文书礼仪风俗信函礼仪

信函也就是平时所说的公函，是为开展各项业务而用的，因此又称之为业务信函。它在现代社会的运用极为广泛，尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展，各类业务用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。

业务信函因业务的不同而有许多种，一般来说，各种信函都有自己的独特之处。但是，这些信函也有许多共同之处，其中最大的特色是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。

业务信函的内容完全取决于业务的性质，比起私人信函来，它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时，即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。为把握起见，这种信函最好还是先拟一草稿，反复修改再誊清或打印。在这样的信函中，出现错字病句，都是对自身形象的损害。

业务信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人，你可以称“××先生”或“××女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，而我国习惯加“尊敬的”一类。如果想建立持续的业务联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向，比如，我国中式的，可以直接改称“×兄”，或省去姓写“××先生”。如果对方的回信也如此称呼你，说明他认可了这种关系，如若不然最好还是沿用原来称呼。

业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或小姐），且在前边加上“尊敬的”一类字眼；以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“服务员小姐”一类。结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“××先生”，落款就是连姓带名的“××”；称呼是不带姓的“×先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的业务用函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。

一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此二项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。

下面介绍对几种信函的要求：

邀请信礼仪

这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容都比较简单，但措词要讲究，既要诚恳，又不能让对方觉得像是要挟。收到邀请的人无论应约与否，都要及时回复。

推荐信礼仪

这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。收信人一般是某个组织或单位，也有私人，比如推荐任某人的业务助理或合伙人等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度上也要适当，要留有余地，不可强人所难。

聘任信礼仪

实际上，在许多情况下，请柬和聘书就可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重、恳切。请人任职，可以发聘书，但为对受聘者表示器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的完善和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。聘任信写来要充分体现诚意，其内容最要紧的是写明拟聘担负的职务、责任以及酬劳等。

商洽信礼仪

这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是在个人间还是在组织间，首次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切，采取征询的口吻，不能显出强加于人的样子。

庆贺信礼仪

庆贺信是一种运用比较广泛的信函，私人信函中也较多见。作为业务信函的庆贺信，大多是组织、单位或代表组织、单位的个人发出的。某个团体、企业的成立，某次重要会议的召开，某项工程的竣工以及其他所有值得庆贺的事件的发生，都可用此种信函表示庆贺。商业性的庆贺信写来可以随便一些，信中允许存在一般的夸张、溢美之词，但政治性、社会性的庆贺信，却要实事求是，评介要恰如其分，言词也要郑重。

致敬信礼仪

这种信函的对象通常情况下是个人，有时候也有团体，但这种时候不是很多。写信人可以是个人，也可以是组织。信的内容主要是称颂收信人的业绩、贡献，表达对他的敬意。如果对方曾关怀、帮助自己，信中也要提及。这种信函一般宜写得欢快、热情。

慰问信礼仪

当亲友、同事或其他与自己有关系的人或团体遭遇到不幸时，无法前去探望而发出的信，就是慰问信。这种信绝不限于亲友间，单位（或其代表）亦经常发出此种信函。一封真切动人的慰问信，会给对方带来莫大的欣慰，增强对方克服困难、战胜灾难的勇气和力量。慰问信的内容是表达关切之情，劝慰对方不为遭遇所难，鼓励对方鼓起勇气克服困难。这种信切忌以不必要的言词勾起对方的痛苦回忆，更不能责备对方的过失。慰问信要写得真挚诚恳，同时还要及时写好、及时发出，否则就没有意义了。

吊唁信礼仪

这是祭奠死者（吊）、慰问家属（唁）的一种信函，信的内容亦即悼念死者，劝慰家属。这种信要针对具体对象而遣词命意，文字要庄重、朴实，感情要真挚。吊唁信是不能亲临悼念、慰问才用的，所以应及时发出。吊唁信一般是发给丧家（私人间）或治丧组织（组织间）的。如果需要更快地达致对方，也可以用电报，这也就是唁电。

感谢信礼仪

感谢信是为感谢对方的关心、支持和帮助而写的书信。它的对象及事迹，一般都和写感谢信的人有直接的关系，所以，应满怀感激之情，把对方对己的帮助、支持概括地写出来。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵。

（1）感谢信的格式。

①第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要大些。

②顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。

③从第三行空两格起，写感谢的内容和感激心情。

④结尾写上表示敬意、感激的话，如“致以最真挚的谢意”或“此致”、“敬礼”等。

⑤最后署单位名称或个人姓名，并注明写信的年、月、日。

（2）注意事项。要把被感谢的人物、事件，准确地叙述清楚，使对方能够回忆起来或让他人了解清楚。应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义，并表示谢意和学习的决心。

