六、善始善终，完美闭会

1.会议后继工作：不可缺少的一环

会议结束后总要有一些后继工作，有效的后继工作可以对与会者产生激励，因为虽然正式的会议在特定的时间已经结束了，但仍旧可以鼓励与会者在此后参与一些与该会议有关的活动。后继工作也对以后的会议将产生一定的作用。

进行后继工作是会议取得成果的保存和延续，会议组织者切勿因小失大。一般会议结束，需要做的后继工作有：

（1）会议现场工作的清理与结束

①挪走通知和指导性标志。

在会议召开完毕后，应立刻通知工作人员挪走先前设立的一些指导性标志，及时清理现场，以防给下面的会议造成不便。会后的收尾工作大致包括：取走所有剩余的与会议有关的文件，并将所有文件资料放回原处；清理会议室，收拾好临时放置在会议室的茶杯、桌、椅和其他用品；迅速归还视听设备，办理好归还手续，并向公司负责人申报全部用品的损耗情况。

②及时通知配电人员和服务人员。

在会议结束后，即在上交或归还各种设备、设施之后要把电源关掉，以免发生失火、漏电事故造成人员和财产的损失。而配电人员正是直接对此事负责的人员，所以秘书要及时通知配电人员关闭不用的电源以确保会场安全。会议结束后也要及时通知各种服务人员各守其职，做好各自的事后工作。如餐饮人员要把餐具及用具收拾好备用；保卫人员要站好最后一班岗，保证与会人员安全离去。这就需要秘书协调好各部门的关系，上下通力合作完成最后的工作，使会议取得圆满的成功。

③清除和销毁多余的纸张。

有些文档经过会议承办后已经失去保存价值，可采取销毁方法。过去大多用撕毁或焚烧手段。焚烧较为彻底，但可能造成污染，甚至有引发火灾事故的可能，同时也是对资源的浪费。撕毁则由于主客观原因不易彻底，可能造成泄密。所以现在有条件的单位均采用专门的碎纸机，这种方法既彻底又安全，也不会污染环境，将文书切成碎屑还可回收再利用。

（2）向与会者发送一些补充材料

会后向与会者发送的评估问卷的回收率是不同的。为了鼓励与会者提供反馈信息，有些会议在问卷中还附带了一些会议发言的讲稿、全套会议发放的材料或讨论组的报告。有些会议会把这些材料发表或出售，但是通常会免费为与会者邮寄一份。

（3）收集和记录人们对未来会议好的建议

在进行会议策划的时候，承办者和策划委员会常常有一些好主意，但是由于不适合当前的会议而被否决了。应该建立一个系统来记录这些想法，以便人们以后参考。

在会议进行过程中，作用显著的想法应该引起人们的格外重视，并记录下来作为以后会议的参考。从与会者和其他人提供的评估信息中也可能有一些很好的想法——这些想法也应该记录下来为以后的会议提供参考。

（4）为下一次会议筹划准备

假设主办者要举行另一个会议，那么下一次会议的承办者和策划委员会——即使人选可能与本届不同——不应该再次从零做起。许多与会者可能都对会议的历史十分了解，而且对会议也有一些具体的预期，这些都是承办者和策划委员会应该注意到的。如果主办者以前也主办过会议，那么在本次会议的策划过程中，参考过去会议的资料就是第一步。

（5）制作备忘录作为会议历史记录

组织任何会议，都会以某种形式对会议进行一些记录，而对会议发言人的总结就是一种非常重要的会议记录。这些信息应该保密，只有得到会议主办者或承办者的许可才能接触到。制作这些总结有两个目的，第一，主办组织中的其他人在筹备以后的会议时可能会考虑邀请与本次会议相同的发言人，如果保留有一些关于这些发言人的信息——即使没有评价——将大大节省时间和精力。第二，这些信息对发言人也具有参考价值。

这些备忘总结中也可以包括会议承办者和秘书处工作人员与发言人合作的感受，但是这些评论应该在归入备忘录之前进行适当的调整，以免使所有相关的人员陷入尴尬境地。该备忘录应该包括与每个发言人进行早期协商的情况，发言人提交的建议表格、相关的合作情况、费用方面的协商结果以及会后对该发言人所出席会议的评价。

2.会后评估体系应科学而完整

企业召开一次会议，尤其是一些较重要的会议，组织者和上级领导若想清楚会议的效果如何，需要对会议进行评估。评估就是收集与特定目标相关的信息及类型的活动，通过评估，会议承办者可以发现会议的实施效果。总的来说，就是检查会议进行得如何，以及检验与会者从会议中得到了什么收获？

