。

①会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

②主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。

③主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建议性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

④在组织讨论时，应规定讨论与不讨论界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性。

⑤应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。

⑥当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。

⑦多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

⑧会议较长时，应安排暂短的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。

⑨应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

⑩除非必要，一般不宜随意变更议程。

主持者应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作（动眼睛、玩文具、搔头抖腿等），忌语无伦次缺乏自信。

当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。

注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。

（2）引导会议讨论的技巧

主持人在引导会议讨论时应有较高的认识水平，良好的思维能力。在会议上，要善于提问，积极引导，能够从不同角度、不同层面上发现问题、提出问题，进行辨证式思维、逆向式思维、发散性思维，对问题的看法不仅从质上去认识，而且还能从量上进行分析、界定。引导会议讨论的方法较多是采用发问，另外，如有必要可以进行分组讨论，每组指定1名小组长，到时集中小组的意见，由代表们代表小组进行发言。

美国管理学家卡尔森认为，主持会议讨论的技巧有：

①为议事活动选择好恰当的题目，使与会者对要讨论的题目发生兴趣；有在众人面前表现自己的意见和观点的欲望。

②布置好开会的场所，使每一个前来参加会议的人感到自在，不致因环境和座位不舒服而分散精力或产生焦躁情绪。

③作为会议主持人的职责是推动会议的讨论，但要避免亲自解答与会者的问题，以便所有参加讨论的人都能积极思考并参与。

④使大家的注意力集中在有价值的议题上，并引导会议在尽可能短的时间内达到最终的一致意见，但又不使参加会议的人感到会议主持人是在强迫他们。

⑤掌握和安排好时间，限定每次发言的时间，掌握好会议讨论的范围，随时警惕有人随意说出的一、两句话将议题拉出会议讨论的范围之外。

⑥为会议做出全面的总结、记录或报告，并贯彻执行，保证会议所确定的事项得以实现。

（3）控制会议节奏的技巧

在会议召开的过程中，会议的节奏是一个不可忽视的问题。节奏控制不好，会影响会议目的实现。节奏过慢，势必会延长会议时间，耗费更多的人力、财力；节奏过快，有可能会造成认识肤浅、理解不透、决策草率，没有真正达到会议的目的。因此，会议主持人一定要重视控制好会议的节奏。具体说来，首先主持人在会前有一个会议计划表，对会议中议题的难易、议程的前后安排、可能出现的问题及对策……都应做好较充分的估计。在时间的估计上最好要有一定的弹性。其次，在会议进行中要时刻留心会议的进程。一旦发现节奏过慢时，则应想法采取措施调动与会人员的注意力、积极性，主动提问，多加引导启迪；如节奏过快，则可多提几个细节性的问题，在广度、深度上下功夫。时间充裕的话，可以对每个阶段的工作进行简单的小结，并适当地强调要点、难点。

（4）减少会议中说空话、套话的技巧

要召开会议时，有时会出现发言人说空话、套话的现象。其发言的内容空洞乏力，陈词滥调，对会议不起什么积极作用。在碰到这种情况时，不妨采取以下的几点措施：

①清楚明了地向与会者告知会议的目的、议题、要求、讨论方式、注意事项等。

②主持人自己首先不要带头讲空话、套话，说话要简明扼要，不能东拉西扯，给与会者树立坏榜样。

③一旦出现有人说空话、套话、主持人就要及时巧妙地加以制止，以免再出现类似的情况。当然，这与主持人长期形成的会风、工作作风有着很大的关系，因此，领导者在平时就要养成严谨务实的会风和工作作风。

（5）灵活驾驭的方法技巧

主持一个会议，重要的是引导与会者充分发表意见，积极参加讨论。怎样使与会者愿意说话，并且说得透彻，畅达？怎样提高会议效果？这就需要灵活地驾驭。

①指名法

主持人讲完开场白，让大家发言。开始时容易出现冷场。主持人可适当指名：“老张，您对这个问题很有研究，今天一定有好主意，先讲讲吧！”“老王，您大概早就考虑好发言内容了，大家就等着听您的高见哩！怎么样？您带个头吧！”万事开头难。有人带了头，下面就会有人跟着讲。

②激将法

好马也要扬鞭，强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人，促使他及时发言。如说：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口’了！”旁边很可能有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不一吐宏论吗？

③点拨法

当人们对某个问题还似明非明时，常常难于发表看法。主持人应抓住关键，适当点拨，与会者便会顿开茅塞，话如泉涌了。如说：“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”

