十八、应用文的特点与写作要求

1.应用文的性质和类别

（1）应用文的性质

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在工作、学习和日常生活中处理事务、沟通关系、进行社会交际中使用的具有一定格式的文章的总称。

在现实社会里，有许多工作都离不开写计划、总结，或是写调查报告等。搞经济工作的免不了要写合同，一个演讲者在演讲前要写演讲稿，任何人在生活中都少不了要写书信，这些都需要了解和掌握应用文写作的基本知识。应用文就是我们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。

应用文的写作源远流长，历史悠久。殷墟出土的甲骨文可以证明，从有文字开始就有了应用文。春秋战国时期，较为盛行的应用文就有四种：书、檄文、辞令和盟书。其中，“书”是用以阐明政治主张；“檄文”多用于声讨和征召，有时也用于晓谕；“辞令”用于外交；“盟书”则用于诸侯之间的盟约。

纵观古代应用写作，可谓名篇荟萃，佳作如林。如西汉时期邹阳的《狱中上梁王书》，晁错的《论贵粟疏》，司马迁的《报任安书》；三国时期曹操的《让县自明本志令》，诸葛亮的前、后《出师表》，稽康的《与山巨源绝交书》；西晋时期李密的《陈情表》，张载的《剑阁铭》；唐代韩愈的《祭十二郎文》，刘禹锡的《陋室铭》，魏征的《谏太宗十思疏》；宋代欧阳修的《答吴充秀才书》，王安石的《答司马谏议书》，李清照的《金石录后序》，文天祥的《指南录后序》；明代宗臣的《报刘一丈书》；清代林觉民的《与妻书》等，都是古代应用文写作中的代表作，堪称古代优秀应用文的典范。

在现代社会里，人们活动的范围更加广泛，信息的交流和事务处理更加频繁，应用文越来越显示出它的重要作用。甚至可以说，在所有的文章体裁中，和人们关系最直接、使用频率最高的，要数应用文。

近年来日益发展的电脑和办公自动化，为传统的应用文写作开辟了一个光辉灿烂的前景。有了汉字输入输出技术的操作系统、汉字的高级计算机语言和应用软件，对于利用软件进行应用文写作，带来了极大的方便。这不仅会大大增强应用文的应用性，还将带来应用文本身的新的变革。

（2）应用文的类别

应用文使用的范围很广，种类很多，不同部门、不同单位都有其常用的应用文。而且随着社会历史的发展和科学技术的进步，社会活动领域的不断拓宽，新的应用文文种还在不断出现。关于应用文范围的界定和分类，目前众说纷纭，尚难统一。根据不同的分类标准，有若干不同的分类方法。比如，根据应用文的性质内容划分，可以分为公文、事务性文书、礼仪类文书等；根据专业范围，可分为机关应用文、财经应用文、商业应用文、科技应用文等等；根据使用对象，又可分为学生应用文、职工应用文、农民应用文、干部应用文以及大众应用文等。这里，我们根据应用文在行政管理范围内所具有的功能及其内容，把它归纳为机关应用文、专业应用文和日常应用文三个大类。

①机关应用文

机关应用文是国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理工作中为交流信息、规范行为、组织生产、指导工作、协调步调、检查情况所经常使用的、具有特定格式的一大类文体的总称。机关应用文可分为公文和事务文书两种。公文一般是法定性公务文书，1987年2月国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》中，将公文规定为10类、15种。即命令、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要等。事务文书一般是非正式通用的公文，大多不具法定性。事务文书又可分为内务文书和外务文书两类。内务文书是指党政机关、社会团体、企事业单位内部在实践活动中为开展和总结工作而形成的、只供单位内部了解、掌握和使用的一种应用文体，如计划、总结、调查报告、章程、制度、条例、简报、会议记录、大事记、签报等。所谓外务文书是指国家机关、社会团体、企事业单位及个人在处理各种对外事务中形成的、体式完整、内容系统的一种应用文体，如贺电、祝辞、请柬、聘书、讣告、悼词、意向书、合同书、协议书、外事函件、外事电报、声明、启事等。

②专业性应用文

专业性应用文是在一定工作部门、业务范围内专门使用的一种文体。专业应用文有财经文书、外贸文书、科技文书、教育文书、医疗卫生文书、司法文书、军事文书、外交文书等等。

③日常应用文

日常应用文是国家机关、社会团体、企事业单位或个人在日常生活、工作和学习中，交流思想、联络感情、沟通信息、处理公私事务所使用的、具有习惯格式的一种文体。如书信、日记、笔记、自传、鉴定、条据、对联、寻物启事、招领启事、遗失启事、征文启事等等。