对于会议评估不能想当然，会议组织者应该了解主办会议领导是否希望和如何进行这项工作。为什么要进行会议评估呢？其主要目的是为了知道：①会议目标是否得到了实现；

②会议的成本效益如何（是否超支，以及是否赢利）；

③与会者是否感到满意；

④在以后的会议中需要进行哪些改进。有时候，会议主办者并不要求进行会议评估，这时承办者应该尊重主办者的决定。而不进行会议评估的最常见原因就是这项工作需要的成本太高，主办者也不想用评估结果做什么事。

从以往的会议组织看，大多数会议评估都强调定量的一面或数字处理。定量评估将各种数字进行运算和统计分析，从而建立各种方式（方法、中介、模型），用以进行比较或深层分析。毫无疑问，任何评估都要包括定量操作的部分，而计算机的使用更促进了人们使用定量方法。

但是，随着变化与发展，企业目前对会议评估的定性方法给予了更多的重视，检查会议效果的一些“软”数据也出现了更多收集和处理的新方法，但是目前看，如果缺少科学的手段与方法，对会议进行定性评估依旧比较困难。相比之下，定量研究比定性研究更容易设计、操作和分析。不过，两个方法都有其各自的优势和局限，在进行会议评估策划的时候应充分考虑到。不管是定量评估，还是定性评估，都须遵从这样几个步骤：

（1）确定评估方案的策划负责人

负责策划评估方案的人选将决定如何进行会议的评估，因为负责人的能力将直接在他的设计中反映出来。会议承办者可能亲自负责策划评估方案，也可能将这项工作外包给专业公司完成。负责人必须明确评估的项目、制定合适的数据收集工具、安排进行评估和数据收集、分析数据以及准备报告。评估方案的策划者可能参与评估的实施，也可能不参加。

（2）确定谁来进行会议评估

经常主办会议的企业常常在企业内部由专人或专门的部门来负责会议评估的工作。有些公司也可能把这项工作交给自己的人力资源部门负责。还有的会议主办者把会议评估工作外包给专业公司，不过这样做成本比较高。为了有效地完成评估工作，外部专业公司可能需要从策划阶段开始参与会议的整个过程。会议评估也需要在会议过程中做一些现场工作。

不管由谁来进行评估，一个基本的要求便是认真负责、实事求是，否则将完全失去了评估的意义。

（3）确定谁将参与评估

会议评估的结果，应当收集来自各个方面的意见，这和参与评估的有关人员有直接关系。所以，参与会议评估者应该是能够对每项评估提供数据的相关人员。因为每一类回答者都能从不同的角度对一个评估项目提出意见。例如，即使策划委员会的成员也参加了会议，他们也不应该作为与会者被征求意见。评估过程需要根据所需信息的细节程度对不同的回答者人群运用许多不同的数据收集手段（问卷、采访等）。

同时，也不是所有的回答者都必须对所有的评估项目发表意见。例如，策划委员会不必对指导委员会发表意见，因为后者开始行使职能的时候，前者的工作已经结束了。还比如，与会者通常也不对组织者作出评估，除非组织者在会议过程中经常接触或者是提出专门要求。

（4）确定会议评估的内容

实践表明，如果要对会议的所有因素都进行评估将耗费大量资源，而且结果也往往得不偿失。会议组织者和评估者应该根据具体的会议决定最后的评估内容。

3.分析会议效果，得出评估结论

（1）正确地选择评估时间

进行评估的时间将影响到反馈的情况。例如，在单场会议后，与会者还没有离开会场前立即进行的评估可能会受到“光环效应”的影响，数据反映出的更多是与会者对会议的感觉，而不是从会议中得到的收获。可能发言人在会议上讲了有趣的故事或使用了具有戏剧性的视听设备，从而使与会者受到热烈气氛的感染。也可能是会议日程安排生动有趣有新意使与会者忽略了会议内容本身的质量等。虽然评估表格可以用比较慎重的措辞来尽量减少这种影响，但是与会者的回答还是更倾向于他们当时的主观感觉。在某场会议后一天或几天再进行评估时，与会者可能作出完全不同的回答。这时与会者感觉将在某种程度上被对会议主题的客观看法所取代，他们的反馈可能仍是正面的，但其中的原因已经不同了。