请柬礼仪

请柬，也可以称之为请帖，是为邀请而发出的社交文书。在我国，请柬的使用有着悠久的历史。由于请柬是专用于请客的，所以无论形式内容、措辞都比较讲究。请柬式样很多，如简帖、双书（对折帖）、品字封（拆开状如“品”字形）、百折割（一正一反折叠的长条）等。

现在的请柬，形式比较单一，可以分为折叠式和正反式两种。正反式是比较简朴的一种请柬，形同一张卡片，正面写请柬二字，背面则是请柬的具体内容。这种简朴的请柬现在较少使用。折叠式请柬一般为一方纸的对折，对折后形成四面，封面印一些适当的图案，并印请柬二字，底面连封面印图或素白，内面则写请柬的具体内容。

从书写或印刷格式看，请柬又可分作横式和竖式。竖式是传统的，与传统的竖行书写方法相应；横式则与横行书写的方式相应。现在，横、竖两种形式通用，但适当做一些选择也还是十分必要的。这种选择可以从四个方面考虑。首先从邀请对象考虑。邀请港台朋友，则以竖式为妥，而一般大众化的，尤其是以集体名义发出的，则以横式为佳；其次也要看邀请参加的内容，传统、民族特色浓的活动宜用竖式，现代、西方特色浓的活动宜用横式；再次还要因文字而定，如果是纯外文（除日文等）或中外文并用的，则以横式为宜；此外，专门设计也必然决定请柬的横、竖式。

对于一般的邀约来说，从文化用品商店挑选来的请柬一般就可以了，但这只是针对一般情况而言，如果是大机构的大活动，或是极富特色的专门活动，这显然是不够的。这时最好是自己设计、自己印制。如举办大型活动，要邀请好多人参加，这时填写地址、时间等是比较繁琐的，印刷则可以解决这些问题。如果是画展、音乐会等独具特色的活动，就可以专门设计请柬的封面，这样就会取得独特的效果。

贺卡礼仪

现代的贺卡形式上与旧时的柬帖很相近，但现已经发展成为一个独立的门类。这种贺卡一方面有贺信、祝贺联幢等的作用，又使用方便、外观精美，深受人们的欢迎，成为现代社交礼仪中不可或缺的媒介。近些年来，贺卡的使用风行南北，尤其是新年、圣诞节前，售卖、选卖及寄发贺卡，成为文化生活中的突出事项。

贺卡的形式

时下的贺卡和请柬一样，多是双面折叠式的，但无论种类还是印制上，都较请柬为甚。贺卡一般较请柬为大，通行的多为32开的，大小的差别也基本以此为轴增减。此外也有较小的贺卡，但更多的则是更大幅面的贺卡，诸如16开贺卡、8开贺卡、4开贺卡。贺卡越做越大，其实是受了“礼（品）大情深”观念的影响，贺卡大了，不仅更精美、华贵、气派，也显得送礼人情真意切。

贺卡也有横式、竖式之分，但较常见的贺卡是竖式的。我国贺卡无论坚式还是横式，文字大多是横排的，除非与图案一并设计的需要。封面是贺卡的门面，大多设计精美，且文字多用烫金等手段，以显精美华贵。不过，贺卡不像请柬，一般不印“贺卡”字样，也不印“圣诞卡”、“情人卡”等字样，而是写“圣诞快乐”、“新年快乐”等字样以标示种类。相对于封面来说，内面比较素洁，尽管也都彩印，多为加网印制，色彩素雅而非大红大紫。内面一般也印有文字，一般是因种类不同而选择的祝贺文字、情语心语，同时留有一定的空间，供寄贺卡的人写上自己的亲笔祝词。封底的情形有两种，一是和封面相连，彩色印制；一是素色（白色），在恰当的地方印上印制厂家的名称、徽号。

不同的贺卡，形式上也有一些区别，比如，生日卡装有电子装置，可以放出音乐；适用于孩子或年轻人的贺卡，常做成镂空立体的。

贺卡的种类

贺卡的种类很多，各有各的用途，当然也就各有各的内容、形式，这里简单介绍生日卡、纪念卡二种。

绝大部分的贺卡都是和时间有着密切联系的，生日、周年、圣诞、新年等的贺卡莫不如此。生日贺卡是祝贺生日用的贺卡，是一种使用量不大却非常要紧的贺卡。每当亲朋好友生日，寄一张生日贺卡去，对维系亲情、友谊都是有好处的。就市场上流行的贺卡来说，生日贺卡的种类、档次最多，也正说明了它的重要性。最普通的生日贺卡和其他贺卡一样，并无二致。音乐贺卡中，以生日贺卡为多，这是生日贺卡突出的一个方面。这种音乐卡一经打开，就放出优美的生日祝福歌音乐，有的还有与整体图案谐调而设计的彩灯（发光二极管），可谓形色辉映，声情并茂。生日卡另外一个突出之处，就是它的规模有较大差别，种类较多，特别的生日卡有4开的，一般圣诞、新年卡很少如此。

