会议礼仪风俗

洽谈会礼仪

举行洽谈会是商务交往中一项必不可少的内容，它是最重要的商务活动之一。

所谓洽谈，是指在商务交往中，存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签订合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分歧，而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。因洽谈而举行的有关各方的会晤，便称为洽谈会。

一般情况下，正式的商务洽谈都有一系列的约定俗成的既定的礼仪和程序，其形式庄重而严肃。

在商务洽谈中，正确的态度应当是：既要讲谋略，又要讲礼仪。倘若只讲谋略而不讲礼仪，或是只讲礼仪而不讲谋略，都不会有助于洽谈的进展程度。

一般来说，洽谈会礼仪主要体现在洽谈的筹划与洽谈的方针两大方面。它们互为表里、不可分割、共同决定着洽谈会的进展程度。下面就针对这两个方面具体介绍一下洽谈会礼仪。

筹划准备工作

在为进行洽谈而着手准备时，重点要在技术性准备和礼仪性准备这两个方面。

（1）技术性准备。为商务洽谈而进行的技术性准备，是要求洽谈者们事先充分地掌握有关各方的状况，了解洽谈的“谋篇布局”，并就此而构思，酝酿正确的洽谈手法与洽谈策略。否则，商务人员在洽谈中就完全可能会是“两眼一抹黑”、目标不明、方法不当、顾此失彼，最后功败垂成。

商界人士在准备商务洽谈时，应当谨记以下几项基本原则：

①客观的原则。所谓客观的原则，意即在准备洽谈时，有关的商界人士所占有的资料及决策时的态度要客观。占有的资料要客观，是要求谈判者尽可能地取得真实而准确的资料，不要以道听途说或是对方有意散布的虚假情报来作为自己决策时的依据；决策时的态度要客观，是要求谈判者在决策时，态度要清醒而冷静，不要为感情所左右，或者意气用事。

②预审的原则。所谓预审的原则，含义有二：一是指准备洽谈的商界人士，应当对自己的谈判方案预先反复审核、精益求精；其二是指准备洽谈的商界人士，应当将自己提出的谈判方案，预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。虽说负责洽谈的商界人士拥有一定的授权，在某种特殊的情况下可以“将在外，君命有所不受”，或是“先斩后奏”，但是这并不等于说洽谈者可以忘乎所以、一意孤行。在洽谈之前，对自己的方案进行预审，既可以减少差错，又可以群策群力、集思广益，使方案更加完美。

③自主的原则。此项原则，是指商界人士在准备洽谈时，以及在洽谈进行之中，要发挥自己的主观能动性，要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己，在合乎规范与惯例的前提下，力争“以自我为中心”，坚持自主的原则，一方面可以调动有关的商界人士的积极性，使其更好地有所表现；另一方面还可以争取主动权，或是变被动为主动，在洽谈中为自己争取到有利的位置。

④兼顾的原则。此项原则，是要求商界人士在准备洽谈时，以及在洽谈过程中，在不损害自身根本利益的前提下，应当尽可能地替洽谈对手着想，主动为对方保留一定的利益。有经验的商界人士都知道，最理想的洽谈结局，不应当是“你死我活”、“鱼死网破”，而应当是有关各方的利益和要求都得到了一定程度的照顾，亦即达成妥协。在洽谈中，为对手留下余地，不搞“赶尽杀绝”，不但有助于保持与对手的正常关系，而且会使商界同仁对自己持有良好印象。

在技术上为洽谈进行准备的时候，除了要遵守以上原则外，还应当争取作好以下各方面的工作。

①应当知己知彼。孙子曰：“知己知彼，百战不殆”，他的这句至理名言，对洽谈者准备洽谈也有一定的教益。在洽谈之前，如能了解一些对手各方面的情况，并就此有所准备，则在洽谈之中，洽谈者就能够扬长避短、避实就虚，“以我之长，击敌之短”，取得更好的成绩。

对洽谈对手的了解，应集中在如下方面：在洽谈对手中，谁是真正的决策者或负责人；洽谈对手的个人资讯、谈判风格和谈判经历；洽谈对手在政治、经济以及人际关系方面的背景情况；洽谈对手的谈判方案；洽谈对手的主要商务伙伴、对头，以及他们彼此之间相互关系的演化等等。

②应当熟悉洽谈程序。谈判桌不比战场，“从战争中学习战争”那一套，对于洽谈来讲是行不通的。虽说洽谈的经验需要积累，但是因为洽谈事关重大，所以它往往不允许被视为儿戏，或在“知其一，不知其二”的情况下仓促上阵。

从纯理论上来讲，洽谈的过程是由“七部曲”一环扣一环，一气呵成的。它主要是指探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结以及洽谈的重建七个具体的步骤。在其中的每一个洽谈的具体步骤上，都有自己特殊的“起、承、转、合”，都有一系列的台前与幕后的准备工作要做，并且需要当事人具体问题具体分析，“随机应变”。

因此，商界人士在准备洽谈时，一定要多下苦功夫，多作案头的准备工作，尤其是要精密细致地研究洽谈的常规程序及其灵活的变化，以便在洽谈之中能够胸有成竹、处变不惊。

③应当学习洽谈策略。商界人士在进行洽谈时，总的指导思想是平等、互利，但是这并不排斥努力捍卫或争取己方的利益。事实上，任何一方在洽谈中的成功，不仅要凭借实力，更要依靠对洽谈策略的灵活运用。

在商务洽谈中，对于诸如以弱为强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、声东击西等策略，任何行家里手都不会不清楚，但是至为关键的“活学活用”，却并非每个人都能做到，而这一点，却正是商界人士必须做到的。例如，在洽谈时，应当何时报价，就是一个策略性极强的大问题。如果想要先入为主、赢得主动权，那么率先出价是可行的。要是不明就里，指望以逸待劳，后发制人，则不妨后于对手报价。仅仅就此而论，单纯地讲先报价好，或后报价对，都没有什么意义，只有就事论事，才可以分出优劣。

