十九、各类应用文的写作方法

1.书信的写作方法

书信，是人们日常生活和工作中用得最广泛的一种应用文。它是人们相互联系，相互交往普遍使用的一种交际工具。

书信的种类很多，常用的有一般书信和专用书信两种。用于亲友、同志间的称一般书信；用于单位间的称专用书信。这两类信的书写格式基本一样，不同的是：专用书信内容简略，用事务语体，一般不用问候语，信末具名处一般要加盖公章，且通常要在第一行正中写上书信的名称，如：介绍信、证明信、公函、申请书、建议书、聘请书等；一般书信是亲友、同志间交流思想、交流感情的，所以在写法上要比专用书信来得自由。信里可以叙事，可以议论，可以描写，还可以抒情。但它又不同于一般的记叙文、议论文、抒情文，它在内容和结构上，不必都要围绕一个中心，几件事情之间也不一定要有什么逻辑关系。它可以从实际出发，需要写什么就写什么。总之是，把自己要说的话，要讲的事说明白就行。

考虑到中学生的应用范围，我们这里只讲一般书信。

一般书信由七个部分构成。这七个部分是：称呼、问候、正文、结尾、具名、日期、信封。有些信写完了，又想起了一些什么要补充的，可以作为附言加上。

（1）称呼

称呼写在首行顶格位置，单独成行，后加冒号，表示下面有话要说。

如何称呼，要根据写信人和收信人的关系而定。一般说，平时口头怎样称呼，信上就怎样称呼，有时，为了表示郑重和尊重，可以用职务名称来称呼收信人，如“刘校长” “孙教授”“张大夫”“杨处长”等等。对特定的对方，称呼前边还可加上“尊敬的”“亲爱的”一类形容词，以表示尊敬与喜爱之情。

（2）问候

问候是对收信人的一种礼节，有表示礼貌和转入下文的作用。问候什么，话题很多。如“您好”，“近来身体好吗”，“久未通信了，很想念您”等等。

（3）正文

正文是书信的主体。写信人要说的话，要办的事都在这一部分。

信的正文写作要注意清楚、简洁、礼貌。所谓清楚，就是要把意思表达清楚。意思说不明白，对方只好写信来问，不仅误事，也很麻烦。所谓简洁，就是要写得简明扼要，有话即长，无话则短。废话多了，不仅浪费对方的时间，而且往往妨碍收信人对信里重要意思的注意。礼貌，就是要根据收信人和自己的关系，注意措辞的恰当分寸。关系不同，不仅称呼、问候不同，措辞、语气也要不同。即使是和对方争论问题，也应该是心平气和，“理”“礼”齐全，使对方乐意接受。另外，信的字迹工整清楚，也表示着对他人的尊重。

（4）结尾语

正文写完之后，一般还加上致敬或祝贺的话来收束全文。如“敬颂安吉”“顺祝健康”等等。此类结束语也要根据对象的不同而有所不同。如是长辈，可写“敬祝健康”；如是晚辈，可写“愿你进步”。总的原则是，结尾的祝愿要使对方感到亲切，是由衷的祝愿。结尾语一般分两行写。如“敬颂安吉”一句，“敬颂”两字提行后空两格写，“安吉”另起一行顶格写，后面不必加感叹号。

（5）具名

具名横书写在右下方，直书写在左下方。具名可以写关系，如“弟王大平”“孙女刘小兰”。给儿女写信，一般不具名，只写“爸”“妈”或是“父字”“母字”。

（6）日期

日期写在具名的下边，最好年、月、日都写，几年后翻阅，不致于因某项漏写而造成麻烦。有的在年、月、日之后，加上“晚”“×时”“于××”地方，那就更具体了。

（7）信封

信封的内容分三部分，包括：收信人的邮政编码、详细地址；收信人的姓名；寄信人的地址、邮政编码(有的还在信封上写上寄信人的名字)。

横书信封，收信的地址在左上方；直书信封，收信地址在右上方。地址要写全称，不可乱简化省略。寄信人的地址也要写清楚，这一是便于对方回信，二是万一投递不到可以退回。

2.读书笔记的写作方法

读书笔记，简言之，就是阅读报刊、书籍所写下的笔记。写读书笔记，不仅可以帮助我们记忆，锻炼我们的思考能力，而且可以由此积累对我们的学习、写作有用的资料，这些资料一经整理，进行科学分类，便是为自己熟悉的百科全书。从这些笔记中，我们可以产生新的思考，新的见解。所以，重视做好读书笔记，不啻为一种提高读书效率，锻炼写作能力的好方法。