2.应用文的特点

（1）使用广泛，对象明确

应用文的内容涉及社会生活的各个领域，使用范围非常广泛。例如，人们在日常生活、学习或工作中，要相互联系、商洽事情、交流思想、表达感情等，离不开事务应用文；党和政府宣传各项方针、政策，颁布重要法规，任免、奖惩有关人员，对重要事项或重大行动做出安排，召开会议等等，离不开公文；社会团体、企事业单位办理公务，进行有效管理，处处需要应用文。总之，无论是处理公务还是办个人私事，时时处处都需要应用文。

应用文是为处理公私事务、解决实际问题而写作的，一般都有着特定的对象。它不像文学作品那样，读者爱读则读，不爱读则可不读。它对特定对象有着较强的约束力。如，公函、会议通知之类，写给某个单位、团体或个人，他们就得非看不可；再如规章制度，它是在一定范围内制定的一种具有法规性与约束力的文件，要求有关人员必须按章办事，共同遵守。

（2）内容具体，真实可靠

应用文是据以办事、解决问题的文章，特别注重实际，讲求实效。因此，写作时应注意材料真实，情况准确，要求具体，办法切实可行。应用文不像文学作品那样可以进行艺术概括，或任意虚构和夸张。它所反映的人和事，都应当是真实可靠的。例如工作中的成绩与不足，经验与教训，正确与错误，都必须实事求是，既不能歪曲事实，文过饰非，也不能任意夸大或缩小。一份起诉书，如果材料虚假，就成为诬告；向上级请示、报告，材料虚假，即是欺骗上级领导；一篇市场预测报告，如果材料不真实，它的结论肯定是不正确的，那将影响经济效益。

（3）约定俗成，格式固定

在长期的写作实践中，应用文逐渐形成了某些相对固定的惯用格式，这些格式约定俗成，一般不宜随意变动。比如，行政公文的各组成部分和特殊标记、表达区域，都有固定格式；事务应用文如书信、条据、简报等也有较固定的格式；经济应用文中的合同、招标书、投标书，礼仪应用文的讣告、悼词等，同样有约定俗成的格式。有了格式，就有了行文的规范和统一要求，这不但便于人们学习和掌握，而且条理清楚，使用方便，有利于提高工作效率。正因为这样，写作应用文不能随心所欲，各行其是。如果格式不对，就会给别人的理解带来困难，有时还会带来工作的失误。

当然，应用文的格式不是固定不变的，随着社会的进步和应用文本身的发展，这些格式也将发生变化，也将会有所创新。但这种变化有一个过程，不是一朝一夕就会变的，写作者不能随心所欲地改变它们。

3.应用文的功用

随着社会的发展，时代的前进和科学技术的进步，应用文的用途越来越广，作用也越来越大。具体来说，其功用主要表现为以下几个方面。

（1）指导功用

各级党政领导机关，要利用应用文指导工作，通过它来记录和传达领导意图，以便使政令畅通。机关各部门可以通过应用文、特别是公文，把上级的精神、要求以及有关的情况传达下去，通过命令、指令、指示、批复、决定、决议、通知等形式，来部署具体措施和步骤，使人们的工作有章可循，任务明确，步调一致。同时，各单位、各部门，也常常要通过计划、总结、简报、会议报告、调查报告等形式来反映工作情况，总结工作中的经验教训，部署新的任务和要求，使人们知道该干什么，不该干什么，应当怎样干等，以保证各行各业的工作有组织、有领导、有条不紊地进行。可见应用文对于开展日常工作具有较明显的指导作用。

（2）宣传教育功用

党和政府的各项方针政策、法律法规的贯彻实施，各条战线工作任务的完成，主要不是依赖强迫命令，而是首先通过宣传教育，使这些方针政策深入人心，提高广大干部和群众的积极性，促使他们自觉地贯彻执行。而宣传教育的重要手段和基本途径便是通过各种应用文，以它们为媒介来具体实施。

（3）通报功用

通报功用是指导功用和宣传教育功用的基础。我们知道，应用文的正常流通，可以使文件精神上传下达，经验相互交流，信息及时传递，从而成为人们正确地进行社会实践的前提。如通过指示、报告，可以使上级了解情况，便于指导工作；通过典型经验的总结、推广，可以以点带面，推动工作。倘若这些渠道受阻，就会造成整个管理体系失灵。因此，应用文是传达情况、交流经验、推动生产、改进工作的工具。

（4）联系业务功用

社会是一个有机的整体，是一个网络系统，上下左右都要发生各种业务联系。下级的希望要求、工作状况，各种新情况、新问题、新经验，需要向上级反映，也需要得到上级的支持和帮助；上级制定的方针、政策、指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门之间要洽谈工作、交流情况、交换信息，要协作共事。所有这些，都需要应用文来承担。应用文的联系作用，使得全社会这个网络系统成为运转正常协调有序的有机整体，使得全社会的管理工作能够有秩序地进行。