（2）礼仪性准备。要求洽谈者在安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表、预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次，并且以此来显示我方对于洽谈会的郑重其事以及对于洽谈对象的尊重。具体准备如下：

①我方正式出席洽谈的人员，在仪表上，务必要有严格的要求和统一的规定。男士一律应当理发、剃须、吹头发，不准蓬头乱发，不准留胡子或留大鬓角；女士应选择端庄、素雅的发型，并且化淡妆，但是不许可作过于摩登或超前的发型，不许可染彩色头发，不许可化艳妆，或使用香气过于浓烈的化妆品。

在仪表方面，最值得出席洽谈会的商界人士重视的是服装。完全可以这样讲：由于洽谈会关系大局，所以商界人士在这种场合，理应穿着传统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。可能的话，男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士则须穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤式丝袜和黑色高跟或半高跟皮鞋。

②根据商务洽谈举行地点的不同，可以将它分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。所谓客座洽谈，即在洽谈对手所在地进行的洽谈；主座洽谈，即在主方所在地进行的洽谈；客主座轮流洽谈，是指在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈；第三地点洽谈，即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈。

以上4种洽谈会地点的确定，应通过各方协商而定。倘若我方担任东道主出面安排洽谈一定要在各方面打好礼仪这张“王牌”。人们常说：“礼多人不怪”，其实在洽谈会中，也是如此。在洽谈会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解与尊重。在这个意义上，完全可以说在洽谈会上主随客便，主应客求，与以“礼”服务实际上是一回事。

③在洽谈会上，如果我方为东道主，那么不仅应当布置好洽谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。

只有在某些小规模洽谈会或预备性洽谈会的进行过程中，座次问题才可以不必拘泥。在举行正式洽谈会时，则对它不能不予以重视，因为它既是洽谈者对规范的尊重，也是洽谈者给予对手的礼遇。

举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。

在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。假如需要译员，则应安排其就座于仅次主谈人员的位置，即主谈人员之右。

④举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行圆桌会议。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就座时，依旧讲究有关各方的与会人员尽量同时入场，同时就座。主方人员不应在客方人员之前就座。

在洽谈的一般过程中，双方人员的态度、心理、方式、手法等等，无不对洽谈构成重大的影响。

洽谈方针

商务礼仪规定，商界人士在参加洽谈会时，首先要更新意识，树立正确的指导思想，并以此来指导自己的洽谈表现，这就是所谓的洽谈方针。它的核心依旧是一如既往地要求洽谈者在庄严肃穆、剑拔弩张的洽谈会上，以礼待人，尊重别人，理解别人。具体来说，它又分为以下6点：

①礼敬对手。就是要求洽谈者在洽谈会的整个进程中，要排除一切干扰，始终如一地对自己的洽谈对手讲究礼貌，时时、处处、事事都要让对方感到己方对洽谈的真心诚意及敬意。

调查结果表明，在洽谈会中，能够面带微笑、态度友好、语言文明、举止彬彬有礼的人，有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在洽谈桌上，保持“绅士风度”或“淑女风范”，有助于赢得对手的尊重与好感。

②依法办事。在商务洽谈中，利益是各方关注的核心。对任何一方来说，大家讲究的都是“趋利避害”。在不得已的情况下，则会“两利相权取其大，两害相权取其轻”。虽则如此，商界人士在洽谈会上，既要为利益而争，更需谨记依法办事。

所谓在商务洽谈中应当依法办事，就是要求商务人员自觉地树立法制思想，在洽谈的全部过程中，提倡法律至尊。洽谈者所进行的一切活动，都必须依照国家的法律办事，唯有如此，才能确保通过洽谈所获得的利益的实现。法盲作风、侥幸心理、铤而走险、目无法纪，都只会害人、害己，得不偿失。

③等协商。洽谈就是有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。由此可见，洽谈实际上是观点各异的各方经过种种努力，从而达成某种程度上的共识或一致的过程。

在洽谈中要坚持平等协商，重要的是要注意两个方面的问题：一方面，是要求洽谈各方在地位上要平等一致、相互尊重，不允许仗势压人、以大欺小。如果在谈判的一开始谈判各方在地位上便不平等，那是很难达成让各方心悦诚服的协议的；另一方面，则是要求洽谈各方在洽谈中要通过协商，即相互商量，求得谅解，而不是通过强制、欺骗来达成一致。

在洽谈会上，要做到平等协商，就要以理服人。要进行良好洽谈，就要讲道理，要以理论事，坚持摆事实讲道理，只有这样，才能达成令双方满意的协议。

④求同存异。在任何一次正常的洽谈中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。相反，有关各方通过洽谈，多多少少都会获得或维护自身的利益。

在洽谈会上，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。所谓相互让步，意即有关各方均有所退让。但是这种相互让步，并不等于有关各方的对等让步。在实践中，真正的对等让步总是难以作出的。在洽谈会上所达成的妥协，对当事的有关各方只要公平、合理、自愿，只要尽最大限度维护或争取了各自的利益，便可以接受的。

⑤互利互惠。最理想的洽谈结局，是有关各方达成了比较一致的合约，在同等条件下做到了互利互惠。

因此，商务人员在参加洽谈会时，必须争取的结局应当是既利己又利人的。现代的商界社会，最讲究的是伙伴、对手之间同舟共济。竞争要讲，合作更要讲。

⑥人事分开。在洽谈会上，洽谈者在处理己方与对手之间的相互关系时，必须要作到人与事分离，各自分别而论。正确的认识，是应当在洽谈桌上，大家彼此对既定的目标都志在必得、义不容情。因此，既不要指望对手之中的老朋友能够“不忘旧情”，良心发现，对自己“手下留情”，或是“里通外国”，也不要责怪对方“见利忘义”、“不够朋友”、对自己“太黑”。

商界人士在洽谈会上，应当理解洽谈对手的处境，不要向对方提出不切实际的要求，或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。