在会议结束时当场回收评估表格也有一个重要的缺点：对会议感到不满的与会者可能在对其作出评估前就已经离开会场了。这样，他们的不满就没有被算入评估数据中，从而得到了扭曲的评估结果。会场管理者可鼓励那些提前退场的与会者填写一张卡片，但是这些与会者却只想安静地离开，以便去参加其他的活动。同样的，有些与会者在会议进行的中途才来到会场，所以他们作出的评估可能不如听到了整场会议的与会者的意见那么有价值。为了将这些与会者进行区分，需要做的工作不仅仅是提供足够的评估表格。对表格进行分析的人应该注意，这些表格并不是对该场会议精确的评估。

因此，应该根据具体的目的来安排评估的时间。如果评估的目的是看与会者是否从会议中有所收获以及他们是如果利用这些会议体验的，那么评估就要等与会者有足够的时间将从会议中得到的收获应用于实践之后，才能进行。如果评估的目的是想知道与会者是否在会议中得到了乐趣，就应该在会议结束后立即要求他们提供反馈信息。

在会议结束几天或几周后再请与会者提供反馈意见就要求他们进行回忆，而会议结束后发生的许多事情可能使他们很难回想起某场具体的会议，也就无法对其作出评估。另外，回答者可能根据自己的主观感觉对各场会议作出评估。这些不足之处说明，可能还是在各场会议结束后立即请与会者提供反馈意见比较好，即使这样做可能使他们的意见受到光环效应的影响。

（2）使用科学评估方法

最常见的评估方法就是使用问卷，长度从一页到几页不等。设计问卷需要一定的技巧，而不是简单地提几个问题。前面介绍的评估表格，就是一个典型的短问卷。问卷在使用之前必须经过测试，以保证上面的问题都清楚了，而且回答者可以很容易地作答。

在封闭型问卷中，回答者通常只能选择“是”或“否”（虽然可以加一些其他的选项，如“不知道”、“不清楚”等，但是一般情况下最好不要使用这类选项，除非单纯的是非选择明显地限制了有些回答者）。封闭型问卷还可以使用不同程度的选项，如从“不满意”到“很好”，为回答者提供彼此没有重叠的选项。这种选项也可以用数字表示，不过问卷指导中应该对数字的意义作出明确的规定，最好设置偶数个选项（一般是4个或6个），以防回答者选择最中间的一个选项。

开放型的问卷要求回答者写出答案。这需要时间，有些回答者可能不愿意投入这么多的时间，或者在表达上有困难。对此应采取参与者自填答案和调查者问后填写两种方式结合在一起使用。

评估还可以使用采访的手段，既可以是在决定时间提出正式的问题，也可以是开放型的采访，使用比较宽泛的问题。这种方法需要经验丰富的采访者，而且需要大量的时间，不过可以得到一些与问卷不同的数据。有些与会者比较喜欢采访的方式，这样他们可以更充分地表达自己。没有必要采访所有的与会者，而且使用一些技巧就可以保证得到足够的样本。

采访不一定是一对一的方式，甚至不一定有采访者。例如，可以邀请接受采访的与会者集合到一个房间里，在那里他们可以找到一份问题的列表，然后对着录音机说出他们的回答。也可以用录像机来完成这种采访，不过需要有一位机械师来操作设备。

收集数据的方式必须与数据处理或分析的方式相适应。计算机可以出色地对问卷中的定量数据进行处理，但是在处理开放型问卷时就不是很有用了。不过，如果各类数据收集得都很多，还是应该考虑使用计算机。

小型会议可以用问卷或采访的方式从所有的回答者那里收集数据，但是对于大型会议的评估来说，要采访所有的与会者就不大可能了，所以在这种情况下应该运用一些取样技巧。大型会议可以用问卷来收集数据，但是在分析结果中应该显示出回收的问卷与全体评估人群之间的比例。

（3）鼓励与会者现场对会议作出评估

对于指定与会代表的会议，参与会议评估可能是命令性的，但是对于不好确定到会人员的会议和公众大会来说，必须给与会者一些鼓励，才能吸引他们参与评估。要鼓励与会者提供评估数据有几种办法。各场会议的管理者或会议组织者可以经常提醒与会者填写评估表格，这应该在各场会议结束时进行，并给与会者留出几分钟时间当场填写表格，然后再离开会场。在现场评估时要注意：

①收集评估表格的过程应该尽量简单。

在小型会议中，可以安排一名或几名会场管理者或职员在会场的各个出口在与会者退场时收集评估表格。另一个方法是在会场或大厅中设立回收箱，但是这样做能够收回的问卷不如前一种方法多。