读书笔记的形式一般分为四大类：评注式、摘录式、提纲式、心得式。

（1）评注式

阅读过程中，在原书、原文的空白处，用画符号、作评点、写心得等方式所作的一种笔记。这是最简便、最方便的一种方法。常见的批注笔记有三种：一是在句段的下方随手画上符号(如?、!、、等)；二是做眉批，即在书页的天头位置写上自己的感想、见解或疑问；三是做旁注，即在原文旁边的空白处作极简的评点或感叹。

（2）摘录式

即在阅读中将书刊中最精彩、最精辟、最有参考价值的语句或段落抄录下来，以备日后所用。这种摘录最好是带目的的(是与自己的学习、工作、研究的问题有关的)，如自己以后可引用的观点、材料、典故、数据等，可以反复阅读和可作借鉴的警句、精辟的议论、精彩的描绘等，都可以摘录下来。作摘录笔记，一要注意精心选择，抄录其确有价值的；二要注意摘录的内容相对完整，不可断章取义；三要注意写上分类题目，以方便使用；四要注明出处，以便引用和查对。

（3）提纲式

把有关读物的主要内容经过分析、归纳、提纲挈领地分条列出的一种读书笔记。提纲笔记可以按原文的章节、段落、层次，把书(或文章)的内容扼要地写出来，也可以采取原文的语句和自己的语言相结合的方式来写。

还有一种与提纲很相近的读书笔记——提要。它与提纲的区别是，提纲是逐段写出要点，提要是综合全文写出要点，它是完全用自己的语言十分扼要地写出全书(或全文)内容的一种笔记形式。

（4）心得式

心得式笔记是在读书以后写出自己的认识、感想、体会和得到的启发与收获的一种笔记。我们在报刊上经常见到的“读书札记”“读后感”就属于这种形式。

中学生写读后感常见的毛病有两种：一种是有“读”无“感”，所写只是对原文事件(或语句)的重复。另一种是“读”“感”脱节，所发的感想和所读的文章缺少联系。出现上述毛病，主要是读得不熟，思得不深所致。所以，要写好读书心得，首先要在“读”上下工夫，同时要善于从读中发挥，生发联想。这样，才能写出真正有价值的心得来。

3.日记的写作方法

何谓日记?把自己一天来所言、所行、所见、所闻、所思、所感中最有意义的那部分记录下来，就是日记。日记按内容和写作特点的不同，可分为备忘式、记实式、随感式、素材式、研讨式等多种类型：

（1）备忘式

随手记载，帮助记忆，以防遗忘的一种日记。这种日记的特点是简略，它不用记事情的详细内容和具体过程，不用描写、抒情、议论。它既可以督促自己按时办些急于要办的事，也可作为以后查对某些事实的依据。

（2）记实式

如实地写出自己一天的主要活动的日记。这种日记的特点是内容具体全面，它可以记事情的前因后果、具体过程，也可以记载自己的思想活动，行文夹叙夹议，具有生动自然的情韵。

（3）随感式

随时记录因事而产生的感想的一种日记。这种日记的特点是篇幅短小，形式上不拘一格，行文以议论、抒情为主，也可叙述、描写、说明。写时要切记做到事与感贴切，不可东拉西扯，无病呻吟。

（4）素材式

为积累写作、科研资料，对某些自然现象、社会现象进行有目的的观察之后所写的日记。这种日记在写作上最要求的是具体细致。为科学研究而写的观察日记要求准确、系统；为文学创作积累素材的日记要求生动传神，有生活趣味。

（5）研讨式

对一些有研究探讨价值的问题，进行分析查证，寻找其规律，作出判断的日记。这种日记提出问题，分析问题，解决问题，并明确地阐述自己的见解，是治学者常用的一种日记方法。

无论是哪一种日记形式，在写作时都是用第一人称，也就是说，都要贯穿“我”的言行和思想活动，此其一。其二，在写作上要放开视野。日记写法灵活，不受任何限制，上自世界、国家大事，下至个人生活的喜怒哀乐，只要有意义，都可记入。所以不存在无啥可记的问题。其三，要写清年、月、日，标明星期几，并记录这天的天气情况(晴、雨、阴、雪、风等)。多年以后翻查，便是极宝贵的资料。其四，要坚持不懈地记。写日记是一种很好的练笔和积累素材的方法，长期坚持，必有收获。有的同学在这方面缺乏恒心，三天打鱼，两天晒网，使日记变成了周记、月记甚至不记。这样，记日记便虚有形式，便不能起到充实自己、提高自己的作用。