商界人士在洽谈会上要做到对“事”严肃，对“人”友好，对“利”必争，对“人”必敬。

发布会礼仪

这里所说的发布会是指新闻发布会，是特定的社会组织为了宣布某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，进行信息发布的一种特殊形式的会议。它可以及时、公正地把社会组织的重要信息传播给社会公众，扩大信息的传播范围，是社会组织与新闻媒介之间联络感情、协调关系的一种重要手段。发布会礼仪一般指的就是有关举行新闻发布会的礼仪规范。对商界而言，发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜4个主要方面的内容。

发布会的筹备

新闻发布会的筹备工作繁琐复杂，主要分为主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等几项具体工作。

（1）主题的确定。决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本次发布会的预期目标能否实现。一般而言，新闻发布会的主题大致上共有三类：一类是发布某一消息；一类是说明某一活动；另一类则是解释某一事件。具体包括，本组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日、经营方针发生改变或是推出新举措、新产品、新技术或者新服务面世，组织的首脑或高级管理人员发生变动，组织遭遇重大事故，组织遭到社会的误解或者批评等等。

（2）时空的选择。新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以收到预期效果。

一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间，应当限制在2个小时以内。具体而言，在确定举行新闻发布会的时间时，还须谨记以下4个方面的细节问题：1、要避开节日与假日。2、要避开本地的重大社会活动。3、要避开其他单位的新闻发布会。4、要避开与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。只讲紧迫性、时效性，而忽略了上述问题，往往只会使自己劳而无功。

通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午10点至12点，或是下午的3点至5点左右。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。

新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑场所等等，均可酌情予以选择。

（3）人员的安排。在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心作好有关人员的安排。与其他会议所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人讲话是否得当，往往直接关系到会议成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就要选好主持人与发言人。

按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他的基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。

在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此他通常应由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对他的基本要求还应当包括：修养良好，学识渊博，思维敏捷，记忆力强，善解人意，能言善辩，彬彬有礼等等。

除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，最好是由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性负责此项工作。

为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡，其内容包括姓名、单位、部门与职务。

（4）材料的准备。在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下4个方面的主要材料：

发言提纲。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实；问答提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如、不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针对的答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考；宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住主体、资讯详实，主办单位可事先精心准备好一分以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。上网的商界单位，还可同时列出本单位的网址；辅助材料。假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等，以供与会者利用。在会前或会后，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观，但要注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商务秘密。

媒体的邀请

在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。一般而言，在这一问题上，有以下3个侧重点必须认真予以考虑：

（1）是否要邀请新闻界人士参加。一家务实的商界单位，并非天天要依靠炒卖新闻而自抬身价。举办新闻发布会，首先要看有无必要性。即使存在一定的必要性，也要多加论证，要讲究发布会的少而精。

商界向社会各界主动传播信息的方式并非只有举行新闻发布会一种。除此之外，发送新闻稿、邀请参观现场，也可以发挥相同的功效。如果采用后两种方式即可发挥预期的作用，那么新闻发布会不开也罢，同时新闻界人士对此也不会感兴趣。如果一意孤行，届时无人到场，那可就洋相百出了。总之，不该邀请新闻界人士时，就不要自讨没趣。若是没有必要邀请新闻界人士，也就无所谓召开新闻发布会的问题了。

（2）应当邀请哪些方面的新闻界人士参加。决定召开新闻发布会之后，邀请哪些方面的新闻界人士与会的问题就显得重要起来。实际上，这一问题又可分为两个方面：首先邀请新闻界人士要了解其主要特点。目前，新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志4种。它们各有所长，各有所短。电视的优点是受众广泛、真实感强、传播迅速；其缺点是受时空限制不容易保存。报纸的优点是信息容量大、易储存查阅、覆盖面广；其缺点是感染力差，不够精美。广播的优点是传播速度快、鼓动性极强、受限制较少；其缺点是稍纵即逝，选择性差。杂志的优点是印刷精美、系统性强、形式多变；其缺点则是出版周期较长，读者相对较少。了解了上述各种新闻媒体的主要优缺点，再针对具体情况进行分析才能保证会议的成功，达到预期效果和目的。其次在邀请新闻界人士时必须有所侧重。在邀请新闻单位的具体数量上，新闻发布会自有讲究。基本的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响，提高本单位的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势而这样做时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如果准备邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。

（3）应当如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系。如前所述，新闻界人士是新闻发布会上的主宾。主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。主办单位，特别是主办单位的主要负责人与公关人员在与新闻界人士打交道时，一定要注意以下几点：

要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待。对对方不但要尊重友好，更要坦诚相待；

要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要厚此薄彼。

要尽可能地向新闻界人士提供其需要的信息。要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻；

要尊重新闻界人士的自我判断。不要指望拉拢、收买对方，更不要打算去左右对方；

要与新闻界人士保持联络。要注意经常与对方互通信息，常来常往，争取建立良好的合作关系。

现场的应酬

在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现预想不到的事情，为确保新闻发布会的顺利进行，应注意会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。同时，与会者还应注意各种礼节、礼仪。

（1）签到。新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。接待人员要热情、大方、举止文雅。

（2）会议开始。主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相作一简要介绍。主持人应根据会议主题调节好会议气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题，当会议出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和。切实把握好会议的进程和时间。

（3）领导人发言。领导人在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰切嗦冗长。具体来说，应做到以下几点：

①要注意相互的配合。不论是主持人还是发言人，在新闻发布会上都是一家人，因此二者之间的配合默契必不可少。要真正做好相互配合，一要分工明确，二要彼此支持。

②要注意讲话的分寸。在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一语，都代表着主办单位。因此，必须对自己讲话分寸予以重视。下述几点，尤为重要：

要简明扼要。不管是发言还是答问，都要条理清楚、重点集中，令人一听就懂、又难以忘怀。在新闻发布会上有意卖弄口才、口若悬河，往往是不讨好的。

要提供新闻。新闻发布会，自然就要有新闻发布。新闻界人士就是特意为此而来的，所以在不违法、不泄密的前提下，要善于满足对方在这一方面的要求，至少也要在讲话中善于表达自己的独到见解。