④复述法

某人的发言十分精辟，主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论，可复述他发言的要点。如：“老郑认为，我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”老郑听了非常高兴，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。

18.注意与会人员生理心理变化

根据生理学心理学专家的研究，多数人在会议进行过程中的生理心理状况可分为五个阶段：

第一阶段：从会议开始至会议进行到第45分钟，为与会人员脑力集中阶段。

该阶段初始的三、五分钟，参加会议人员的注意力将由会前的分散到集中、松弛到正常，逐渐地适应会议环境，过渡到集中精力于会议本身。这一过渡期时间很短，速度很快。因为人们急于了解今天的会议要讨论什么问题，或者是由谁主持、由谁讲话。人们知道，会议一开始总是要由主持人宣布、说明会议议题与会议要求的。人们的注意力集中到会议议题以后，可以维持四十几分钟，多则不超过一小时，因为，前已谈到，一般人在生理上产生疲劳的界限是一个小时左右。

第二阶段：从会议进行到45分钟至第75分钟，为参加会议人员注意力下降阶段。

这个阶段，人们的注意力明显下降，开会情绪松懈，会场上会出现窃窃私语和轻微的骚动。例如：原来是正襟危坐，现在纷纷在调换姿势，以求舒适一点儿：原来是目不转睛集中听发言，现在左顾右盼，东张西望；原来只把视觉集中在发言的人，现在则要随便地留心一下会场他人的表情、动作，甚至与熟人递个眼色、点头等。

第三阶段：从会议进行到75分钟至90分钟，为参加会议人员产生倦意阶段。

这一阶段参加会议人员出现明显的疲倦状况。有人情不自禁地伸伸懒腰，有人上厕所，有人把视线转移到窗外，有的人思想已开小差。会议在进行到一个小时之后到这个阶段，由于多数人注意力分散和疲倦，除了会前早有思考胸有成竹者能把自己的独立见解表达出来以外，一般地，与会人员没有多大兴趣再去挖掘、补充新的信息、情况，也不愿意再深入思考问题、发表独立见解，往往是重复前面发言者的意见。

第四阶段：从会议进行到第90分钟至第120分钟，为与会人员反面积极活动阶段。

在这一阶段，与会者经过前面的松懈、调节，疲劳减轻，精力逐渐得到恢复，自我感觉逐步趋于良好，注意力逐步又集中到会议讨论问题上来。但是，由于会议时间已长，与会者对所讨论问题不能作出结论会感到急躁，对新增的讨论议题会厌烦、不满，或因报告人讲话时间过长而挑其毛病。这时，与会者发言易带有急躁、不满情绪的“激进”色彩，爱激动，乃至为小事而争执不休，使会议主持人难以驾驭。这时通过，的决议也往往带有偏激色彩。

第五阶段：会议进行至两个小时以后，为参加会议人员态度无所谓阶段。

在这个阶段，与会者的自我感觉恢复到了低思维活动能力水平的稳定状态，对会议讨论问题的注意力比较集中，情绪较稳定。但由于会议连续进行了两个多小时，与会者对所讨论的问题既不积极，也不消极，加之盼着快点散会，对会议形成什么样的决议抱无所谓态度的人就多起来，甚至有人会对争论问题表态说：“怎么定都行，快点儿定下来就是了。”他们已不愿再陈述个人已经发表过的意见或修正自己原来的意见。

当然，上述人体生理心理活动特征只是对一般情况而言，是指人的生理状况对其精神、心理产生的影响，并没有充分考虑人们对议题的兴趣、会上讲话者的水平等因素，没有充分考虑人在许多情况下出现的能动性的发挥。但是，这些生理心理活动特征毕竟会有影响，会议的组织者应采取措施，通过合理的时间安排以追求会议高效率。

会议时间尽量要短是人们普遍的心理要求。这一方面是从时间价值考虑的，另一方面则是从与会人员心理要求的角度考虑的。会议时间超过一小时这一脑力最佳状态的界限，由于疲劳感，人们盼望会议早点结束，就可能影响会议作出有效的决定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的办公会、情况碰头会，应尽可能在一小时左右的时间内开完，简明扼要、干净利落，不拖泥带水。对于议题多、或讨论重大问题的会议，确需较长时间，可划分为几段开，使一次会议变成若干次小会，每段各有中心，一段进行完了，有适当的休息时间，使与会人员疲乏的精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段。这样，给与会人员一种新开会的心理感觉；以减弱长时间开会造成的心理上的消极影响。需要数天时间的会议，注意更要短。因为，这里有一个重要的心理因素，就是与会人员开会时间长了，会产生厌倦情绪，而且对单位工作放心不下，急于结束。