4.讲演稿的写作方法

讲演人在公众场合发表演说时所依据和凭借的文稿叫讲演稿，亦称演说词。它是进行宣传、鼓动和在公众场合阐述个人主张所经常使用的一种文体。

讲演稿的种类很多。如各种会议上的演说、致词、开幕词、闭幕词以及欢迎词、欢送词、贺词、祝酒词等。学校里常常举办各种主题的讲演活动，自然也离不了写讲演稿。

由于演讲是面对面进行的一种宣传鼓动和交流思想的形式，所以在写作上，既要注意用充分的道理、雄辩的逻辑力量说服人，又要用真诚热烈的感情唤起听众的共鸣。

讲演稿出于它说理、论辩的需要，一般以发议论为主，有时也可叙述、描写、抒情，甚至可以插入对话，调动多种修辞手段，增强演讲的效果。

讲演稿在结构上分为三个部分：开头、中间、结尾。

讲演稿的开头，除了对不同的听众要加上各种不同的称呼之外，一般说来，开头一句就要开门见山，接触讲题，提出全文的主要内容，说明本次演讲的意图，以便听众能抓住要领。

讲演稿的中间是讲演的主体部分。在这一块里，要突出讲话的中心，反复地阐明讲演的中心问题。因为中间部分涉及的内容层次较多，所以在安排上，做到条理清楚、层次分明是特别重要的。条理的安排，或采取并列式，从几个方面来谈；或采取递进式，层层深入地去讲。不管采取哪种形式，讲话的内容都必须集中于一个中心，围绕这个中心铺陈展开，进行阐述。切不可贪多求大，把话讲散了。

讲演稿的结尾同样是很重要的。它是演讲内容的自然收束。在这里可以总括全文并揭示主旨，以加深听众印象；也可对演讲主题作出发挥和升华，以引起听众思考；还可以运用设问、祝愿、提出希望、发出号召等形式收尾，以加强演说的力量和效果。

写讲演稿，除去议论文的一般方法和要求外，还需要注意以下几点：

第一，要了解听众，做到有的放矢。讲演稿是讲给别人听的，所以在写讲演稿时，首先要了解听的对象，了解他们的思想状况、文化程度、职业状况、接受能力以及他们的心理、愿望和要求，了解他们所关心和迫切需要解决的问题。只有掌握了这些，根据听众的范围，用适合的方法去阐述自己的观点，才能做到讲演人爱听，有针对性。

第二，要有鲜明的观点。一篇讲演要有一个中心，换句话说，就是整个讲演要有一个明确的观点。赞成什么，宣扬什么，批评什么，反对什么，必须清楚鲜明，不能含含糊糊。

第三，要有充分的说理性，坚持以理服人。演讲不仅要鲜明地亮出自己的观点，而且要以充分的道理，说清楚“为什么”的问题，使听的人心悦诚服。

第四，例证要典型，要能够说明问题。

第五，要注意语言的通俗性、生动性和趣味性。听演讲与看文章不同，文章一遍看不明白可以看两遍、三遍，而听讲演只能靠听觉去感知，因此，对于演讲人来说，一定要注意演说语言的通俗易懂、清楚明白，尽量使演讲口语化，不宜用太长的句式和拗口的词语，不用容易使人产生歧义和误解的词。同时，要注意做到演讲语言的生动、有趣，适当地使用幽默材料，使听众不感到枯燥乏味。

第六，结构上要有波澜起伏。做讲演和写文章一样，最忌平铺直叙，特别是演说，平铺直叙容易使人感到单调乏味打瞌睡。因此，在内容的安排上要有跌宕变化，使讲演有张有弛，有起有伏；有强调，有反复；有比较，有照应。借以唤起听众的兴趣，维持他们注意力的集中。