要生动灵活。在讲话之际，讲话者的语言是否生动，话题是否灵活，往往直接影响到现场的气氛。面对冷场或者冲突爆发在即，讲话者生动而灵活的语言，往往可以使之化险为夷，因此，适当地采用一些幽默风趣的语言、巧妙的典故，也是必不可少的。

③要温文尔雅。

新闻记者大都见多识广，加之又是有备而来，所以他们在新闻发布会上经常会提出一些尖锐而棘手的问题。遇到这种情况时，发言人能答则答，不能答则应当巧妙地进行闪避，或是直接告之以无可奉告。无论如何，都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。吞吞吐吐、张口结舌，也不会给人以好的印象。唯有语言谦恭敬人、高雅脱俗，才会不辱使命。

（4）回答记者提问。领导人在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释。遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动发怒，以免引出负面报道。

（5）会议结束。新闻发布会结束后，主办人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。对于个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地予以答复。

新闻发布会后，主办单位还应及时收集到会记者做出的报道，检查是否达到了举办新闻发布会的目的，是否有不利于本单位的报道，必要时予以更正、说明。

善后事宜

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间之内，对此次会议进行一次认真的评估善后工作。一般而言需要认真处理的事具体有以下3项：

（1）了解新闻界的反应。新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况，据此可以大致推断出新闻界对本单位的重视程度。对到会的新闻界人士来讲也有两件事必作不可：一是要了解一下与会者对此次新闻会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足。二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此次新闻发布会发表了新闻稿。

（2）整理保存会议资料。整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一类是会议自身的图文声像资料。它包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像等等。另一类则是新闻媒介有关会议报道的资料。它主要包括在电视、报纸、广播、杂志上所公开发表的涉及此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片等等。具体可以分为有利报道、不利报道、中性报道3类。

（3）酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。

对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析，具体对待。这类不利报道大致可分三类：一是事实准确的批评性报道；二是因误解而出现的失实性报道；三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过即改，虚心接受。对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解。对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争，坚定立场，尽量为自己挽回声誉。

赞助会礼仪

对于商界而言，积极地、力所能及地参与赞助活动，本身就是进行商务活动的一种常规的形式，而且也是协调本单位与政府、社会各界的公共关系的一种重要的手段。

所谓赞助，通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品，来对其他单位或个人进行帮助和支持。为了扩大影响，商界在公开进行赞助活动时，往往会专门为此而举行一次一定规模的正式会议。这种以赞助为主题的会议，即为赞助会。赞助会礼仪，一般指的是在筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关礼仪规范。欲使赞助会取得成功，遵守赞助会礼仪是十分必要的。

赞助的类型

赞助的类型，指的是赞助的具体形式。赞助的类型选择得当与否，大都对赞助的效果直接产生影响。

根据不同的标准，赞助的类型可有各种不同的划分，其中最为常见的赞助类型，有如下2种：

（1）依据赞助的项目划分的赞助类型。赞助的项目在此具体所指的主要是受赞助的对象。在目前情况下，商界通常所积极赞助的项目有：

①赞助公益事业。它是指对社会的公共设施、公共活动进行赞助，直接地造福于社会、造福于人民。这项活动多数可赢得公众与舆论的赞赏；

②赞助慈善事业。它是指对社会慈善福利组织或慈善福利活动的赞助。这项赞助既可以向社会表明本单位勇于承担自己的社会义务、社会责任，又有助于获得政府与社会的好感。

③赞助教育事业。它是指对教育界的赞助。可以给予教育界以有力的支持，并且为本单位日后的进一步发展培养必不可少的广大后备人才。

④赞助科研活动。它是指对科学研究与学术活动的赞助。此举不仅表明本单位对人才与科技进步的重视，而且还可以使自己得到专家、学者的肯定、支持或指导。

⑤赞助专著出版。它是指对确有学术水平的学术专著出版所给予的赞助。它主要可以表明本单位对知识的无比重视和对学术研究的大力支持。

⑥赞助医疗卫生。它是指对医疗、保健、卫生、康复事业的赞助。它体现着本单位对于全社会的关怀，同时也是对社会的一种奉献。

⑦赞助文化活动。它是指对文化事业的赞助。它有助于促进我国的社会主义精神文明建设，用高尚的精神去鼓舞人民，教育人民，提高其文化修养与精神境界。

⑧赞助展览画廊。它是指对于具有一定艺术品位的非赢利性的展览、画廊的赞助。它体现着本单位的艺术品位以及对艺术界的支持和帮助。

⑨赞助体育运动。它是指对各类体育比赛活动的赞助。体育比赛是当今的社会热点之一，对其进行赞助，往往可使本单位名利双收，一举两得。

⑩赞助娱乐消闲。它是指对群众性娱乐休闲活动的赞助。它表达了本单位对广大群众的关怀与诚意，可提高对方对本单位的认同感；

（2）依据赞助物所划分的赞助类型。赞助物，在此特指赞助单位或个人向受赞助者所提供的赞助物品。它往往取决于赞助单位或个人的实力与受赞助者的实际需求。通常，赞助物可以分以下4类：

①现金。即赞助单位以现金或支票的形式，向受赞助者所提供的赞助。它可使受赞助者根据自己的客观需要，对其进行受一定限制的支配；

②实物。即赞助单位或个人以一种或数种具有实用性的物资的形式，向受赞助者所提供的赞助。它不仅可以及时地满足受赞助者的需要，而且不易为对方挪作他用。

③义卖。即赞助单位或个人将自己所拥有的某件物品进行拍卖，或是划定某段时间将本单位或个人的商品向社会出售，然后将全部所得，以现金的形式，再捐赠给受赞助者。此种赞助的赞助额事先难以确定，但其影响较大，并且易于赢得社会各界的支持。

④义工。即赞助单位或个人派出一定数量的员工，前往受赞助者所在单位或其他场所，进行义务劳动或有偿劳动，然后以劳务的形式或以劳务所得向受赞助者提供赞助。它可以使有关方面有钱出钱、有力出力，更好地调动其积极性，并获得更为广泛的参与。