19.结束会议，发挥主持人的权威

结束会议前要制定或引出决议，在这个时刻，若没有会议主持人的有力领导，往往功亏一篑。在闭会阶段，要充分发挥会议主持人的权威。会议主持人要向与会者报告已得出的结论，尚存的分歧和会后要采取的行动。

（1）精要地总结会议

会议的总结方式相当重要，既要符合会议的气氛，又要符合参加者的心理。主持人精要的总结，可以再次鼓动在会者的情绪，提高会议讨论的质量。主要方法有以下三种：

①归纳法。

把会议的主要成果提纲挈领地概括出来，加深与会者的印象。如说：“今天我们学习了党的十四大文件，主要收获是统一了对建立社会主义市场经济体制的认识，弄清了以下两个问题：一是……，二是……。现在，方向已经明确，路子已经找到，让我们今后在各自的岗位上大显身手吧！”

②启下法。

用在本次会议中提出而还未得到解决的问题作启发，为下次会议作铺垫。如说：“今天大家提了不少问题，其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止？’提得很及时很深刻，只是限于时间，今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料，深入思考，以便下次再议。”

③鼓动法。

用鼓舞人心的话语作总结，以强化会议精神。如在一次救灾总结讨论会上，主持人最后说：“世上总是好人多，天灾无情人有情。这次抢险救灾中，真正体现了一方有难，八方支援；一家受灾，千家关怀。这次讨论交流，大家叙述了许多感人的事迹，使我们体会到了许多崇高思想。愿这种精神进一步发扬，愿我们的社会变得更加美好！同志们，希望大家都能有所思、有所悟。散会！”

（2）达成无异议的结论

达成无异议的结论可说是开会的终极目标。

虽然无异议的决议是最好的会议结果，但其实也是最难落实的，若无法取得所有与会者对决议的认同，许多公司认为只要在主要议题上获得共识即可。许多会议研究者把这种在重大议题上达成共识的议事方式称为“形式上无异议”。更具体地说，就是指取得大部分与会者同意，而少数人不反对的情况。另一种无异议是指“绝对无异议”，指所有与会者一致同意某议案。然而，无论会议是否能达成无异议结论，都不宜把无异议当做开会惟一的目标。

在不能确保无异议决议的情况下，我们只能说，无异议的决议会赋予此决议的促成者较大的使命感，在执行过程中受到较少阻碍。然而，要达到高质量的无异议决议也并非不可能。有学者认为，在有系统、有情理的情况下所达成的无异议决议，质量通常不错。与会者能否达成无异议决议，通常并不是因为满意其决议内容，而是因为自己肯定此项议案的影响力，所以愿意支持此决议的“正确性”。

一般来说，打断别人被认为是粗鲁的，而且会破坏沟通，但情况并不总是这样。有时，有必要打断某人的发言，而将机会让给其他人。或者，打断别人可以只是些简短的支持性话语。“是么，说得对。我绝对赞同你！”或者是快速地补充：“当然，这是几天前发生的事吗？”这样，原先的发言者就可以继续说下去。

作为一种在别的方法无效时，促使人们依次发言的方法，打断别人的方法要慎用。如果会议主持人使用过分就成了一种以自我为中心的做法，而且将会降低会议主持人在会议中发言的可信度。

（3）结束讨论

会议结束，以会议讨论的结束为标志。此时此刻，会主议席更应当理清头绪，从头至尾浏览一下会议讨论的全过程，结合会前制定的各项会议计划，确定各项议题讨论后的结果，是彻底解决，还是有待解决，或是其他情况；对于不同的讨论对象应确定其不同的最终讨论结果，以便日后会议讨论议题的明确性和连续性；最后向与会人员宣布，会议讨论结束。

（4）确保形成结论和决定

会议一经收集信息，它的任务便是以合作、批判的方式分析它们，以得出结论和最终的决定。要达到这个目的，需要制定标准，使之能客观地使用；要分析证据，全体成员需要有认同的标准和技术来衡量信息来源的可靠性和数据的质量。一个会议的决策方法影响它的公正性和其他人员对它的满意程度，因此要慎重考虑会议的决策方法。

20.主持会议应当避免的误区

有些领导者在具体主持会议时，都会自觉不自觉地进入某些误区。要想成功地主持一次会议也并非易事，因为会议的种类与情况各不相同，不可能也没有必要对领导在每种类型会议时的每一句话怎么说，都提供现成的答案。每一次会议的开头和结尾，会议的气氛等都各不相同，所以，领导者在主持会议时，千万注意不要被某种思维及观点引向误区，结果造成所主持的会议归于失败。