与生日贺卡异曲同工的是周年纪念贺卡。这里的周年，有订婚、结婚的周年，毕业、获得学位的周年，以及其他所有值得纪念的日子的周年。就某种角度而言，这些纪念往往有比生日更重要的意义，其中最突出的是结婚纪念日，这对于夫妻及其家庭都是个重要的节日，那些逢整数的日子更是如此。这种情形下的贺卡也比较特别。

启事礼仪

启事是指在需要向大家公开说明某事或希望大家协助办理某事时所写的简短文字稿，它一般采用广播、电视、报刊或张贴于公共场合的海报等形式进行宣告。它的对象极为广泛，可以是社会大众。其目的是既求广，又求快，通过多种传播媒体来达成要求。

启事的特点

启事是一种较独特的社交礼仪文书，它有其自身特色。

（1）知晓性强。启事是用最大限度的传播媒体、最广的范围与传播空间、最快的时间来最大可能地将所启事公告于社会大众，以使社会各界人士在尽量短的时间里知晓启事内容，尽快解决有关事项。

（2）简洁明晰。启事内容要求时间急、事项少，必须让人一看就明了有关事项。语言应讲究简短有力，使公众一听或一望就明确所启之事。启事的用词要简捷、整洁、鲜明、清晰，内容简明扼要，文字精练，适用范围广而明确其所指。

启事的种类

启事适用范围广，涉及内容多，根据不同标准、不同角度，可分为多种类别。

（1）从所涉及的事务看，启事有公务启事和私务启事两大类。

①公务启事是机关、企事业单位、人民团体向部分公众宣布或告知有关事宜时使用。比如招聘启事、租房启事、迁址启事、开业启事、征稿启事、征询意见启事等。

②私务启事一般是个人向公众声明、要求、征询有关问题时使用。比如寻人启事、寻物启事、征婚启事、家教启事等等。

（2）从启事涉及事项的性质看，有征招类启事、声明类启事和寻找类启事三种。

①征招类启事是征求某些对象做某事或招收某些人员的启事。比如征文启事、招工启事、招生启事、招标启事、征订启事、征集启事等。

②声明类启事是声明某证件作废、辨别真伪、告知地址迁移、名称改变、提前或延期开业或停业等情况的启事。

③寻找类启事主要是寻人或寻物启事。

此外，还有不同目的与内容的其他启事，诸如道歉类、鸣谢类、辞行类、陈情类、喜庆类、丧祭类等礼仪色彩特别浓重的启事。

启事的格式

由标题、正文、落款和时间三部分组成。

（1）标题一般应写清楚启事的性质和文件。如“征婚启事”、“更正启事”、“寻物启事”等。

（2）正文就是启事的主体，主要写所启之事及其该事的旨意。要求直截了当地将写作者的所要求之事的具体内容、想法、意图明确地告知社会公众。为了便于联系，正文中的时间、地点、事物名称（人物姓名）、年龄、职业、要求或征询事项要写得明确、具体而简洁。

（3）落款要写明启事人姓名、单位名称及启事的确切时间。在正文之后空一行右下方位置落款。若报刊上的启事，可不写时间。

启事的写作

（1）标题要简短醒目。启事标题要尽量简短，一般用简称，像“寻人启事”用“寻人”，“招聘启事”用“招聘”等。为了醒目，其字体较正文的字体要大得多。

（2）内容要突出重点。启事一般应一事一启，讲求一文一个中心思想，使人一看见就知道要做什么或怎样做某事。

（3）陈述要简明扼要。启事一般用说明来表达主题，要求行文简短、明确，文字精练、准确，措辞郑重、严谨，不用比喻、夸张等修辞手法，切忌文字冗赘、语言晦涩、独出心裁。

（4）行文要礼貌得体。启事是让社会各界了解、帮助做有关事情或征求意见等，在行文上要讲究一定的体式，用语上力求文明礼貌、得体、恰当，以彬彬有礼的告白引起社会公众的普遍理解和同情。切忌虚张声势、蒙骗愚弄、讥讽挖苦等用词。