除此之外，还可以根据赞助单位或个人向受赞助者所提供的对方所需金额的多少，将赞助的类型分为全额赞助或部分赞助。或者根据赞助单位或个人的具体数量的多少，将赞助的类型分为单方赞助与多方赞助。

赞助的步骤

赞助的步骤，指的是赞助活动运作过程之中的各个主要环节。一般情况下，举行赞助活动需认真对待的步骤主要有以下4项：

（1）前期的研究。在正式决定进行赞助之前，赞助单位首先有必要进行前期的研究，并且对赞助活动的必要性与可能性进行详尽的论证。

在正常情况下，一次赞助活动可有两种情况：其一是某一商界单位主动向其他单位、组织或个人提出赞助。其二，是某一商界单位接到其他单位、组织或个人的赞助请求后，经过研究，再酌情给予对方以一定程度的赞助。在实际生活里，后一种情况往往更为多见。

在就某次赞助活动进行研究、论证时，赞助单位必须充分明确下列几点：它必须符合我国的宪法和法律，绝对不允许从事违法乱纪活动。它必须与本单位的经营策略、公共关系目标相适应，而不是与其背道而驰。它必须真正地有利于受赞助者，同时也有利于整个社会。它必须是本单位力所能及之事，至少也不应当半途而废，甚至劳而无功。

（2）赞助的计划。赞助的计划实际上是前期研究、论证的成果的具体化。根据惯例，它应当是由专司其职的工作部门，在进行前期研究、论证的基础上，根据本单位既定的赞助政策和赞助方向，认真制定而成。一般来讲，商界单位之中负责赞助计划的工作部门，主要是指单位的公关部。在某些情况下，办公室、财务部亦应介入此事。

制定赞助的计划，必须要树立正确的指导思想。其核心之点应为：赞助活动必须同本单位的经营策略、公共关系目标相一致，赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社会三方同时受益。

在一般情况下，赞助计划需要专人草拟，并经本单位的决策机构批准。它一般可分为以下2类：

一类是年度性的赞助计划。这种作法的长处是，本单位的赞助活动可以规范有序、有的放矢，同时也可以从宏观上控制赞助活动的规模，避免使之超出自己所能承受的程度，甚至由此而产生毫无意义的浪费或损耗。

另一类则是临时性的赞助计划。它主要是针对临时性、突发性的事件，所制定的赞助计划。

（3）项目的审核。主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下，它是赞助单位专门负责赞助活动的工作部门负责进行的。

在具体对赞助项目进行审查核定时，重点应当放在如下几个方面：要看赞助项目是否符合本单位的经营策略与公共关系目标；要看受赞助者的口碑如何；要看赞助能否真正取得成功；要看赞助的具体方式是不是合适；要看赞助单位的承受力如何；要看赞助的时机是否得当；要看赞助将会产生多大的社会作用；要看社会舆论与社会公众将会如何评价此次赞助活动；要看进行赞助之后对本单位会有多大的积极作用；要看此次赞助会给本单位造成多大的负面影响。

经过综合审核之后，假定赞助项目得大于失，即可将其付诸实施。假如赞助项目失大于得，尤其是其毫无任何社会效益可言时，则应当坚决取消计划。

（4）承诺的兑现。赞助活动一经决定，即应择机将其付诸实施。在实施过程之中，赞助单位特别要注意以下几项的落实工作：

①必须有约在先。为了确保赞助活动取得成功，并且防止其发生种种变故，一般而言，凡重大的赞助活动在正式实施以前，赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议，并且经公证机关进行公证。这样一来，双方所各自承担的权利与义务便被正式规定了下来。任何一方如有违反，便可被依约追究其法律责任。

②必须审慎行事。在赞助的实施过程中，赞助单位必须处处审慎而行，既要认真履约，又要争取社会的理解与被赞助者的支持。对于受赞助者一定要平等相待，不要为此而以“救世主”自居，时时趾高气扬，处处讨价还价，因而令对方产生逆反心理，好心办了坏事。必须明确的是，赞助绝非一种单方面的赏赐，在赞助活动中，双方往往都是“有利可图”的。

③必须扩大影响。在可能的情况下，赞助单位在实施赞助计划的过程中，不仅要求得到社会各界的理解与支持，而且还要善于巧借良机，利用各种传播媒介，在法律、法规允许的前提下，对自己进行适度的宣传，以求扩大本单位的社会影响力，提高自己的知名度与美誉度。不过在宣传时必须讲究技巧，切勿自吹自擂，令人生厌。

④必须严守承诺。进行赞助时，赞助单位务必要言而有信，兑现承诺，在指定的时间内，将自己赞助的财物如数全部到位。不论发生了什么情况，都不允许赞助单位拖延时间，取消赞助。削减数额、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不许可的。如果真的那么作了，不但是一种单方面的毁约行为，而且还表明自己原先的承诺仅仅是为了沽名钓誉。

会务的安排

在赞助活动正式实施之际，往往需要正式举行一次聚会，将有关的事宜公告于社会。

根据商务礼仪的规范，赞助会通常应由受赞助者出面承办，而由赞助单位给予其适当的支持。

赞助会的举行地点，一般可选择受赞助者所在单位的会议厅。亦可由其出面，租用社会上的会议厅。

举行赞助会的会议厅，照明设备应齐全，并且保证灯光的亮度适宜。在主席台的正上方，或是面对会议厅正门之处的墙壁上，还需悬挂一条大红横幅。在其上面，应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”，或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法，意在突出赞助单位；后一种写法，则主要是为了强调接受赞助的具体项目。

一般来讲，赞助会的会场不宜布置得美轮美奂，不宜过度豪华张扬。

参加赞助会的人士，既要有充分的代表性，又不必在数量上过多。除了赞助单位、受赞助者双方的主要负责人及员工代表之外，赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时，特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体人员与会。