②定性数据可以用描述性的报告来表现。

一些阅读报告的人只对大致的结论感兴趣，而另一些人则希望得到相关的细节，所以在设计报告结构的时候要考虑到两类受众的需求，可以在报告的开始总结性地提出评估结论，然后再详细展开说明。

（4）监督评估结果的应用

早在策划会议评估的同时应该考虑到如何使用评估结果。往往人们在对会议做完评估之后，就把结果放在一边，不再采取任何相关的行动了。

会议评估反馈的结果的两个主要用途：一是总结本次会议，二是为以后的会议提供参考。评估结果可以由各类回答者共同分享，不过这并不意味着他们每人都要得到一份评估报告。例如，如果分析关于会议地点的数据并没有得出任何显著的结果，那么就没有必要给会议地点邮寄评估报告了。对评估结果最重要的使用在于以后的会议，有关的负责人应该确保有这方面需要的人都能得到评估结果。

4.与会人员自我评估，全面跟进

会议的评估和总结，不光是会议组织者要进行的工作，对于会议参加人员同样具有重要意义。会议主持人评估主持水平和效果，明确会议目标的实现程度、会议进程的控制技巧，对会议组织者正确评估会议具有重要参考价值。其他人员通过自我评估，有效了解自己在会议中的表现和发挥的作用，对于提高参与会议的能力大有帮助，从而达到全面跟进。

（1）会议主持人的自我评估

①准备。

a、目的：我知道这次会议要实现的目的，或我不知为什么举行会议。

b、会议议程：我至少在会前两天发出会议议程，或我在会上发放会议议程。

c、与会者：我选定或影响对与会者的选择，或我让与会者的各部门代表决定。

d、会议地点和布置：我检查会议室及其布置情况，或开会时我才去看看。

②主持会议。

a、总结：讨论中我概括总结相关要点，或我让他们自己做出总结。

b、打断：我不打断会议进程，或我经常打断会议进程。

c、提问：我提清楚的问题，我问公开的问题，我问无关的问题，或我提保密的问题。

d、感受：我感到轻松且精力集中，或我感到紧张难以放松。

③得分。

每小项1-7分，由左至右依程度递增。如果得分为27分或27分以下，那看来会议主持人主持得很好，得分在36分以上则预示着可能在主持人角色方面存在着某些问题。

（2）会议参与者自我评估

①准备。

a、目的：我清楚我开会要实现什么，或我不知道为什么要举行会议。

b、文书工作：我在会前已看了议程和附件，或我开会时才看。

c、与会者：我与其他与会者交流了对主要议程的看法，或我在会上了解他们的看法。

d、事先告知：我已告诉主持人我支持议程上某个议题，或我在开会时告诉主持人。

②进程。

a、发言：我讲话清楚简洁、相关联，或我随意漫谈进行无谓评论。

b、打断：我不打断会议，或我经常打断。

c、提问：我提清楚的问题，我问公开问题，我问无关的问题，或我问保密的问题。

d、创造性和革新：我提出解决问题的新方法，或我只关心自己的事。

e、感受：我感到轻松且精力集中，或我感到厌烦紧张，难以放松。

③得分。

每小项1-7分，由左至右依程度递增。如果您的得分为30分或30分以下，看来您的参与状态良好；若得分在40分以上，可能预示着您对于会议及您在其中的角色有某些问题。

（3）会议发言人自我评估

①准备。

a、目的：我清楚会议的主题和实现的目的，或我不清楚为什么举行会议。

b、与会者：我充分了解与会者，或我对与会者一无所知。

c、相关信息：我对会议的相关信息知悉，或我不知道其他相关信息。

d、讲稿：我提前准备好讲稿，或我没有准备讲稿。

e、辅助设备：我告诉会议组织者所需辅助设备，或我没有告诉会议组织者需要哪些辅助设备。

②讲演。

a、相关性：与主题密切相关，或与主题不具有相关性。

b、气氛：会场气氛活跃，或会场气氛沉闷。

c、兴趣：与会者对讲演很感兴趣，或与会者对讲演无任何兴趣。

d、提问：接受与会者提问，或不接受与会者提问。

e、见面：安排和与会者见面，或不安排和与会者见面。

③语言。

a、清楚：我清楚陈述，或我对观点陈述不清楚。

b、简洁；我语言简洁，或我语言罗嗦。

c、生动：我表达生动，或我表达乏味。

④得分。

每小项1-7分，由左至右依程度递增。如果您的得分为39分或39分以下，看来您的讲演水平良好；若得分在52分以上，可能您的讲演水平有待提高，对会议所起作用很小。

5.总结经验，为下一次会议作好准备

一份好的会议的总结应能指出会议的成功经验和不足之处，这对于下次召开会议以及增强未来的工作关系、落实会议精神以更好地发展企业都非常有价值，因为这是企业领导者和会议的组织者共同的期望。