第七，表达上要有感情色彩，把说理和抒情结合起来，以自己的热情之火去感染别人，打动别人。

5.新闻的写作方法

新闻，即新近发生的有社会意义的事实的报道。它包括多种体裁，报纸上常见的有消息、简讯、综合消息、评述性消息、通讯、调查报告等。

我们这里只介绍狭义的新闻——消息。

消息是报纸上使用最多的一种新闻体裁。一则消息，通常都要写明何时、何地、何人、何事、何故。消息在结构上，有标题、导语、主体、结尾之分。在写法上，以叙述为主，用事实说话，以事实本身的意义来体现作者的观点，一般不作议论或议论不多。消息在文字上要求简明扼要，在时间上要求及时快捷。

常见的消息大致可以分为以下四类：动态性消息、经验性消息、综合性消息、评述性消息。此外，还有新闻公报、答记者问、新闻特写等。

写好消息，是新闻写作的基本功之一。下面，我们从结构安排上，具体介绍消息写作的一般方法。

（1）先说消息的标题

消息的标题有“一行标题”和“多行标题”之分。一行标题不言自明。多行标题即是除了正题之外，上有引题(亦叫肩题、眉题)，下有副题。引题主要用于交代背景，说明原因，烘托气氛，说明意义。通常从叙事、说理、抒情三个方面对正题进行补充和加强。副题主要用来补充交代新闻中的次要事实，说明主要事实的结果，阐明主题所表现的思想等。副题一般文字较长，根据需要，有时还采取多行副题。

（2）次说消息的导语

导语是新闻的第一句或第一个自然段，它要求用简洁的文字，写出新闻中最主要、最新鲜的事实，揭示全文的主题思想、目的或结论，使读者先获得一个总的概念，引导读者继续读下去。较长的新闻，一般都有导语。短新闻无需有导语。

导语常见的写法有叙述式、提问式、结论式、评论式、描写式五种。无论采取哪一种写法，都要在提炼上下工夫，尽量出新意，不可不动脑子地把新闻中的许多具体材料，不分主次地写到导语中去。要切忌叙述、议论的空洞抽象，防止导语与主体的重复。

（3）再说消息的主体

主体是消息的主要部分，它承接导语，用足够的、典型的、有说服力的材料对新闻内容作具体全面的阐述，以表现全篇的主题思想。

主体部分常见的结构形式有三种：

一是根据事情发生的先后顺序排列层次，即开头怎样，中间怎样，后来怎样。这种写法的优点是有头有尾，使读者对事情的全过程有一个明晰的印象。但要注意剪裁得当，有详有略，防止记流水账。

二是根据事物的内在联系，问题的发展逻辑来考虑主体的层次结构，或因果关系，或并列关系，或主次关系，或点面关系。在写法上，可以并列出几个问题，一个一个地进行阐述；也可以围绕主题层层剥皮，向纵深发展；还可以先摆出事实，然后阐述产生事实的原因，等等。无论采取哪种写法，都要注意逻辑性，不能把互不相干的问题形式主义地罗列在一起。

三是把时间顺序和逻辑顺序糅合在一起写。这一条不言自明，无须细述。

背景材料是新闻的从属部分，它通常插在主体中间，有时成为主体的主要部分。新闻中使用背景材料，常见的有对比性的、说明性的、注释性的几种。写背景材料需要注意的是：要为主题服务，不要把与主题无关的材料硬塞进去；要简明扼要，切忌繁冗；要巧妙地把背景材料穿插到新闻中去，避免形成固定的“背景段落”。

（4）最后，谈消息的结尾

为了表现事实的完整性和逻辑的严密性，绝大多数新闻都有结尾。结尾的写法很多，常见的有小结式，启发式(结尾不把话说尽，给读者以思索回味的余地)，号召式，分析式，展望式(对主体报道的事实作发展的展望)等。结尾在新闻中虽然都很简短，但也要写得有特点、有气势，不能千篇一律，不能和导语、主体重复。有的新闻，主体部分已把内容说完了，也不必画蛇添足，再写结尾。一二百字的简讯，自然更没有单列结尾的必要。

以上，我们是从通常的意义上介绍新闻的结构，但实际运用上，每篇新闻不一定都要有这样几个部分。形式为内容服务，一切以有利于表现主题为目的，不能用一个框框去硬套。

6.计划的写作方法

为了办好某一件事，完成某一项任务，预先制定的具体内容和步骤，即是计划。计划的种类很多，按性质分，有学习计划、读书计划、工作计划、生产计划、竞赛计划等；按范围分，有国家计划、单位计划、个人计划等；按时间分，有周计划、月计划、季度计划、年度计划等。