所有参与赞助会的各界人士，在与会之时，皆须身着正装，修饰仪表，并且检点个人的举止动作。赞助会的整体风格是庄严而神圣的，因此任何与会者都不能与之唱反调。

依照常规，一次赞助会的全部时间，不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议议程，必须既周密，又紧凑。赞助会的具体会议议程，大致共有如下6项：

（1）宣布赞助会正式开始。赞助会的主持人，一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。在宣布正式开会前，主持人应恭请全体与会者各就各位，保持肃静，并且邀请贵宾到主席台上就座。

（2）奏国歌。此前，全体与会者须一致起立。在奏国歌之后，还可奏本单位标志性歌曲。有时，奏国歌、奏本单位标志性歌曲，可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。

（3）赞助单位正式实施赞助。其具体作法通常是赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，受赞助单位的代表上场，双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助。若赞助的物资重量、体积不大时，亦可由双方在此刻当面交接。在此过程之中，全体与会者应热情鼓掌。

（4）赞助单位代表发言。代表的发言内容，重在阐述赞助的目的与动机，同时，还可以对本单位的简况略作介绍。

（5）受赞助单位代表发言。此刻的发言者，一般应为受赞助单位的主要负责人或主要受赞助者。其发言的中心，应当集中在对赞助单位的感谢方面。

（6）来宾代表发言。根据惯例，可邀请政府有关部门的负责人讲话。其内容主要是肯定赞助单位的义举，同时亦可呼吁全社会积极倡导这种互助友爱的美德。该项议程，有时亦可略去。至此，赞助会即可宣告结束。

在赞助会正式结束后，赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾，通常应当合影留念。此后，宾主双方可稍事晤谈，然后来宾即应一一告辞。在一般情况下，在赞助会结束后，东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要，则至多略备便餐，而绝对不宜设宴待客。

在极个别的情况之下，赞助会亦可由赞助单位操办。由赞助单位所操办的赞助会，其会务工作与以上所述基本相仿。

活动的评估

对赞助活动所进行的评估，实际上主要是指在对赞助活动进行综合分析和系统总结之后，对其社会效果所进行的科学评价与分析。

进行赞助活动的评估工作，大致上要抓住如下4个方面的重点问题：

（1）要将实施效果与先期计划相比照。重点研究一下赞助单位是否真正地实现了自己的赞助意图，赞助活动的预订目标是否业已达到。

（2）要掌握社会各界对赞助活动的认同程度。可通过各类调查，了解各类公众，包括受赞助单位、地方政府、新闻媒介对此次活动的真实评价与看法。

（3）要及时发现赞助活动的所长与所短。要认真总结赞助活动因何而成功，或者因何而受挫。对于己方与其他各方的问题，都不应当讳疾忌医。

（4）要了解赞助活动在实施过程中所出现的问题。不管这些问题是否已在意料之中，原因在于何方，均应被认真看待，并引起重视。

展览会礼仪

通过实物、文字、图表、图片、解说等来展现成果、风貌、特征的宣传形式叫展览。展览会是典型的综合运用多种传播手段的公共关系专题活动。在公司公共关系专题活动中，展览会或展销会是一种非常重要的形式。

展览会的类型

展览会的类型可以从展览的主题、性质、规模、场所、时间等方面来加以划分。

（1）主题类型。可分为综合性展览和专题性展览。

综合性展览是全面地展示某个主题的全貌，或者有代表性的一些成就的展览，通过它可以纵观全局。

专题性展览，是围绕一个专题、一个专业或一个内容举办的展览。专题性的展览可以不求全面系统，但必须尽可能使展览主题突出，令人一目了然。如“国际高新电子产品展览”、“北京花卉展”等均属于专题性展览。

（2）性质类型。一般可分为交易、洽谈型，宣传、欣赏型及酬宾、娱乐型等，有时也将几种类型加以融合。

交易、洽谈型展览会是宣传介绍产品，从而直接促销产品，同时交流信息，洽谈项目，以促进贸易发展，如“现代厨具展销会”、“出口商品交易会”、“新技术洽谈会”等。此类展览会最为多见。

宣传、欣赏型展览会是传播某种观念、思想或提供文化、艺术欣赏，起到宣传、教育、引导、审美的作用，如“人类起源展览”、“中国历史展览”、“自然风光图片展览”、“中国画展览”等。

酬宾、娱乐型展览会带有某种程度的优惠、答谢性质，通过酬宾增进感情，同时起到促销商品的作用，例如一些公司举办的“酬宾展销周”，在开展销售的同时，举办现场操作表演以及电影招待会、歌星舞星表演、时装表演、食品饮料品尝等丰富多彩的酬宾娱乐活动。

以上几种类型不是截然分开的，常常相互交叉融合。例如目前大型的交易展览会穿插安排一些酬宾娱乐活动，借以吸引观众；在书法、摄影、绘画一类的展览中亦有商业活动，拍卖其中的一部分作品等等。

（3）规模类型。一般可分为大型、中型、小型和微型。

大、中型展览会一般由政府或专门机构举办，众多公司、企业、团体联合参展。

小型展览会一般由公司、企业主办，主要展出自己的产品。

微型展览也称轻便型展览、袖珍展览等，多利用橱窗、展车，剧院、图书馆、车站的门厅以及旅馆房间等举办展出活动。

（4）场所与时间类型。展览传播场所分为室内与室外，时间分为长期、短期、流动、巡回以及一次性等。长期固定场所如北京故宫博物院。固定场所但定期或不定期更换内容的，如科学展览馆、自然博物馆、工业展览馆、美术展览馆等。短期展览如广州出口商品交易会，每年举行两次但都有一定的期限。流动、巡回展览多利用各种交通工具举办。

展览会的组织与筹备

（1）确立展览的目的与主题。举办展览会应当首先明确目的和主题。例如商品交易展览的目的是推销产品，扩大贸易，而非商业性展览，如普及法律知识展览、交通安全展览等，目的是传播某些观点或某种道德规范。再如公司为介绍自己的新产品举办展览，新产品即是展览的主题。一个展览会的内容很多，只有主题明确才能提纲挈领，把展览的实物、图片、图表及文字进行有机的组合排列。如果目的与主题不明确，展览势必会给人造成杂乱无章的印象。