题词礼仪

题词等同于“题辞”，是现代常用的一种文体。这种文体很早就有，旧时的题词是题写在书前的序、书后的跋和题名，现代的题词也有与书有关的，但不是序或跋，而是专门的题词，即由该书撰著者或出版单位请领导或专家题写的与该书事宜有关的文字。此外，在政治、文化等生活的其他方面，题词也广泛地存在着。这些题词比古代题词有着远为深广的意义，举凡惩恶扬善、纪念缅怀、关怀奖励、勉人励己、敦谊睦亲、友善关系等，均可以用到题词。

题词的格式

依据我国文字书写的形式，题词可以分作横竖两种格式。竖式的一般从右向左写，横式自左向右写。

题词一般都有三部分内容，一是题词正文，二是题词的对象，即给谁题的，三是落款。常见的情形是题词居中，对象在右（竖式）或在上（横式），落款在左或在下，落款除题词者的姓名外，还应有题词的时间。有的也把题词的对象放在正文之后。有一些带有号召性的、对象不确指的题词，大多省略题写对象。此外，一些题写于山水实物上的题词，则多是上不写题词对象，下不写落款，这种情形在许多景点都可见到。

题词的种类

题词的种类很难以一个绝对的标准给予比较全面的划分，通常所见的多是从题词对象和内容来划分的。

题词的对象可以分为己与人，前者是自己题给自己的，最常见的是用于自勉，有的则纯是抒怀，或记下一种感想。

给别人的题词也可以分成两类，一类是写给特定对象的，一类是没有特定对象的。没有特定对象的题词，如前述用于号召的题词、名胜古迹的题词，都是如此。用于特定对象的题词，其对象也有区别，有的是题给一个人的，有的是题给组织机构的。

无论是给个人的还是给组织、机构的，根据对象的不同，题写内容也就不同。比如长辈对晚辈、上级对下级的，就多是关怀奖励等一类，平辈之间，多是沟通思想、增进情谊一类的文字。

题词的应用

从以上介绍题词种类的文字中，已经可以了解到一些题词应用的情形。这里，进一步从礼仪角度谈一些应用题词必须注意的问题。

现代题词，也有题词者主动题写的，但由于大量的求高位、求高明的倾向，许多题词是被人“请”了以后才写的。这样，请者和被请者间就要把握一种适当的关系，合乎礼仪地把事情办好。

一般请人题词，首先要把对象选择好。先要看自己这方事情的性质、特点，然后选定题词人。如果选择不当，可能被回绝，或者是写来了也要为人所讥。比如搞一个书法绘画展览，请一位对此既无兴趣、字又写得极差的领导题词，就未必妥当。

选择好了对象，要把请求题词的理由、相关材料以及多份题词草稿一并奉上。这个时间一定要和使用题词拉开一段距离，否则别人会因太仓促而推卸或写不出好的效果来。应该注意的是，无论如何都不应该勉强、纠缠。

对于题词人来说，首先也要考虑是否该题，如果是前述的那种情形，领导大可以婉拒。位高势显，并不一定就适合于所有的题词。过多过滥的题词，必定会为人所讥。题词的内容也应该中肯，真切实在。

上述有关题词的注意问题，多指下请上的场合，至于平辈、戚友之间，无论请求题写还是主动题写，相互之间的礼节可以随便一些，题词的内容也可以别具一格。

祝辞礼仪

祝辞，也作祝词，它是用于祝颂的文辞。祝辞有口头与书面之分，这里所要说的是书面祝辞。就礼仪规范而言，书面祝辞更加郑重，适用于重要人物和重大事件；在表达上，书面祝辞也比口头祝辞更能表情达意，更加典雅有致、富有文采。

（1）祝辞一般分三个部分，即起首的祝颂对象、正文和落款。正文部分的末尾，应有一些号召性的祝颂语。祝辞正文的大部分内容是回顾祝颂对象的历史，赞颂其业绩、品德或意义，祝寿辞的这种特点尤其明显。

（2）常见的祝辞是散体文的，但旧时也有韵文的。这种韵文的祝辞，和正史传记中的赞、墓碑文中的铭近似。

（3）一般祝辞的文字要短一些，尤其是祝酒辞。祝辞的长短应该因具体情形而定，但一般不宜太长。此外，祝辞的文字也有古雅和平白之别。旧式、书面祝辞以古雅为多，韵文类祝辞更是如此。现代、口头祝辞平白一些，但也应尽可能庄重。有时候，所祝事情的性质也制约着祝辞的文白，比如祝寿、祝婚辞可以文雅些，而现代商务活动中的祝酒辞则应以平白、庄重为其特色。