计划的写作没有固定的格式，既可以成文叙述，也可以分条列项写，还可以采用表格的形式(如功课表、会议安排表等)。计划包括如下几个部分：

（1）标题

即计划的名称。它包括单位名称、计划内容等，有的标题，还包括时间概念。如《东王村1993年副业生产计划》《新民中学1994年教学计划》等。计划的标题应写在文章标题的位置上。如计划未经正式讨论通过，一般要在标题的后面或下面用括号注明“草案”“供讨论用”等字样。

（2）正文

正文一般包括前言、目的、任务、要求、步骤、措施、办法以及注意事项等。前言一般简短，主要说明为什么要制定这份计划，制定计划的依据，上级的要求，以及对本单位情况的分析等。目的和任务，就是计划达到的目标或指标(如数量、质量、程度等)。要求、步骤、措施、办法，是指完成这项任务需要做哪些具体工作，采取哪些措施，以及完成的步骤、期限和人力安排等。

（3）具名和日期

如是个人计划，名字一般不在标题上出现，这样，就要在正文右下方的日期之上具名。

制定一个好的计划，总的要求是；一要符合党和国家的方针政策；二要从实际出发，指标切实可行，措施积极稳妥；三要具体明确，以利于实施和检查；四要走群众路线(指单位计划)；最后一条，在实施过程中，如发现有某些不符合客观情况的地方，可以随时调整和修改。

7.总结的写作方法

所谓总结，就是对一个阶段内的工作、生活、学习或思想情况，进行分析研究而写成的带有指导性结论的书面材料。

总结的种类也很多。有一般工作总结、团支部工作总结、教学工作总结、开展某项活动(如学雷锋、创三好等)的总结。它和计划的分类一样，既有年度、季度、月份等时间之分，又有单位、部门(班级)等范围之别。但无论哪一种总结都可以写成综合性总结或专题性总结。

综合性总结。即比较全面地总结一个单位、一个部门在一个时期的各项工作情况的好坏。这种总结一般带有汇报性质。

专题性总结。即对一定时期的某项工作或某一方面的经验进行专门性的总结，而对其他方面的情况则不涉及。这种总结一般带有典型性和指导性。

每篇总结的具体内容，尽管随着总结的对象、要求和类型的不同而有所不同，但一般都包括以下几个方面的基本内容：

（1）基本情况概述

扼要地将要总结的工作做一个全面的归拢，交待其时间、背景、事项、经过等。必要时，可以在这部分里对主要的成绩和问题做总的说明。

（2）主要的成绩(或收获)

成绩一般概括为几点或从几个方面来写。比如一个乡的综合总结，包括：农业方面、社队企业方面、社会治安方面、计划生育方面等。写成绩要有概括性的统计数字及情况，也要有具体的事实材料，有时还需要做对比说明，比如：今年全乡社队企业总产值较去年增长了16％等。

（3）基本经验(体会)

这部分是总结的重点。为了阐述清楚，往往需要归纳为几个方面来写。有时用一个论点作领句，下面进行详细陈述；有时加上小标题，一个方面的经验就算一个部分。总结经验要有观点，有材料，要做到观点和材料的统一、融合。材料要从不同角度选最典型的，最能说明观点的。对材料的运用，不是摆出来就算，而是要对材料进行分析，提炼观点，抽象出带规律性的东西来。除了引述材料，还要重视理论分析。不能搞成观点加例子，观点和材料两张皮。

（4）存在的问题和今后的打算

这一部分，主要是写没有做好、没有完成的工作，或有待于解决的问题；还有工作中的缺点、失误，以及产生这些缺点、失误的原因等，在找出问题、总结教训的基础上，提出下一步的具体打算。

上述的这几个方面，不是每篇总结都要一项不漏，它们既可以合并，也可以省略。不同的总结，详略的侧重点也会有所不同。这要根据总结的目的要求来定。

要写好总结，一要有理论方面的修养；二要详细地占有材料；三要有分析、概括问题的能力；四要有实事求是的科学态度；五要有准确、简练、严谨的文风。有了这五个方面的锻炼，就能够写出比较扎实有用的总结来。