（2）展览的编辑与制作。编辑工作要根据展览的目的和主题，来规划或构思展览结构、重心、布局等。会标、主题词、主题画、前言、结束语、解说词等亦应统一设计、撰写与编辑。制作前要请设计师根据需要画出展牌小样，按照小样进行文字、图表、图片的书写绘制和扩大，并美化加工。展台、展厅的设计和装置，实物的拼装组接，电源、灯光及电气设备的安装等，亦应在统一规划下进行、编辑与制作。精当的展览会从整体上给人一种美的感受，像磁铁一样吸引观众，使其乐于了解并接受。解说词应精炼、精彩，真实感人，避免空洞的叙述和说教。

（3）对展览工作人员的要求。展览的设计、编辑、制作、美工人员等应紧密配合，具有整体观念，以保证总体布局及各部分之间的合理安排与衔接；解说员要掌握有关展览内容的专业知识，准确理解和把握讲解内容，讲解要生动、流畅；对解说员、服务员要进行良好的公关训练，从展览内容到工作人员要处处体现公关意识。

（4）对外发布新闻。要有专人负责对新闻界发布新闻及处理相关的事宜，要主动提供新闻稿及其他资料，争取支持以加强对展览会的宣传。

（5）展览会的费用预算。展览会较其他专题活动需要更多的资金。要列出各项费用开支的清单，进行核算，以免捉襟见肘，影响展览会的顺利进行。

茶话会礼仪

所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且因之备有茶点，故此称为茶话会。

茶话会礼仪，在商务礼仪之中特指有关商界单位召开茶话会时所应遵守的礼仪规范。其要求主要体现在会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面。

会议的主题

茶话会的主题，即指茶话会的中心议题。在一般情况下，商界所召开的茶话会，其主题主要有3种：

（1）以联谊为主题的茶话会主题。这类茶话会主要以联谊为主题，以联谊为主题的茶话会是平日所见最多的茶话会。它是为了联络、加强主办单位同应邀与会的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上客主通过叙旧与答谢，往往可以增进相互之间的进一步了解，密切彼此之间的关系。除此之外，它还为与会的社会各界人士提供了一个扩大社交圈的良好契机。

（2）以娱乐为主题。以娱乐为主题的茶话会，主要是指在茶话会上安排了一些文娱节目或文娱活动，并且以此作为茶话会的主要内容。这一主题的茶话会，主要是为了活跃现场的局面，增加热烈而喜庆的气氛，调动与会者人人参与的积极性。与联欢会所不同的是，以娱乐为主题的茶话会所安排的文娱节目或文娱活动，往往不需要事前进行专门的安排与排练，而是以现场的自由参加与即兴表演为主。它不必刻意追求表演水平的一鸣惊人，而是强调重在参与、尽兴而已。

（3）以专题为主题。所谓以专题为主题的茶话会，是指在某一特定的时刻，为了某些专门的问题而召开的茶话会。它的主要内容，是主办单位就某一专门问题收集反映，听取某些专业人士的见解，或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。这类茶话会虽然有着专门主题，但也要求与会者积极参与主动发表自己的意见，不必有太多顾虑。为了促使会议进行得轻松而活跃，有些时候，茶话会的专题允许宽泛一些，并且许可与会者的发言稍许有所脱题。

确定来宾茶话会的来宾是指除主办茶话会单位的会务人员之外的人士。在一般情况下，茶话会的主要与会者，大体上可被区分为下列5种情况：

（1）本单位的人士。具体来讲，以本单位人士为主要与会者的茶话会，主要是邀请本单位的各方面代表参加，意在沟通信息，通报情况，听取建议，嘉勉先进，总结工作。有时，这类茶话会亦可邀请本单位的全体员或某一部门、某一阶工层的人士参加，因此，它也叫作内部茶话会。

（2）本单位的顾问。这种茶话会的主要参与者是本单位的顾问。它旨在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。他们受聘为本单位的顾问，为单位的发展做出了积极的贡献。同时，特意邀请他们与会，既表示了对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向其咨询，并听取其建议。

（3）社会上的名士。名士，即有名之士，通常是指社会上品质、才能、声望都很高的人士。作为知名人士，他们不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。以社会上的名士为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会名士直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的直言不讳的意见或反映。

（4）合作中的伙伴。合作中的伙伴，在此特指在商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，密切彼此之间的合作关系。这种茶话会，有时亦称联谊会。

（5）各方面的人士。有些茶话会，往往会邀请各行各业的人士参加。这种茶话会，通常叫作综合茶话会。以各方面的人士为主要与会者的茶话会除了可供主办单位传递必要的信息外，主要是为与会者创造出一个扩大个人交际面的社交机会。

茶话会的与会者名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前被送达或寄达被邀请者之手，但对方对此可以不必答复。

时空的选择

一次茶话会要取得成功，其时间、空间的具体选择，都是主办单位必须认真对待的事情。

举行茶话会的时间问题可以分解为3个小问题，即举行的时机、举行的时间、时间的长度，这3个小问题彼此关连，相互影响。

（1）茶话会举行的时机。在举行茶话会的时间问题上，举行的时机问题是头等重要的。唯有时机选择得当，茶话会才会产生应有的效应。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等，都是商界单位酌情召开茶话会的良机。

（2）茶话会举行的时间。茶话会举行的时间，是指茶话会具体应于何时举行。根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间是下午4点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午10点钟左右。需要说明的是，在具体进行操作时，自可不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。

（3）茶话会时间的长度。对于一次茶话会到底举行多久的问题，没有确切规定，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。也就是说，茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否热烈。不过在一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

举行茶话会的空间问题，指的是茶话会举办地点、场所的选择。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：①主办单位的会议厅。

②宾馆的多功能厅。

③主办单位负责人的私家客厅。

④主办单位负责人的私家庭院或露天花园。高档的营业性茶楼或茶室、餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。