（5）积累资料功用

许多应用文记载着各个历史时期国家发布的政令、法规，反映着各个阶段政治、经济、文化各方面的成果，积累着某些社会变革、重大事件的资料。所以，应用文还是积累和提供历史资料的可靠工具。

最后，应用文还具有凭证和依据功用。例如应用文中的合同、协议、公约、调解书以及司法文书中各种笔录、证明信等，都是直接的凭证和依据。各类行政公文在审阅办理完毕以后，一般都要将那些有保存价值的文书立卷归档保存起来，转化为档案，以备查考，这正是它们的凭证和依据功用的具体表现。

4.应用文的写作要求

（1）符合党和国家的路线、方针、政策

应用文写作，特别是公文应用文的写作，在指导思想上必须符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。要站在党和人民的立场上，从党和人民的利益出发考虑问题，分析、判断客观事物，解决现实生活中的各种矛盾和问题。写公文，应始终把党和国家的路线、方针和基本政策、现行政策以及人民群众的根本利益作为出发点和归宿；各种法律文书，本身就是政策、法规的具体体现；订经济合同，必须符合经济政策；制作广告，也必须符合有关政策、法规的要求；写其他各类文稿，同样要体现党和国家的路线、方针、政策的基本精神。有的文稿，受到各方面一些具体情况的制约，这就要注意横向联系，使文稿内容与多方面的具体方针、政策一致，不致产生矛盾和抵触。总之，撰文者应有很强的政策观念，有相应的思想和政策水平，有严格遵循党和国家路线、方针、政策和法令、指示拟写文稿的自觉精神，否则，在撰写中忽略了党的路线、方针、政策的指导作用，那就必然不能保证文稿的质量，甚至会给党和人民的利益带来损害。

（2）思想重视，态度严肃

写作应用文是一项严肃的工作。许多应用文以机关、企业的名义发文，每句话、每个字都会产生很大的影响。因此，必须以高度的责任心来对待应用文的写作。正如有同志说的，应用文的作者应该意识到：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”这在一定程度上说明了写作应用文的政策性和严肃性。

应用文写作应当在领会政策和上级意图的基础上，深入了解当时、当地和本单位的实际情况，把主观能动性和客观实际和客观需要结合起来，使每一篇文稿都文必有用、文必适宜，发挥应有的作用。选用材料时，一定要反复核对，做到确凿无疑。不能用那些道听途说的间接转引的东西，更不能凭空捏造，无中生有，或是张冠李戴，移花接木。叙述事件，可进行适当的提炼、加工，精简文字，但不能随意夸饰，不能随心所欲变动情节，或夹杂个人感情作变形处理。引用数字要有根有据，结论要确实可靠。拟稿时，如发现有不合实际的情况，即使是领导的意图和指示，拟稿人也有责任及时提出，实事求是地加以修正。作为应用文的作者，切忌脱离实际，闭门造车，粗枝大叶，草率从事。那些不能真实反映客观实际的文稿，只会贻误工作，既损害党和人民的利益，也损害自己的形象。因而，写作应用文必须做到既对上级负责，又对下级负责，也对单位、对同志负责，同时还要对个人负责。

（3）安排周密，结构完整

应用文的内容不管是复杂还是简单，写作时都应对结构作周密安排。动笔前，作者要做到胸中有全局。因为应用文和它的实用性紧密相连，作者往往要通过综合各方面的情况，得出符合实际的结论，为领导当好参谋和助手，或是为某一目的来协调关系，沟通信息，上传下达。因此，作者首先要弄清行文意图和不同应用文的文体格式与要求，细心研究所用文种的性质作用、对象范围、行文方式等。这样才有可能写出记事明畅、说理透彻、结构严谨、条理清晰的应用文。

（4）语言平实得体，表达简明扼要

应用文尚质求实，要求语言简朴，表达明确而简练。它不像文学作品那样可以用绚丽多彩的华丽词藻描绘事物，不宜使用繁琐冗长和华而不实的形容、修饰成分。语言应尽量简洁朴实，明快自然，通晓易懂。一般不用拟人、夸张、比喻、反语、双关等修辞手法。

应用文的语言要受到目的、对象、条件的制约，因此用语一定要得体、明确，既要注意到社会效果，又要使有关读者一目了然。如颁布政令要庄重严肃，提出申请要真诚平和，写书信要亲切礼貌等。

有许多应用文具有法定权威和行政约束力，抑或是明显的规范作用，因此用词一定要准确，不能含糊其词，模棱两可，以免发生歧义或误解。如书信中的致敬语“教祺”、“编安”，公文中的“抄送”、“报送”，悼词中的“安息”，挽联中的“千古”等等，都要区分对象，正确使用。1987年2月国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》规定：撰写应用文时“情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。”这对于我们学写应用文，有着重要的指导意义。