（1）准备不周

现在有些领导者也不知是因工作太忙，时间紧张，还是因自己太懒，会前的准备工作总做不好。还有些领导认为，开会有什么难的，根本不需要准备，到时候大家聚到一起，讨论讨论，研究研究，不就行了吗？这些都是影响会议成功的因素，是领导主持会议的误区。我们不管做什么事，都需经过一个准备的阶段。如果准务工作做得好，那么我们在以后的过程中就做得顺手，而且省时又省力，俗话说的好：“磨刀不费砍柴功”。

（2）开头结尾五彩

一篇好的文章，一定有个好的开头和结尾。自古以来，人们做文章都十分讲求开头和结尾，追求“龙头凤尾”。主持会议其实是一篇口头文章，也应该在开头和结尾上下一番功夫。因为好的开头可以先声夺人，给人以深刻印象，吸引人们断续听下去；而好的结尾，可以让听众回味无穷。大多数领导在主持会议时，就不太注重开头和结尾，会议开始，三言两语，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣，就像看一些较差的文章一样，看了第一句就没有兴趣继续读下去。一个好的会议结尾能对本场会议有促进作用，甚至能将其升华，推向高潮。

（3）照本宣科

在会议上，领导者和与会人员同处在一个小环境之中，在语言上不能呆板拘谨，否则将影响会议气氛，不但不利沟通与会人员的思想，而且也与会场气氛不大协调，不利于会议的成功。有些领导在会议之前由自己的秘书写好稿子，会上拿着讲稿一字一句地读，照本宣科，就显得机械呆板。领导者应尽量把讲稿上的内容变成自己的语言，即使庄重会议的重要报告，虽不宜擅自离稿、穿插、解释，也应带有丰富的感情色彩，读的有轻重稳急。抑扬顿挫，给人以鲜明、生动的感觉，而不至于使与会者听得味同嚼蜡、昏昏欲睡，看起来更像在念教科书，而不是在讲话。当然，有许多场合下必须照本宣科，比如庄重严肃的会议主题的发言，有法律效力的条文，敏感的政治决议等。

（4）大喊大叫

有些领导者主持会议时不太重视语言艺术，或者是机械的说教，或者是以权压人，总想把自己的观点强加给别人。这两种方法均来源于同一个错误：讲话者对听众不敏感，领导权威意识压倒了民主思想。请记住，你的任务是诱导而不是强迫。作为领导者，作为主持人，你几乎统帅了一切。所以，即使你在讲话中有上述缺点，听众也拿你没办法，但他们虽“敢怒不敢言”，强烈的反感却会使他们对你的美好印象产生扭曲，他们把这种讲话看做粗暴、专横、褊狭而不予理睬，即使你的看法是正确的。

只要词语、技巧运用得当，完全不需大喊大叫就可以引导听众按你的意思作出决议，如果发现与会者的注意力有所分散，不必提高声音，相反有时候把声音压低更能吸引他们的注意力，运用巧妙的语言艺术，比任何方法都能更有效地吸引听众。

（5）呆板呆滞

主持会议的领导者运用无声的语言艺术和与会者建立起融洽的关系往往至关重要。这无声的语言主要是指讲话人的表情和姿势，它们是会议讲话的重要组成部分。面对听众，讲话者传递给听众的不仅仅是话语，其脸上的表情、身体的姿势、手势也无不影响着听众。懂得讲话艺术的领导者是善于以姿态辅助讲话的。将有深刻内容有感染力的话语、丰富而得体的表情、灵活而适当的姿势融为一体，不但能给听众以思想上的启发，还能给其以审美的享受。同时，表情和姿态还有助于语气的表达。平时，我们在激昂时，常伴之比较大的手势；在急切地呼唤时，常伴之以头部的动作。因此，当我们用声音再现这些情境时，如果身体直挺呆板地没有相应的动作，就会让人觉得别扭，发音也会受到影响。所以讲话者的表情和姿势，是随着讲话内容的变化而变化的，它们可以反映讲话者的思想感情的发展变化，能够帮助听众理解并跟上讲话者的思路，也有利于沟通讲话人和听众的思想感情。如在领导者布置工作时要表现出沉着、冷静、坚定的神态；在庆祝胜利的大会上讲话，要表现出喜悦而自豪的情绪；在追悼会上致悼词时，要表现出悲痛；在致欢迎词时要表现出热情等等。只有这样，才能感染听众，使讲话人与听众处于融洽的气氛中。