在选择举行茶话会的具体场地时，还需同时兼顾与会人数、支出费用、周边环境、交通安全、服务质量、档次名声等诸问题。

安排座次

在安排茶话会与会者的具体座次时，必须使之与茶话会的主题相适应。根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，有4种方法可供选择。

（1）环绕式。所谓环绕式排位，指的是不设立主席台，而将座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在场之后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，因而在当前流行面最广。

（2）散座式。所谓散座式排位，多见于举行于室外的茶话会。它的座椅、沙发、茶几的摆放，貌似散乱无序，四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而自行调节，随意安置。这种座次安排就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的社交环境。

（3）圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，而请与会者在其周围自由就座的一种安排座次的方式。在茶话会上，圆桌式排位通常又分为下列2种具体的方式：一是仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在其周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，而请与会者自由组合，各自在其周围就座。当与会者人数较少时，可采用前者。而当与会者人数较多时，则应采用后者。

（4）主席式。在茶话会上，主席式排位并不意味着要在会场上摆放出一目了然的主席台，而是指在会场上，主持人、主人与主宾应被有意识地安排在一起就座，并且按照常规，居于上座之处。例如，中央、前排会标之下或是面对正门之处。

总体而论，为了使与会者畅所欲言，并且便于大家进行交际，茶话会上的座次安排尊卑并不宜过于明显。不排座次，允许自由活动，不摆与会者的名签，乃是其常规作法。

（5）准备茶点。茶话会有别于正式的宴会，它不上主食、热茶，不安排品酒，而是只向与会者提供一些茶点。

商务礼仪规定，在茶话会上，为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。虽然有这种规定，但有一些基本礼仪也要遵守。

①对于用以待客的茶叶与茶具，务必要精心进行准备，选择茶叶时，在力所能及的情况之下，应尽力挑选上等品，切勿滥竽充数。与此同时，要注意照顾与会者的不同口味。对中国人来说，绿茶老少皆宜，而对欧美人而言，红茶则更受欢迎。

在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套，千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯，也不要用热水瓶来代替茶壶。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损，没有污垢。

②除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路、数量要充足，并且要便于取食，因此在上小吃时连擦手的手巾也要一并送上。

按惯例，在茶话会举行完之后，主办单位通常不再为与会者备餐。

会议的议程

在正常的情况之下，商界所举办的茶话会的主要会议议程大体只有如下4项：

（1）主持人宣布茶话会正式开始。在宣布会议正式开始之前，主持人应当提请与会者各就各位。并且保持安静。而在会议正式宣布开始之后，主持人则还可对主要的与会者略加介绍。

（2）主办单位的主要负责人讲话。一般情况下，讲话的主要内容是明确此次茶话会的主题，除此之外，还可以代表主办单位，对全体与会者的到来表示欢迎与感谢，并且恳请大家今后一如既往地给予本单位以更多的理解、更大的支持。

（3）与会者发言。根据惯例，与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言之中直言不讳，畅所欲言，通常，主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。有时，与会者在同一次茶话会上，还可以数次进行发言，以不断补充、完善自己的见解、主张。

（4）主持人略作总结。在与会者发表完各自的见解或意见后，主持人可大略地作一下总结，然后即可宣告此次茶话会结束。

现场的发言

与会者的现场发言，在茶话会上举足轻重。根据务会礼仪的规范，茶话会的现场发言要想获得真正的成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。

在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议，更重要的，是要求他能够在现场上审时度势，因势利导地引导与会者的发言，并且有力地控制会议的全局。在众人争相发言时，应由主持人决定孰先轨后。当无人发言时，应由主持人引出新的话题，就教于与会者；或者由其恳请某位人士发言。当与会者之间发生争执时，应由主持人出面劝阻。在每位与会者发言之前，可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后，应由主持人带头鼓掌致意。

万一有人发言严重跑题或言辞不当，则还应由主持人出面转换话题。

与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。在要求发言时，可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人进行争抢。不论自己有何高见，打断他人的发言插嘴，都算失礼的行为。在进行发言的过程中，不论所谈何事，都要使自己语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承。提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实，讽刺挖苦。与其他发言者意见不合时，要注意“兼听则明”，并且一定要保持风度，切勿当场对意见不同者表示出不满，或是在私下里对对方进行人身攻击。

股东年会礼仪

年会的时间和地点

年会应该一年开一次，一般在春季的会计年度会议之后举行。上市公司应该邀请所有的股东参加，在细则上注明开会的时间和地点。具体时间和地点可以是随机的，可以在早上，也可以在午后，场所可以选在总公司，也可以在足球场或宾馆的大会议厅。

选择下属工厂的做法可以取得这个便利：请股东们参观工厂，使其对本公司的经营管理有更深入的了解。不论在什么地方开会，都要注意公司的形象（广告传单、报告招贴、会议秩序等都能反映公司形象），展现出经营良好、有效率的状貌。人们也可能通过这些来评判一个公司所能肩负的社会责任。

通知

上市公司的执行总经理有义务在股东年会召开3～4周前，把通知书寄给所有的股东。小公司的执行经理，就没有那么多限制，打个电话通知一下股东们即可。

正式的做法还包括起草一分委托书，上面写明年会的主要内容，比如要通过投票表决的事情。

年度报告

一般来说，同通知书一并寄出的还有年度报告，它是股东了解公司经营状况的主要资料。年度报告是公开的，公司执行领导阶层应该悉心准备。

股东的礼节

为确保年会顺利进行，避免态度恶劣的股东影响年会秩序，应事先规定会议行为守则。在公司不景气的年会上，行为守则就可以发挥作用了。

行为守则一般应列有下面一些条款：

（1）参会人必须经得年会主持人同意才可以发言。年会事先要准备专门供发言时用的座位，此外还应该有麦克风。

（2）发言时间一般不超过5分钟，发言机会一般是一次。

（3）尊重他人的权利，要做到对与会人员一视同仁，平等对待。

年会议程

大部分年会都遵循一般的形态：总经理自我介绍，介绍公司主要，总经理年度工作报告、明年工作计划。