会议总结一般包括：

（1）对会议的主要内容正确评定

好的会议总结应该是提炼出有意义的问题。例如，会场条件与会议报告相比，前者显然在总结中微不足道。但是与其他问题相比，这个问题显得不那么重要，比如演说内容的评判。任何会议总结应该包括这样几个主题：

①原定会议目标的实现。

②报告内容与相关程度。

③会前沟通。

④会议活动。

⑤会议的价值（对代表而言）。

值得注意的是，作为会议组织者和总结者，要尽量避免把自己的喜恶融到问题里，否则总结将失去价值。

（2）提交总结结果

在提交会议总结报告之前要先做一些思考。内容不可冗长，把总结中的结论集中到重要的问题上，用统计数字以及每个结论的有代表性的例子支持总结中的结论。

以下是一个真实的会议调查摘要。会议在中国南部海岸一家度假酒店举行，参加会议的人是来自世界各地的高级管理人员。整个会议由两部分组成：常规会议和学习如何驾驶一般19世纪横帆大帆船。

①会议总评价

a、整个会议最不尽如人意之处是外请的演说者（演说者A除外）——演说者B和C得到的评价最低。不过，所有的演说者都有自己的听众群和批评者。

b、演说者A是会议的最“亮”点之一（这也许表明与会代表对具有国际知名度的名人身份能做出更热烈的反应！）

c、作为会场和就餐场所，酒店得到较高的评价，住宿标准稍逊色一些。不过，有几位代表认为酒店的服务有下滑的趋势，并且对它的5星级别提出质疑。

d、驾驶帆船的创意得分最高。得分几乎接近满分，绝大多数代表给出的评价为“优”。

e、得分方面名列第二的是会议行政部门的表现。

f、另一项得到较高评价的是会议的文献工作——虽然有意思的是几位代表没有为这项内容打分，另一些代表则表示他们认为这个方面并不重要。

②分类评价总结

肯定否定将来参考价值□成功的会议，准备充分、组织有序、进展顺利（比去年会议有很大的起色——没有可比性！）□活动安排问题——要么减少驾船，要么增加会议，以保证更多的商务会议□把更多的注意力放在工作上，尤其是各方向的战略目标及发展上□观念新奇大胆，比较激进，效果不错□应把更多的时间花在团体行动计划□突出各个方面的重要的/有代表性的发展结果□“活动”内容带来了会议的成功，而且成为营造团队感情和提供互动的极好的手段□会议本应更长一些（一天最好）□邀请更多的内部演说者，例如：理事会成员、新加盟人士、管理人员□提供了一个为共同目标而合作的机会，因此加深了团队感情□会议目标定得太高/会议没有达到预期目的，目标定低一些会好一点□会议每隔一年召开一次□提供了与同行交流的机会，结交了新朋友□非正式交往的休闲活动时间太多了一点[]□将来会议要开得更频繁一些——至少两年一次□把会议和航海放在一起增加了效果（包括会议主题和名称）□外请演说者没能为会议增添光彩，他们的讲话没有新意□会场出入要更方便/提高标准

在上面的例子里，百分比显然没有全面的发现重要，不过，主办这次会议的人可以从这些总结评价中得出这样一个结论：公司下次举办类似的会议时，他们会在聘请演说者时更慎重一些，而且会花更多的时间讨论未来的计划。

会议结束后的总结报告（包括任何实事求是的研究），只要在当企业根据这份报告采取改进行动时才是有价值的。有些发现可能会告诉我们一些细微的工作进步，这些进步，当被视作是一整套小的措施时，将有利于改进卫生和便利设施的问题。然而，会后总结的真正价值在于去发现会议为代表们提供的与他们期待的两者之间的任何重大分歧。无论它是一个公司内部会议还是代表们要掏钱才能出席的会议，如果演说内容出了问题，组织工作做得再无微不至也不能算是好的会议。只有实事求是地向代表们进行调查总结才能找出问题的症结以及避免下次会议再次发生此类问题。